Skip to content

Business case Neutraal Ziekenfonds Vlaanderen

Neutraal Ziekenfonds Vlaanderen

Land:

Sector:

Technologieën:

België

Zorg

SharePoint Online

NZVL

Bij het Neutraal Ziekenfonds Vlaanderen (NZVL) staan klantenadviseurs over heel Vlaanderen dagelijks een heleboel klanten te woord. Zij krijgen uiteenlopende vragen voorgeschoteld die elk een specifiek en deskundig antwoord vereisen. En daar lag nu net het probleem.

Gebrek aan centralisatie

Efficiënt en snel informatie opzoeken was moeilijk

Geert Van Den Eeckhout van het NZVL legt uit wat er haperde: “Er zat enorm
veel informatie verspreid over de verschillende kantoren. De kennis was dus niet
gecentraliseerd
, maar ook niet voldoende gestructureerd. Zo hadden de klantenadviseurs het moeilijk om efficiënt en snel informatie op te zoeken.”

Een tweede probleem was dat de adviseurs zelf hadden geprobeerd om nota’s te bundelen en documenten op te stellen. Die werden gekopieerd en verdeeld onder de collega’s, maar zo was de kennis veelal niet up-to-date of correct.

“Er was dus dringend nood aan een kennisportaal met geactualiseerde informatie op één plaats voor alle adviseurs over heel Vlaanderen. Deze oplossing hadden we duidelijk voor ogen. En we wisten ook al welk platform we daarvoor zouden gebruiken: SharePoint. Dat is relatief goedkoop en veilig om in te werken. Bovendien werd Sharepoint al gebruikt binnen onze organisatie.”
Geert Van Den Eeckhout
Neutraal Ziekenfonds Vlaanderen

Cognit: de ideale partner

Expertise in SharePoint en ervaring met grote bedrijven

“Er was dus dringend nood aan een kennisportaal met geactualiseerde informatie op één plaats voor alle adviseurs over heel Vlaanderen”, vertelt Geert. “Deze oplossing hadden we duidelijk voor ogen. En we wisten ook al welk platform we daarvoor zouden gebruiken: SharePoint. Dat is relatief goedkoop en veilig om in te werken. Bovendien werd Sharepoint al gebruikt binnen onze organisatie.”

Het NZVL moest nu alleen nog een partner vinden om hen te helpen bij de uitbouw van dit project. “Onze keuze viel meteen op Cognit. Zij bleken de ideale partner omwille van hun expertise in SharePoint en ervaring met grote bedrijven. Bij een eerste verkennend gesprek zat de verstandhouding meteen goed. Bovendien was de projectleider van Cognit steeds bereikbaar en kon de samenwerking in het Nederlands gebeuren.”

Een oplossing op maat

Kenniskaarten met live filterfunctie

Cognit ontwierp samen met het NZVL een gebruiksvriendelijk en op maat gemaakt kennisportaal, uitgaande van een boomstructuur. Op het topniveau staan de verschillende diensten opgelijst en onder elke dienst staan er kernwoorden.

Elk kernwoord stelt een link voor met daarachter een kenniskaart. Daarop leest de adviseur een volledige en geactualiseerde uitleg en krijgt hij alle nodige formulieren en links in een oogopslag. Adviseurs kunnen zelfs nog sneller het portaal doorzoeken via een live filterfunctie.

“Ik ben uiterst tevreden over de samenwerking met Cognit”, zegt Geert. “In totaal nam dit project 4 maanden in beslag. Er was van tevoren een strikte planning opgemaakt die nauwgezet werd opgevolgd. Het project verliep ook vlot dankzij de nauwe samenwerking tussen Cognit en onze projectmedewerkers. De projectleider van Cognit hield daarbij steeds de vinger aan de pols.”

Snel informatie opzoeken

Kenniskaarten met live filterfunctie

Kennis inzetten en delen

Medewerkers helpen mee het portaal vormgeven

Ook binnen het NZVL werden alle medewerkers van de front office meteen betrokken bij het project. Zij kregen het project ruim van tevoren uitgelegd en konden zo waardevolle input geven om het portaal mee vorm te geven.

Een aantal medewerkers van het NZVL kreeg van Cognit een opleiding in SharePoint, zodat zij zelfstandig verder konden met het platform. Waren er toch nog technische obstakels, dan werden die door Cognit weggewerkt.

Idealen nastreven

Een allesomvattend antwoord op elke mogelijke vraag

Het kennisportaal is nu al enkele maanden actief en het NZVL heeft de volledige controle over gebruik en onderhoud. Dat was trouwens een belangrijke voorwaarde: “Er worden nu heel regelmatig nieuwe kenniskaarten toegevoegd en, zodra de wetgeving dat vereist, worden de kaarten geüpdatet. Die veranderingen zijn meteen zichtbaar voor iedereen, zonder tussenkomst van een externe firma. Cognit blijft uiteraard stand-by indien nodig”, voegt Geert nog toe.

Voor het NZVL houdt het hiermee niet op. De organisatie stelt zichzelf een ideaal streefdoel: “De klantenadviseurs kunnen ook nu nog via het kennisportaal hun feedback doorgeven aan de centrale beheerder. Dankzij die constante wisselwerking tussen front en back office geraakt het kennisportaal steeds verder geoptimaliseerd. Bij het NZVL streven we ernaar binnen de kortste keren een allesomvattend antwoord te voorzien op elke mogelijke vraag.

Heb je een uitdaging voor ons? 
Contacteer ons voor een gesprek

Betaalbare applicaties om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren

PowerApps maakt het mogelijk om handmatige bedrijfsprocessen efficiënt te transformeren naar digitale, geautomatiseerde processen.

Ontdek de voordelen en verschillende voorbeelden van PowerApps.