België
Zorg
SharePoint 2013, BrightWork
Op 1 januari 2015 zijn het H.-Hartziekenhuis Roeselare-Menen vzw en het Stedelijk Ziekenhuis Roeselare gefuseerd tot 1 ziekenhuis: AZ Delta.
Vandaag telt AZ Delta 4 campussen, 3 in Roeselare en 1 in Menen. Het ziekenhuis beschikt over 1213 bedden en 240 artsen. Met in totaal 3150 werknemers is AZ Delta de grootste werkgever in de regio.
Cognit biedt oplossingen op maat voor AZ Delta
Inleiding
Binnen AZ Delta waren er verschillende problematieken rond project management. Naast de bestaande Office tools was er geen platform om het projectmanagement te faciliteren. Zo was er geen globaal project overzicht (dashboard, helicopterview) voor de directie. Zij konden daardoor onmogelijk op een snelle en efficiënte manier de lopende projecten opvolgen en bijsturen.
Daarnaast waren project management processen niet ziekenhuisbreed uitgerold maar meer per dienst georganiseerd. Dienst overschrijdend of thema gerelateerd samenwerken aan projecten was dan ook erg moeilijk.
Doelstellingen
AZ Delta had nood aan een centraal portaal voor het beheren van projecten. Alle medewerkers moesten te allen tijde hun taken kunnen bekijken en opvolgen en de directie moest steeds een globaal beeld hebben van alle project statussen en eventuele knelpunten snel kunnen identificeren.
De hoofddoelstellingen werden ondergebracht in 5 pijlers:
- Beter strategisch aligneren van project portfolio’s.
- Verbeterde samenwerking tussen de organisatie silos.
- Verbeterde besluitvorming.
- Gestroomlijnd PMO proces en gebruik van templates.
- Verbeterde productiviteit van alle betrokken medewerkers.
Oplossing
Aangezien AZ Delta reeds gebruik maakte van SharePoint voor het centraliseren van informatie en het faciliteren van samenwerking binnen de organisatie, werd gekozen voor de BrightWork project en portfolio management oplossing. Als BrightWork partner had Cognit zelf de Nederlandse versie voor deze SharePoint gebaseerde oplossing uitgewerkt.
Meerdere project templates werden geconfigureerd en de project omgeving werd opgezet met de gepaste gebruikersrechten. Daarnaast werd een project request workflow opgezet en werden custom project metrics(KPI’s) geïmplementeerd voor een duidelijke rapportage.
Na de implementatie voorzag Cognit in een training van projectleiders, projectleden en IT beheerders zodat de project management oplossing meteen optimaal ingezet zou worden in de organisatie.
Situatie vandaag
AZ Delta beschikt nu over een centraal projecten portaal met verschillende templates afhankelijk van de grootorde van de projecten. Dankzij deze templates kunnen nieuwe projectomgevingen snel opgezet worden en binnen enkele seconden gedeeld worden met alle nodige collega’s.
De directie kan in het portaal snel en eenvoudig alle rapporten bekijken om de status van projecten op te volgen. Deze rapporten kunnen op niveau van het hele ziekenhuis, een specifieke afdeling of een portfolio van projecten (bvb rond Accreditatie of Nieuwbouw) getoond worden. Projectmedewerkers kunnen dan weer gebruikmaken van deze rapportering om in 1 rapport al hun taken te bekijken en bij te houden.
Kortom is er nu een moderne en dynamische omgeving om projecten vlot te laten verlopen.
Heb je een uitdaging voor ons?
Contacteer ons voor een gesprek