De meest voorkomende manier om SharePoint Online te gebruiken is als vervanging van een bedrijfsserver. Wij hebben diverse bedrijven ondersteund bij het verplaatsen van hun gedeelde opslag naar SharePoint. Het verplaatsen van uw gedeelde bedrijfsopslag naar SharePoint kan de productiviteit van uw werknemers significant doen toenemen en de kosten van het beheer van een fysieke server wegnemen.
Maar wij zien bedrijven keer op keer dezelfde fout maken: zij nemen de tijd niet om hun SharePoint-infrastructuur goed te plannen. Bedrijven willen simpelweg alles van hun fysieke server direct in SharePoint dumpen. Negen van de tien keer is dit niet de juiste handelswijze. Bekijk het op deze manier: wanneer het een zooitje is op uw netwerkschijf, en u verplaatst het simpelweg naar online, is het vervolgens een zooitje op uw onlineopslag.
Dus: hoe ruimt u het zooitje op en bereidt u zich voor op een verplaatsing naar SharePoint Online?
De meeste kleine tot middelgrote bedrijven hebben nooit de tijd genomen om te bekijken hoe zij hun bestanden organiseren. In een klein bedrijf is een rommelige bestandsopslag niet altijd een probleem vanwege de kleine hoeveelheden data en de intimiteit van de collega’s. Wanneer een bedrijf echter groeit, verliezen werknemers de intimiteit en data die ooit logisch georganiseerd was, wordt langzaam rommelachtig en minder georganiseerd.
Om uw bestanden te organiseren kunt u het beste breed beginnen. Definieer de verschillende afdelingen/functies/teams binnen uw bedrijf. Definieer daarna de soorten documenten en gegevens waar deze groepen mee werken en wat de wisselwerking is met andere groepen. Definieer tot slot hoe en waar u elke soort data op wilt slaan.
Ik heb nog nooit een bedrijfstaxonomie gevonden die zo goed gedefinieerd is dat iedereen binnen het bedrijf weet waar elke soort data heen moet. Mappen binnen mappen binnen mappen binnen mappen zijn hier vaak de oorzaak van.
Begrijp me niet verkeerd – een of twee niveaus aan mappenhiërarchie zijn oké – meer dan dat kan echter problematisch worden.
Waarom is dat slecht?
- Nieuwe werknemers zullen de benodigde informatie niet snel kunnen vinden als zij elke keer door 4 of 5 niveaus aan mappen moeten klikken (sterker nog, géén werknemer gaat op die manier snel informatie vinden).
- Binnen SharePoint Online wordt de lengte van de URL op een gegeven moment problematisch. Als de lengte van een URL voor een bestand te groot wordt (rond de 250 tekens) dan opent het bestand niet. Met te veel mappen binnen mappen bereikt u deze limiet al snel.
