De constante evolutie van technologie is genadeloos. Technologieën die ooit zo vernieuwend waren zijn vandaag alweer achterhaald. We zijn geëvolueerd van file servers naar krachtigere tools voor het beheren en delen van ons werk. Wie vandaag nog werkt zoals vroeger verliest terrein ten opzichte van de concurrentie. In deze blogpost vertel ik u waarom.
De introductie van on-premise file servers betekende een serieuze vooruitgang voor organisaties. Informatie hoefde niet meer achter te blijven op persoonlijke hard drives of email inboxes, maar kon bewaard worden op een gedeelde schijf. Elke medewerker wiens toestel toegang had tot de schijf kon zijn bestanden daar, centraal en toegankelijk voor iederen, bewaren.
De gedeelde schijf is echter niet perfect: mensen vergeten geregeld bestanden te bewaren op de gedeelde schijf en trachten dan in de inbox dat ene belangrijke document terug te vinden. Daarnaast bestaan er vaak meerdere versies van een zelfde bestand waardoor oude data geregeld aanziien wordt als de meest up-to-date versie.
Door uw bedrijfsdocumenten te bewaren op SharePoint 2016 hebben u en uw medewerkers altijd toegang tot hun content. Bestanden zijn van overal toegankelijk, of u nu thuis bent, op kantoor, of op weg naar een meeting – vanaf elk toestel.Â
Wellicht de grootste reden om over te stappen op SharePoint zijn de zoekmogelijkheden om bestanden snel terug te vinden. Zoek op naam van een document of op bepaalde zoekwoorden in de tekst en u krijgt razendsnel de meest relevante resultaten voorgeschoteld. Deze functionaliteit is onmisbaar, als u nagaat met hoeveel content ú dagelijks werkt en dat aantal vermenigvuldigt met het aantal medewerkers in uw organisatie.
Vaak werkt u samen met meerdere collega’s aan één document. Het kan lastig zijn – of zelfs onmogelijk – om te weten wie aan het werken is aan een document, of wie nog enkele zaken moet toevoegen voor u uw bewerkingen doet. SharePoint biedt de mogelijkheid om een bestand uit te checken zodat anderen er geen toegang toe hebben. Iedereen weet wat de laatste versie is en er gaat geen werk verloren doordat 2 medewerkers bijvoorbeeld tegelijkertijd het zelfde bestand bewerken.
Nu we toch hebben over versies; in SharePoint is het niet nodig om meerdere versies van een bestand te bewaren en het telkens te hernoemen (V1, V2, V3, …). Al die versies nemen extra ruimte in op de file share en het geheel wordt nog chaotischer.Â
SharePoint houdt een versiegeschiedenis bij, waardoor u steeds kan werken in hetzelfde bestand. Na het bewerken en bewaren van een document wordt de oude versie steeds behouden Рonzichtbaar Рen ̩̩n muisklik volstaat om deze oude versie te herbekijken.
Eén kopie. één plaats.
Bestanden in SharePoint staan op één plaats en collega’s vinden het daar terug, in plaats van het steeds weer rond te sturen. Zo wordt er komaf gemaakt met verschillende kopieën van hetzelfde bestand in het postvak-in of op de harde schijf van verschillende mensen. Het is duidelijk en overzichtelijk, uw medewerkers boeken er enorm veel tijdswinst mee en u voorkomt dat foutieve of gedateerde informatie uitgestuurd wordt naar klanten of prospecten.
