België
Zorg
SharePoint, Nintex Workflow
Cliniques universitaires Saint-Luc is het academisch ziekenhuis van de UCLouvain (Université catholique de Louvain). Met meer dan 900 bedden en 6.000 werknemers is dit ziekenhuis het grootste in Brussel.
Saint-Luc kent ook internationale faam dankzij een hoogkwalitatieve patiëntenzorg. Het ziekenhuis zet zich dan ook continu in om kwaliteitslabels te behalen, de bekende ziekenhuisaccreditaties.
Nood aan een betrouwbaar systeem
Snelle toegang tot procedures en formulieren
Edith Rubin is kwaliteitsverantwoordelijke bij Saint-Luc. Haar dienst contacteerde
Cognit om een centrale tool uit te bouwen die snel toegang zou verlenen tot actuele procedures en formulieren binnen het ziekenhuis. Dat was een absolute vereiste
voor het behalen van de volgende accreditatie.
“Wij hadden een simpel en vooral betrouwbaar document management systeem (DMS) nodig”, vertelt Edith. “Het ziekenhuis had al wel een eigen systeem, maar het probleem was dat de documenten niet altijd up-to-date waren. De invoer en aanpassingen verliepen heel langzaam. Het systeem was daardoor niet actueel genoeg en beantwoordde dus niet aan de kwaliteitseisen.”
Van lightweight naar complex
Ervaring met quality flows in ziekenhuizen
Eerst was het de bedoeling om een lightweight quality flow te voorzien, met daarin voornamelijk niet-medische procedures en formulieren. Cognit zat daarom enkele keren samen met de dienst Kwaliteit om die quality flow in kaart te brengen.
Maar daarbij werd steeds duidelijker dat de flow moest bijgesteld worden: van lightweight naar vrij complex. “Dat Cognit al ervaring had met grote quality flows in ziekenhuizen was zeker een pluspunt voor ons”, legt Edith verder uit.
“Wij zijn enorm opgetogen over de samenwerking met Cognit. Ze waren heel vlug mee met ons verhaal en konden onze noden nauwkeurig vertalen naar een concrete en efficiënte oplossing.”
Professioneel maatwerk
Documenten zijn up-to-date en kunnen real-time bewerkt worden
“Het systeem dat Cognit voor ons ontwikkelde, bestaat uit twee grote luiken. Het
eerste luik bevat alle noodprocedures voor het hele ziekenhuis, snel en gemakkelijk toegankelijk vanop iedere pc. In het tweede luik vinden we per dienst de specifieke formulieren terug. Alle documenten zijn nu gegarandeerd altijd up-to-date en kunnen ook realtime bewerkt worden.”
Cognit werkte hiervoor op basis van Default SharePoint met Nintex Workflow,
volledig op maat uitgewerkt voor Saint-Luc. Zo bevat het systeem verschillende
niveaus van goedkeuring en gebruikt het workflows om metadata in te vullen en
rechten te zetten. Het laat ook toe automatisch te reviseren en te archiveren na
een bepaalde tijd.
Een continu groeiproces
Cognit leert ons met elke nieuwigheid in het systeem om te gaan
“We werken nu al meer dan een jaar samen met Cognit en vinden dit een absolute
meerwaarde. Want ons DMS kende in die tijd al een enorme groei. Het optimalisatieproces is continu gaande en Cognit leert ons met elke nieuwigheid in het
systeem om te gaan. En al even belangrijk: hoe we het systeem in de toekomst
zelfstandig kunnen onderhouden.”
Edith is ook heel positief over de projectleider van Cognit. “Hij is hands-on en altijd bereikbaar, levert snelle service en denkt actief mee. We merken wel dat hij ervaring heeft in de ziekenhuiswereld. Het is super om samen te werken met iemand die steeds met inventieve oplossingen komt. Zo wordt ons project steeds beter.”
Onmisbare schakel
Het nieuwe DMS is onmisbaar in het accreditatieproces
Momenteel staat de 60ste versie van de flow in productie en er worden nog steeds updates en uitbreidingen doorgevoerd. Volgens Edith is het nieuwe DMS een groot succes en een onmisbare schakel in het accreditatieproces.
“Iedereen die nu al werkt met ons DMS, is zeer tevreden over het gebruiksgemak. Maar nog niet alle diensten werken ermee. Ons doel is dan ook om uiteindelijk het hele ziekenhuis aan te sluiten op ditzelfde systeem.”
Heb je een uitdaging voor ons?
Contacteer ons voor een gesprek