Skip to content

Sharepoint, een goede keuze als document management systeem voor uw onderneming?

Dag na dag groeit de hoeveelheid content binnen uw organisatie. E-mails, scans, documenten, video’s, afbeeldingen, … iedere werknemer gaat er anders mee om. Is uw organisatie erop voorzien om deze content overzichtelijk te beheren?

Binnen groeiende organisaties komt het vaak voor dat documenten kwijt raken waardoor heel veel tijd verloren gaat door het opzoeken en reproduceren van deze content. Een goed opgezet Document Management Systeem kan deze problemen voorkomen door documenten op een logische manier te organiseren waardoor ze makkelijker worden teruggevonden. Daarbovenop helpt het het gebruik van documenten te optimaliseren en werkprocessen te verbeteren.

Er is steeds meer nood aan het digitaliseren van documenten, waardoor er inmiddels heel wat Document Management Systemen beschikbaar zijn, al dan niet betalend. Niet elk DMS zal echter voldoen aan de noden van uw organisatie, het is daarom belangrijk om een doordachte keuze te maken en u hierbij te laten ondersteunen. Cogn-IT is dan wel SharePoint integrator, maar dat wil niet zeggen dat wij er in elke situatie van uit gaan dat SharePoint de beste oplossing is voor uw organisatie.

Is sharepoint geschikt als document management systeem voor uw organisatie?

SharePoint bevat heel wat onmisbare functionaliteiten van een goed DMS en biedt daarnaast heel wat integratie mogelijkheden voor bedrijfsspecifieke oplossingen. Als organisatie heeft u er alle baat bij dat de belangrijkste functionaliteiten standaard aanwezig zijn, alleen al om de integratiekost te beperken en om compabiliteitsproblemen na updates te vermijden.

Enkele standaard functionaliteiten binnen SharePoint:

Naast de uitgebreide basis functionaliteiten heeft SharePoint ook het voordeel dat het platform over de hele wereld gebruikt wordt. Daardoor bent u als organisatie niet afhankelijk van één bepaalde leverancier en zijn er vast referenties te vinden uit uw sector. SharePoint is beschikbaar als cloud oplossing maar indien u bepaalde kritische data binnen de onderneming wil bewaren kan u eveneens kiezen voor een hybride of on premise installatie. Heeft u specifieke vragen omtrent SharePoint en de integratie mogelijkheden binnen uw onderneming? Aarzel dan niet ons te contacteren via info@cogn-it.be of 02 669 05 80.

Foto door Maksym Kaharlytskyi op Unsplash

Gerelateerde artikels

brightwork preview

Mogelijkheden van BrightWork project management op SharePoint

Heeft uw organisatie nood aan een flexibel platform voor het opvolgen van projecten? Ontdek hier de mogelijkheden van BrightWork project management op SharePoint

Sharepoint tot een succes maken? Deze 7 vragen moet u vooraf beantwoorden

Dit zijn zaken waar ik tegenwoordig specifiek rekening mee houd. Het vergroot de kans op succes voor alle betrokken partijen.

Betaalbare applicaties om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren

PowerApps maakt het mogelijk om handmatige bedrijfsprocessen efficiënt te transformeren naar digitale, geautomatiseerde processen.

Ontdek de voordelen en verschillende voorbeelden van PowerApps.