Het doel van intranet is over het algemeen de stimulering van goede communicatie en samenwerking binnen organisaties. Het wordt ingezet voor het verspreiden van nieuws, kennisdeling, communicatie tussen teams en groepen en voor opslag van documenten. Deze functionaliteiten zijn ongetwijfeld nuttig, echter is het altijd een uitdaging om mensen te bereiken en te betrekken bij het systeem. Het is voor elke intranet implementatie een uitdaging om een hoog niveau van betrokkenheid te bereiken.
Er bestaat een risico dat het splinternieuwe intranet al faalt voordat het de kans krijgt zich te bewijzen. Veelvoorkomende problemen die bijdragen aan een gebrek aan adoptie zijn:
- Iedereen heeft het druk met de dagelijkse werkzaamheden, dus er is geen tijd om een nieuwe tool te leren.
- Iedereen heeft het druk met de dagelijkse werkzaamheden, dus er is geen tijd om een nieuwe tool te leren.
- Mensen houden niet van verandering en staan vaak negatief tegenover nieuwe systemen. Een veelvoorkomende uitspraak is "Het oude systeem werkte prima, ik vind het nieuwe systeem maar niks."
- Mensen weten niet hoe ze de nieuwe functionaliteit moeten gebruiken of zijn in de war vanwege het nieuwe ontwerp en navigatie
SharePoint is een van de populairste platformen voor intranetsystemen, met een goede reden. SharePoint begon in 2001 als documentmanagementsysteem maar voegde in 2003 intranetfunctionaliteiten toe. In SharePoint 2007 werd web content management toegevoegd en in de laatste versie is de lijst functionaliteiten nog verder uitgebreid. SharePoint heeft nu bijvoorbeeld een uitgebreid aanbod aan mogelijkheden dat een enorm aantal bedrijfsproblemen aanpakt:
- Uitgebreide integratie met Microsoft Office: Office integratie is zeer omvangrijk. Enkele functionaliteiten: taken exporteren naar Outlook, documenten bewerken in Word, documenten direct in SharePoint opslaan, zichtbaarheid van Lync status (bewustzijn van aanwezigheid) en snel gesprekken beginnen.
- Content management: SharePoint biedt een zeer goede tekstbewerker en volledig aanpasbare paginasjablonen en master pages. Het ontwerpen van aantrekkelijke, leesbare content is herhaaldelijk mogelijk.
- Moderne gebruikersomgeving: De nieuwe moderne gebruikersomgeving (formeel 'Metro' genoemd), die voor het eerst in Windows 8 te zien was, is de sleutel tot gebruiksvriendelijkheid in SharePoint 2013. Het is schoon en veel eenvoudiger te navigeren dan voorgaande SharePoint versies.
- SharePoint Online biedt de krachtige functies van SharePoint zonder de bijbehorende overhead voor het eigen beheer van de infrastructuur.
Echter bieden deze functionaliteiten geen voordeel zonder gebruikers aan boord te krijgen. Het SharePoint technologieplatform is geweldig, maar garandeert uit zichzelf geen goede adoptie van gebruikers.
De sleutel tot betrokkenheid is het zo snel mogelijk openstellen van het intranetproject naar een groot aantal echte gebruikers. Verwacht niet dat iedereen op de dag van lancering naar de homepage gaat als alles ontwikkeld is in de backoffice en uitsluitend overlegd is met het management of de ICT-afdeling. Het nieuwe intranet aankondigen middels slechts een paar e-mails gaat ook niet helpen.
Adoptie vergt planning, een strategie en een set activiteiten met als doel om de gebruikers vroegtijdig te betrekken. Een aantal tips die succesvol bleken:
- Houd vanaf dag één elke gebruiker in het bedrijf op de hoogte van het nieuwe Intranet:
- Luister naar gebruikersfeedback. Niet alle feedback heeft invloed op wat er ontwikkeld wordt, maar het is belangrijk om naar de gebruikers te luisteren en de dialoog gaande te houden.
- Organiseer regelmatig demosessies of presentaties met gebruikers uit het hele bedrijf. Dit is het eenvoudigst in een Agile project, maar ook belangrijk in Waterval-implementaties.
- Voeg sleutelvertegenwoordigers toe aan het projectteam en geef ze een podium in alle relevante discussies.
Het kan tijd kosten, maar het aanbieden van training aan sleutelfiguren helpt bij het overwinnen van initiële twijfel over het nieuwe systeem. Hanteer een ‘train de trainer’ aanpak om de boodschap in de organisatie te verspreiden.
Begin met ‘Fase 1’ die basisfunctionaliteit levert en blijf dan functionaliteiten toevoegen aan deze solide basis. Sommige wensen en eisen manifesteren zich pas wanneer men het product daadwerkelijk gebruikt; een gefaseerde aanpak is een goede manier om met onverwachte situaties om te gaan.
Het is belangrijk dat alle gebruikersprofielen up-to-date zijn, zodat algemene functionaliteiten zoals ‘mensen zoeken’ en personalisatie vanaf het begin werken. Wanneer nieuwe mensen zich aansluiten bij de organisatie, is het goed om als onderdeel van het onboardingproces een profiel aan te maken.
Als intranetbezoekers steeds dezelfde oude informatie, oude handleidingen of ontbrekende content zien, verliezen ze snel interesse. Houd in het project rekening met de benodigde middelen om het systeem op lange termijn bij te houden. Betrokkenheid is een doorlopend proces.
