U heeft de beslissing gemaakt om over te stappen naar Office 365? Geweldig nieuws! Dit is echter slechts de eerste stap. Er is namelijk een migratie nodig van de bestaande softwarepakketten en systemen naar het nieuwe Office 365 systeem. En dit valt niet altijd mee.
We zetten in deze blogpost 8 valkuilen op een rij die u maar beter kan vermijden bij een migratie naar Office 365. Hiermee voorkomt u diverse fouten die wij regelmatig zien gebeuren. Het vermijden van deze valkuilen geeft u bovendien de mogelijkheid om proactief na te denken over wat dan wél te doen. Elke migratie biedt namelijk mogelijkheden om bestaande systemen en processen te verbeteren.
1 GEEN DUIDELIJKE REDEN OM TE MIGREREN
Het is belangrijk om duidelijke zakelijke doelen te hebben om te migreren naar Office 365. Het heeft geen zin om een tool te gebruiken die uw organisatie eigenlijk helemaal niet nodig heeft. Zorg dat u producten zoals Office 365 en SharePoint goed onderzocht hebt, voordat u de beslissing maakt om te migreren. Voldoen de systemen aan alle eisen?
2 ALLES OVERLATEN AAN DE ICT-AFDELING
Een migratie naar SharePoint Online of Office 365 heeft invloed op, en wordt beïnvloed door alle afdelingen binnen de organisatie. Zorg dan ook dat de verschillende afdelingen betrokken worden bij de migratie.
Het is een valkuil om alles over te laten aan de ICT-afdeling. Zij zullen de grootste rol spelen in het daadwerkelijk migreren en onderhouden van de systemen, maar de eindgebruikers zijn straks afkomstig uit alle afdelingen. Onthoud: een migratie is niet uitsluitend een technische aangelegenheid.
3 ONVOLDOENDE TIJD EN RUIMTE VRIJMAKEN
Onderschat de benodigde tijd en ruimte voor de migratie naar Office 365 niet. Zoals bij alle grote projecten zijn er altijd onvoorziene gebeurtenissen die voor vertraging kunnen zorgen. Het is daarom aan te raden om ruim voldoende tijd in te plannen voor het migratieproces.
Hetzelfde geldt voor de benodigde tijd en ruimte voor het daadwerkelijk importeren van gegevens naar Office 365. Hoewel systemen tegenwoordig steeds sneller en efficiënter worden, blijven er limieten bestaan voor de hoeveelheid gegevens die per uur of per dag geïmporteerd kan worden.
4 GEEN STRATEGIE HEBBEN VOOR GEGEVENS
Een migratie bestaat niet simpelweg uit het overzetten van alle gegevens naar de cloud. Het biedt een uitstekende mogelijkheid om kritisch na te denken over de gegevensstructuur en een efficiënte opslag. Misschien kunnen bestaande e-mail inboxen wel drastisch verkleind worden of blijkt dat vele opgeslagen gegevens inmiddels gedateerd zijn.
Teams dienen vanaf het begin mee te denken over wat zij precies nodig gaan hebben in de nieuwe Office 365 omgeving. Wellicht zijn er bestanden of SharePoint sites die zij nooit meer gebruiken?
5 GEEN VOLLEDIGE AUDIT UITVOEREN
SharePoint is zeer flexibel en aanpasbaar naar specifieke wensen. Dit is echter zowel een voordeel als een nadeel. Na langdurig gebruik kan SharePoint een wirwar aan gegevens, machtigingen en regels bevatten die niet meer benodigd, of inmiddels misschien zelfs ongewenst zijn.
Een migratie biedt een uitgelezen mogelijkheid om eventuele inconsistenties recht te zetten, maar dit kan op zijn beurt voor een nachtmerrie zorgen. Wat te doen als de bestaande SharePoint omgeving bijvoorbeeld zeer veel maatwerk bevat? Hoe zetten we alles over met behoud van gebruiksvriendelijkheid?
Het gebeurt regelmatig dat organisaties in een vicieuze cirkel terechtkomen als ze deze punten willen oplossen. Echter blijkt uit onze ervaring dat elke organisatie weliswaar uniek is, maar toch veel gelijksoortige functionaliteiten gebruikt. Vandaar dat wij Involv hebben ontwikkeld, een gebruiksvriendelijk platform met een doorgaans betere gebruikersadoptie, terwijl maatwerkontwikkeling nog steeds mogelijk is.
6 GEEN ‘EINDDATUM’ TOEKENNEN AAN HET OUDE SYSTEEM
Het is prima om een overgangsperiode toe te wijzen, waarbij zowel het oude systeem als Office 365 gelijktijdig gebruikt kunnen worden. Echter is het belangrijk om een ‘einddatum’ toe te kennen waarop het oude systeem definitief niet meer gebruikt wordt. Als dit niet goed geregeld is, loopt de organisatie het risico dat documenten in één of beide systemen niet up-to-date zijn en de migratie uiteindelijk mislukt.
7 DE MIGRATIE NAAR OFFICE 365 HETZELFDE BESCHOUWEN ALS EEN MIGRATIE NAAR SHAREPOINT
Een migratie van SharePoint naar Office 365 is niet hetzelfde als een migratie naar een nieuwe SharePoint versie. Office 365 is veel groter en bevat diverse producten. Hierdoor dienen producten individueel gemigreerd te worden.
Als u bijvoorbeeld uw inbox migreert naar Office 365, worden alleen de inboxen gemigreerd. Kalenders worden niet gemigreerd totdat udeze apart migreert. Zorg dus dat u alle functionaliteiten in kaart heeft die u wilt migreren naar Office 365.
8 DENKEN DAT DE MIGRATIE KLAAR IS NA HET TECHNISCHE GEDEELTE
Het is een grote fout om te denken dat de migratie klaar is na het technische gedeelte. Zijn de eindgebruikers bijvoorbeeld voldoende getraind?
Onderschat niet hoe groot de stap is van een SharePoint-omgeving naar Office 365, vooral vanuit het perspectief van eindgebruikers. Er zijn veel nieuwe functionaliteiten, een nieuwe gebruikersinterface en het werkt simpelweg anders. De gebruikers moeten op zijn minst weten waar ze hun gegevens en bestanden straks terug kunnen vinden. Ook dienen ze adequate training te krijgen over nieuwe functionaliteiten van Office 365 die de organisatie wil gaan gebruiken.
Ook na het overzetten van alle gegevens en systemen, en het trainen van de gebruikers, is er nog werk aan de winkel. Na de migratie heeft u bijvoorbeeld te maken met nieuwe systemen om te beheren, nieuwe werkwijzen en methoden voor archivering. Zorg voor een goed plan voor na de migratie!
Uw Office 365 migratie bespreken met een specialist?
