Cognit

Intranetten bieden vandaag de dag veel meer mogelijkheden dan in het verleden. Waar ze vroeger vooral dienden als een verzamelplaats voor content of als kanaal voor interne communicatie, worden ze tegenwoordig steeds vaker ingezet op andere manieren. Bijvoorbeeld als middel om onderlinge samenwerking te versterken, of om processen verder te automatiseren.

De keuze voor een nieuw intranet wordt daarmee belangrijker dan ooit. Het gekozen product bepaalt namelijk de limieten van wat er kan worden gedaan met de vele mogelijkheden die er zijn.

Doordat het intranet meer taken krijgt komen veel ondernemers voor een dilemma te staan: welke van de vele intranetoplossingen, met sterk uiteenlopende features, en elk met hun eigen voor- en nadelen, moet ik kiezen voor mijn bedrijf?

Bedrijven zoeken dan ook naar een logische manier om erachter te komen in welke behoeften hun intranet moet voldoen. In dit artikel bieden we, aan de hand van de vijf belangrijkste mogelijke doeleinden van een intranet, handvaten om uw keuze te vergemakkelijken.

Waarvoor zal uw nieuwe intranet worden gebruikt?

Tech-magazine CMSWire heeft de vijf belangrijkste doelen die een intranet kan hebben op een rijtje gezet. In het kort kan een intranet zich richten op één of meerdere van de onderstaande focusgebieden:

  • Aanbieden van content
  • Dienen als middel voor communicatie
  • Stimuleren van  onderlinge samenwerking
  • Verbeteren of veranderen van de bedrijfscultuur
  • Uitvoeren van taken

Bij het maken van een keuze voor een nieuwe intranet-oplossing komen deze doeleinden goed van pas. Ze kunnen immers als gids dienen bij het maken van de juiste keuze.  Hieronder schetsen we een aantal veelvoorkomende scenario’s.

Content als basis

De basis van ieder intranet bestaat uit het aanbieden van content en het voorzien in communicatiemogelijkheden. Een intranet dient immers als centrale plek om zowel lokale als bedrijfsbrede informatie te delen. Het kan bovendien worden gebruikt als intern communicatiekanaal om nieuws en ontwikkelingen over te brengen op alle medewerkers.

Vaak dient een intranet met deze doelstellingen ook een cultureel doel, zoals het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid en het versterken van het idee van ‘één team, één taak’ binnen een organisatie.

Scenario: content, communicatie en cultuur

Overweeg: een web content management systeem. U heeft de keuze tussen veel verschillende systemen, op alle denkbare prijsniveau’s. Een hoge mate van gebruiksgemak en zelfvoorziening is waar u naar op zoek bent.

 

Samenwerking – daar gaat het om!

De meeste moderne organisaties zien het nut in van sociale tools die de onderlinge samenwerking kunnen stimuleren. Bedrijven zoeken steeds vaker naar middelen om nieuwe manieren van werken te ondersteunen, bestaande denkkaders te doorbreken en innovatie naar een hoger niveau te tillen.

Hierbij past een gedeelde werkomgeving die gebruik maakt van veel verschillende technologieën en benaderingen. Voorbeelden hiervan zijn zaken zoals wikipages, blogs, het hebben van een gedeelde omgeving op teamniveau, het inzetten van een sociaal netwerk, de mogelijkheid tot real-time overleggen op afstand, en meer.

Afhankelijk van de specifieke opties waar u naar op zoek bent, zijn er verschillende producten die hiervoor geschikt kunnen zijn. U kunt kiezen voor een combinatie van losse tools, maar u kunt ook kiezen voor één uitgebreid, geïntegreerd platform.

Scenario: samenwerking en cultuur

Overweeg: het gebruik van specifieke tools met uiteenlopende mogelijkheden, of een ‘social intranet’. Deze stellen uw medewerkers in staat om beter samen te werken en onderling te socializen.

 

Een beetje van alles

Als u als bedrijf écht een grote stap vooruit wilt zetten, kan u altijd proberen om alle doelstellingen te vatten in één, alomvattende intranet-oplossing.

In het begin kunt u ervoor kiezen om nieuwe tools kleinschalig in te zetten. Zo kunt u de mogelijkheden die er zijn eerst verkennen. Later kunt u dan overschakelen naar meer grootschalige oplossingen.

Scenario: een mix van alle vijf doelstellingen

Overweeg: ‘intranet in a box’ en ‘social intranet’ producten. Deze bieden een handige mix aan mogelijkheden. SharePoint op zich behoort hier ook tot de mogelijkheden.

 

Het automatiseren van bedrijfsprocessen

Het intranet is niet langer alleen geschikt om informatie op te slaan en uit te lezen. In plaats daarvan wordt het moderne intranet vaak ingezet als een middel om zaken ook écht voor elkaar te krijgen. Denk hierbij aan het vervangen van papieren formulieren of het automatiseren (én efficiënter maken) van hele bedrijfsprocessen.Het intranet wordt hierdoor al snel een platform voor business system development.

Scenario: uitvoer werkzaamheden

Overweeg eens: een gebruiksvriendelijk platform, zoals Sharepoint, een portal product of een open-source oplossing.

 

Heeft u hulp nodig bij het kiezen van een nieuwe intranet-oplossing?

Bij Cognit weten we veel van technologie. Met advies op maat hebben wij de afgelopen jaren heel wat verschillende organisaties geholpen in het maken van de juiste keuze voor een nieuw intranet. Zo wordt onze alomvattende intranet-oplossing Involv al gebruikt door meer dan 100 bedrijven.

involv-scherm-mockup2

Denkt u dat een SharePoint intranet of een kant-en-klaar intranet past bij uw doelstellingen? Neem dan gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Op de Microsoft Ignite-conferentie werden heel wat belangrijke aankondigingen gedaan. Een daarvan kwam van Jared Spataro, General Manager voor Microsoft Office. Die liet weten dat we wellicht tegen midden 2018 een voorproefje zullen krijgen van de SharePoint Server 2019.

Alhoewel het aandeel in-huis licenties afnam tot slechts 35%, is dit een duidelijk signaal dat Microsoft doorgaat met het aanbieden van zowel online als in-huis versies aan bedrijven.

Het voortzetten van de strategie om een combinatie van cloud plus in-huis aan te bieden, is goed nieuws voor organisaties die er momenteel nog voor kiezen om hun inhoud (volledig of gedeeltelijk) uit de cloud te houden. Deze groep wordt steeds kleiner maar is niet onbelangrijk. Die keuze gebeurt vaak om veiligheidsredenen, omdat organisaties niet in staat zijn om zeer gevoelige inhoud in de cloud op te slaan, al was het maar omwille van regelgeving.

Het goede nieuws is dat organisaties over het beste van twee werelden kunnen beschikken door hybride oplossingen in te zetten die inhoud genereert van in-huis SharePoint in combinatie met SharePoint Online, OneDrive voor bedrijven en alle andere krachtige tools in Office 365. Dat gezegd zijnde, wat kunnen we verwachten van SharePoint Server 2019? Tot nu toe heeft Microsoft erg weinig details vrijgegeven. Dit is echter wat we weten:

Nauwere connectiviteit met de cloud en Office 365

De in-huis versie van SharePoint Server 2019 is gebaseerd op de basisversie van SharePoint Server 2016. Het doel is om u dichter bij de cloud, en de cloud dichter bij u te brengen. Met dat in het achterhoofd zullen veel van de fantastische nieuwe functies die bij Office 365 horen, ook aan SharePoint Server 2019 worden toegevoegd.

Next-Gen Sync Client-ondersteuning

Met de Sync Client kunnen gebruikers inhoud van SharePoint synchroniseren met hun lokale computers, vergelijkbaar met de tool die wordt gebruikt voor OneDrive voor bedrijven. De invoering van de Sync-client liep niet altijd van een leien dakje, maar de functie is gestaag verbeterd in de Office 365 omgeving. U mag een snelle en betrouwbare synchronisatie-ervaring verwachten. Goed om weten is dat Microsoft niet van plan is om ondersteuning voor de Sync Client naar SharePoint Server 2016 uit te breiden.

Modern UX voor het hele product

Microsoft heeft aanzienlijk geïnvesteerd in het reviseren en bijsturen van de SharePoint- en OneDrive-gebruikerservaringen als onderdeel van de nieuwe Modern UX. Deze UX-consistentie wordt ook uitgebreid om de lokale versie van SharePoint te omvatten.

Flow / Power Apps-integratie

Microsoft heeft bevestigd dat PowerApps en Microsoft Flow de opvolgers zijn van InfoPath en SharePoint Designer, respectievelijk gebruikt voor de aanmaak van formulieren en workflows door ontwikkelaars en ervaren gebruikers. Interessant is dat InfoPath zeker niet meteen wordt afgevoerd. SharePoint-ontwikkelaars hebben al meer dan een decennium lang een ​​haat-liefdeverhouding met dit hulpprogramma voor formulieren. Microsoft heeft nu het voortbestaan verzekerd tot minstens 2026, in lijn met de verwachte levensduur van SharePoint Server 2016.

Andere SharePoint Online-innovaties

Los van het bovenstaande, kunnen we er behoorlijk gerust in zijn dat veel van de nieuwe functies die worden aangekondigd voor SharePoint Online ook zullen voorkomen in de release van SharePoint Server 2019. Microsoft wil namelijk de functiepariteit over het hele ecosysteem vergroten. Een opmerkelijke uitzondering kunnen SharePoint Hub-sites zijn, die verwante sites samenbrengen onder een gelijkvormig uiterlijk en met een gedeeld navigatiegevoel. In dit stadium lijken die te worden weggelaten uit de SharePoint Server 2019 release.

Overzicht

Samengevat kondigt SharePoint Server 2019 zich aan als een belangrijke product release. Het blijft Microsoft-klanten ondersteunen die hun inhoud lokaal willen opslaan en tegelijkertijd de innovaties van Microsoft Office 365 en SharePoint Online willen gebruiken om state-of-the-art functionaliteit naar SharePoint Server te brengen.

Praat met ons

Wilt u met ons praten over uw vereisten voor SharePoint en Office 365 intranet en uw digitale werkplek? Neem vandaag nog contact op.

De samenwerking bevorderen! De core business van COGNIT.
Wij begeleiden grote organisaties uit diverse sectoren met de verbetering van hun interne communicatie.

Heel wat grote organisaties werken met een Intranet gebouwd door COGNIT.

Zin om Intranet omgevingen te bouwen voor grote en middelgrote organisaties? Overtuig ons!!!

  • Je bent verantwoordelijk voor de 'look and feel' en de implementatie van onze content management applicaties op basis van SharePoint.
  • Je schrijft front-end code die efficiënt, modulair, herbruikbaar en testbaar is.
  • Je wordt betrokken bij diverse projecten tegelijk voor de implementatie van HTML, CSS en JavaScript-code voor Office 365 & SharePoint projecten, etc.
  • Je leert graag bij en deelt graag je kennis van nieuwe ontwikkelingen met je collega's.

Requirements:

  • Je kent de ins en outs van HTML, CSS en JavaScript
  • Je hebt oog voor detail en een gevoel voor snelle en gebruiksvriendelijke omgevingen
  • Je weet dat niet iedereen gebruik maakt van de nieuwste browser versies, noch dat ze altijd werken met top notch apparaten, en je code kan hiermee om. (Performance / cross-browser)
  • Je weet dat semantische HTML en responsive behaviour geen extra features zijn maar standaard.
  • Je hebt ervaring met ten minste één JavaScript-framework zoals Angular.js, Backbone.js, React.js ...
  • Je kent Twitter Bootstrap, Grunt, Gulp, Bower en dergelijke. En je weet wanneer ze te gebruiken en wanneer niet.
  • Je houdt van teamwork, maar dit betekent niet dat je hulpeloos bent als je alleen werkt.
  • Ervaring met een agile project methodologie zoals SCRUM is een pluspunt.
  • Je spreekt, leest en schrijft vloeiend Nederlands en Engels.
  • Je hebt een diploma in informatica of gelijkwaardig door ervaring.

Benefits:

  • Wij bieden jou een inspirerende, innovatieve hightech omgeving
  • Persoonlijke ontwikkeling, een goede werksfeer, veel plezier,...
  • … en een stevige uitdaging bij een sterk groeieend bedrijf met ruimte voor initiatief.
  • Een aantrekkelijk verloningspakket met bedrijfswagen vervolledigt het plaatje.

Plaats tewerkstelling

Gasthuisstraat 54, 1760 Roosdaal

Interesse in deze vacature? Solliciteren voor de functie van Front-End Web/Intranet Developer bij Cogn-IT in Roosdaal doe je door je CV en motivatiebrief te versturen naar info@cogn-it.be of per post naar Cogn-IT BVBA, Gasthuisstraat 54, 1760 Roosdaal.

Contacteer ons voor meer info

Wenst u aanvullende informatie, een demo of vrijblijvend gesprek? Bel ons op +32 (0)2 669.05.80 of gebruik onderstaand formulier om snel met ons in contact te komen.

Microsoft lanceerde vorig jaar een belangrijke update voor Office 365 klanten. Communicatie sites bieden een snelle en eenvoudige manier om mooie pagina's op te zetten voor interne communicatie, met contentblokken uit allerlei bronnen. Na de uitrol rees dan ook al snel de vraag of dit Microsofts antwoord is op de groeiende nood aan kant-en-klare intranetten.

SharePoint communication site

 

MICROSOFTS KIJK OP COMMUNICATIE SITES

Microsoft gaf tekst en uitleg over de Communicatie sites tijdens het SharePoint virtual summit 2017. In de begeleidende post deelt het bedrijf zelf zijn kijk op de verhouding tussen communicatie sites en de 'klassieke' intranet sites.

"Q: How do communication sites compare to intranet sites based on the classic SharePoint publishing infrastructure?

A: Communication sites are complimentary to the sites and portals you've built using the SharePoint publishing infrastructure. The publishing infrastructure continues to be supported both on-premises and online. Communication sites are out-of-box sites you can use for internal campaigns, reports, product launches, and other scenarios that address broad audiences across the organization. Communication sites are easy to create: they require no code or design expertise. Simply point-and-click to add pages and parts. Communication sites are mobile-ready by default, looking great across browsers and devices, and in the SharePoint mobile app. For scenarios that go beyond those supported by communication sites today, Microsoft's vibrant partner community has great expertise and offers services and tools that can help you build your mobile, intelligent intranet with SharePoint in Office 365."

Microsoft positioneert de communicatie sites dus niet als een volledige intranet oplossing, maar als een complementaire tool waarmee u snel interactieve pagina's aanmaakt zonder programmeerkennis. Communicatie sites kunnen onder andere gebruikt worden voor het snel opzetten van interne campagnes, rapporten en productlanceringen.

ONZE KIJK OP COMMUNICATIE SITES

De komst van communicatie sites is ongetwijfeld een positieve evolutie voor alle SharePoint gebruikers. Iedereen, zelfs wie geen programmeur is, kan nu aantrekkelijke en interactieve pagina's aanmaken met content uit verschillende bronnen.

Naast de 'blanco' template kan er gekozen worden tussen 2 communicatie site templates:

  • Topic: een template ontworpen om een grote hoeveelheid informatie te delen zoals nieuws, events en andere content. Omvat in deze template zijn:
  • Hero web part: Geef tot 5 items weer met beeld, tekst en links.
  • Events web part: Geef opkomende evenementen weer. Deze webpart is niet helemaal nieuw, het is een display web part voor de gekende SharePoint calendar list.
  • News web part: Een web part voor het weergeven van nieuwsitems
  • Documents web part: Een web part voor het weergeven van 10 items van de site's documentenbibliotheek
  • Quick links: Een web part die links verzamelt naar documenten, pagina's of externe URLs
  • People web part: Hier kan je personen toevoegen om makkelijk toegang te krijgen tot hun profiel informatie
  • Showcase: een template ontworpen om een meer statische informatie weer te geven. De showcase template leent zich er bijvoorbeeld toe een product, team of event in de kijker te zetten door middel van beelden. De Showcase template is eenvoudiger en bestaat uit de nieuwe hero web part en een klassieke image gallery web part.

Wilt u meer kant-en-klare en flexibele mogelijkheden dan kan u opteren voor een intranet oplossing als involv:

  • Integratie met alle Office 365 tools
  • Uitgebreide kant-en-klare, personaliseerbare designs
  • Departement en Team sites
  • Maatwerk toepassingen
  • 3rd party integraties
  • Samenwerken met externe gebruikers
  • FAQ – How do I
  • My appsUpcoming birthday
  • Recent hires
  • Internal Jobs

We zijn volop bezig de communicatie sites aan het integreren in involv. Wil je graag een involv product demo ontvangen? Neem vandaag nog contact op

Je hebt de beslissing gemaakt om over te stappen naar Office 365? Geweldig nieuws! Dit is echter slechts de eerste stap. Er is namelijk een migratie nodig van de bestaande softwarepakketten en systemen naar het nieuwe Office 365 systeem. En dit valt niet altijd mee.

We zetten in deze blogpost 8 valkuilen op een rij die je maar beter kan vermijden bij een migratie naar Office 365. Hiermee voorkom je diverse fouten die wij regelmatig zien gebeuren. Het vermijden van deze valkuilen geeft je bovendien de mogelijkheid om proactief na te denken over wat dan wél te doen. Elke migratie biedt namelijk mogelijkheden om bestaande systemen en processen te verbeteren.

1 Geen duidelijke reden hebben om te migreren

Het is belangrijk om duidelijke zakelijke doelen te hebben om te migreren naar Office 365. Het heeft geen zin om een tool te gebruiken die je bedrijf eigenlijk helemaal niet nodig heeft. Zorg dat je producten zoals Office 365 en SharePoint goed onderzocht hebt, voordat je de beslissing maakt om te migreren. Voldoen de systemen aan alle eisen?

2 Alles overlaten aan de ICT-afdeling

Een migratie naar SharePoint Online of Office 365 heeft invloed op, en wordt beïnvloed door alle afdelingen binnen de organisatie. Zorg dan ook dat de verschillende afdelingen betrokken worden bij de migratie.

Het is een valkuil om alles over te laten aan de ICT-afdeling. Zij zullen de grootste rol spelen in het daadwerkelijk migreren en onderhouden van de systemen, maar de eindgebruikers zijn straks afkomstig uit alle afdelingen. Onthoud: een migratie is niet uitsluitend een technische aangelegenheid.

3 Onvoldoende tijd en ruimte vrijmaken

Onderschat de benodigde tijd en ruimte voor de migratie naar Office 365 niet. Zoals bij alle grote projecten zijn er altijd onvoorziene gebeurtenissen die voor vertraging kunnen zorgen. Het is daarom aan te raden om ruim voldoende tijd in te plannen voor het migratieproces.

Hetzelfde geldt voor de benodigde tijd en ruimte voor het daadwerkelijk importeren van gegevens naar Office 365. Hoewel systemen tegenwoordig steeds sneller en efficiënter worden, blijven er limieten bestaan voor de hoeveelheid gegevens die per uur of per dag geïmporteerd kan worden.

4 Geen strategie hebben voor gegevens

Een migratie bestaat niet simpelweg uit het overzetten van alle gegevens naar de cloud. Het biedt een uitstekende mogelijkheid om kritisch na te denken over de gegevensstructuur en een efficiënte opslag. Misschien kunnen bestaande e-mail inboxen wel drastisch verkleind worden of blijkt dat vele opgeslagen gegevens inmiddels gedateerd zijn.

Teams dienen vanaf het begin mee te denken over wat zij precies nodig gaan hebben in de nieuwe Office 365 omgeving. Wellicht zijn er bestanden of SharePoint sites die zij nooit meer gebruiken?

5 Geen volledige audit uitvoeren

SharePoint is zeer flexibel en aanpasbaar naar specifieke wensen. Dit is echter zowel een voordeel als een nadeel. Na langdurig gebruik kan SharePoint een wirwar aan gegevens, machtigingen en regels bevatten die niet meer benodigd, of inmiddels misschien zelfs ongewenst zijn.

Een migratie biedt een uitgelezen mogelijkheid om eventuele inconsistenties recht te zetten, maar dit kan op zijn beurt voor een nachtmerrie zorgen. Wat te doen als de bestaande SharePoint omgeving bijvoorbeeld zeer veel maatwerk bevat? Hoe zetten we alles over met behoud van gebruiksvriendelijkheid?

Het gebeurt regelmatig dat organisaties in een vicieuze cirkel terechtkomen als ze deze punten willen oplossen. Echter blijkt uit onze ervaring dat elke organisatie weliswaar uniek is, maar toch veel gelijksoortige functionaliteiten gebruikt. Vandaar dat wij Involv hebben ontwikkeld, een gebruiksvriendelijk platform met een doorgaans betere gebruikersadoptie, terwijl maatwerkontwikkeling nog steeds mogelijk is.

6 Geen ‘einddatum’ toekennen aan het oude systeem

Het is prima om een overgangsperiode toe te wijzen, waarbij zowel het oude systeem als Office 365 gelijktijdig gebruikt kunnen worden. Echter is het belangrijk om een ‘einddatum’ toe te kennen waarop het oude systeem definitief niet meer gebruikt wordt. Als dit niet goed geregeld is, loopt de organisatie het risico dat documenten in één of beide systemen niet up-to-date zijn en de migratie uiteindelijk mislukt.

7 De migratie naar Office 365 hetzelfde beschouwen als een migratie naar SharePoint

Een migratie van SharePoint naar Office 365 is niet hetzelfde als een migratie naar een nieuwe SharePoint versie. Office 365 is veel groter en bevat diverse producten. Hierdoor dienen producten individueel gemigreerd te worden.

Als je bijvoorbeeld je inbox migreert naar Office 365, worden alleen de inboxen gemigreerd. Kalenders worden niet gemigreerd totdat je deze apart migreert. Zorg dus dat je alle functionaliteiten in kaart hebt die je wilt migreren naar Office 365.

8 Denken dat de migratie klaar is na het technische gedeelte

Het is een grote fout om te denken dat de migratie klaar is na het technische gedeelte. Zijn de eindgebruikers bijvoorbeeld voldoende getraind?

Onderschat niet hoe groot de stap is van een SharePoint-omgeving naar Office 365, vooral vanuit het perspectief van eindgebruikers. Er zijn veel nieuwe functionaliteiten, een nieuwe gebruikersinterface en het werkt simpelweg anders. De gebruikers moeten op zijn minst weten waar ze hun gegevens en bestanden straks terug kunnen vinden. Ook dienen ze adequate training te krijgen over nieuwe functionaliteiten van Office 365 die de organisatie wil gaan gebruiken.

Ook na het overzetten van alle gegevens en systemen, en het trainen van de gebruikers, is er nog werk aan de winkel. Na de migratie heb je bijvoorbeeld te maken met nieuwe systemen om te beheren, nieuwe werkwijzen en methoden voor archivering. Zorg voor een goed plan voor na de migratie!

Het intranet speelt verschillende rollen binnen een organisatie. Het is een website, communicatie kanaal, content archief en samenwerkingsplatform, om er enkele te noemen. Succesvolle intranetten maken het mogelijk voor medewerkers om eenvoudig bij te dragen aan het platform en te interageren met de bestaande content. Deze ‘sociale intranetten’ verbinden elk stuk informatie met een persoon en helpt personen verbinding maken met mekaar. Ze draaien rond mensen, in tegenstelling tot traditionele intranetten waar content vaak uniek is en slechts een handvol mensen rechten heeft om inhoud te bewerken.

yammer social intranet

Verbonden blijven is belangrijker dan ooit, en dat is precies wat Yammer doet:

  • Connecteer en werk samen met de juiste mensen; communiceer, deel bestanden en werk samen in groepen rond bepaalde projecten of topics. Met interne medewerkers én externe medewerkers
  • Gebruik de kennis die aanwezig is binnen de organisatie; gebruik de detectie-feed om op de hoogte te blijven van wat zich afspeelt binnen uw bedrijf. Vind snel informatie terug met de uitgebreide, gepersonaliseerde search
  • Yammer werkt naadloos samen met Office; Yammer is de sociale laag doorheen Office en integreert met uw favoriete apps en laat u toe informatie te delen zoals u dat gewend bent

Hier zijn 5 redenen waarom Yammer een plaats verdient in uw intranet

Maak connectie en blijf op de hoogte

Iedereen maakt het mee, ongeacht de grootte van de organisatie: u wilt bijpraten met een collega, maar u werkt vanaf een andere locatie, of vindt geen vrij moment in de agenda’s. Met Yammer kan u collega’s ‘volgen’ zodat u op de hoogte blijft van de projecten waaraan zij werken en de content die ze delen. Feedback geven op hun content kan meteen, vanuit de interface.

Deel kennis sneller en efficiënter

In tegenstellingen tot conversaties via chat of e-mail kan u informatie onderbrengen in publieke of private Yammer groepen, bijvoorbeeld om interesse-, event- of projectgerelateerde zaken te bundelen.

Zag u laatst een interessant artikel, idee of best practice over een topic binnen uw branche? Informatie die ook uw collega’s waardevol zouden vinden? Deel de link, PDF, afbeelding of video en gebruik een hashtag opdat de informatie snel teruggevonden kan worden. Wilt u iemand specifiek op het artikel wijzen? @mention deze persoon zodat hij of zij een melding krijgt.

Vind sneller antwoorden

De uitgebreide zoekmotor binnen Yammer helpt u makkelijk informatie te vinden uit groepen, profielen van collega’s, bestanden, projecten en conversaties. Is er binnen Yammer nog geen informatie over het topic te vinden, dan komt u makkelijk in contact met een collega die u wel kan verderhelpen.

Verhoog de betrokkenheid

Kennis delen via Yammer is laagdrempelig en biedt medewerkers de kans om mekaar beter te leren kennen. Nieuwe medewerkers raken sneller bijgewerkt door de kennis die reeds beschikbaar is binnen het netwerk.

Naadloze integratie met Office

Door de integratie met Office en zijn tools als SharePoint, OneNote, Outlook, Group Planner en Power BI gebruikt u de vertrouwde interface en functies voor het delen van bestanden. Bekijk, bewerk en werk samen aan documenten met Office Online. Uw werk wordt automatisch opgeslagen en u kunt eenvoudig versies vergelijken en wijzigingen doorvoeren.

Involv en Yammer

Involv bevat een standaard integratie met Yammer. Via de Yammer feed op uw homepage blijft u op de hoogte van alle updates die interessant zijn voor u. Ontdek alle features van Involv hier.

 

whitepaperS

Gratis whitepaper: 5 vaakst voorkomende SharePoint fouten

SharePoint implementeren? Deze fouten dient u te vermijden!

Download nu

De meest voorkomende manier om SharePoint Online te gebruiken is als vervanging van een bedrijfsserver. Wij hebben diverse bedrijven ondersteund bij het verplaatsen van hun gedeelde opslag naar SharePoint. Het verplaatsen van uw gedeelde bedrijfsopslag naar SharePoint kan de productiviteit van uw werknemers significant doen toenemen en de kosten van het beheer van een fysieke server wegnemen.

Maar wij zien bedrijven keer op keer dezelfde fout maken: zij nemen de tijd niet om hun SharePoint-infrastructuur goed te plannen. Bedrijven willen simpelweg alles van hun fysieke server direct in SharePoint dumpen. Negen van de tien keer is dit niet de juiste handelswijze. Bekijk het op deze manier: wanneer het een zooitje is op uw netwerkschijf, en u verplaatst het simpelweg naar online, is het vervolgens een zooitje op uw onlineopslag.

Dus: hoe ruimt u het zooitje op en bereidt u zich voor op een verplaatsing naar SharePoint Online?

1) Heroverweeg uw bestandsorganisatie

De meeste kleine tot middelgrote bedrijven hebben nooit de tijd genomen om te bekijken hoe zij hun bestanden organiseren. In een klein bedrijf is een rommelige bestandsopslag niet altijd een probleem vanwege de kleine hoeveelheden data en de intimiteit van de collega’s. Wanneer een bedrijf echter groeit, verliezen werknemers de intimiteit en data die ooit logisch georganiseerd was, wordt langzaam rommelachtig en minder georganiseerd.

Om uw bestanden te organiseren kunt u het beste breed beginnen. Definieer de verschillende afdelingen/functies/teams binnen uw bedrijf. Definieer daarna de soorten documenten en gegevens waar deze groepen mee werken en wat de wisselwerking is met andere groepen. Definieer tot slot hoe en waar u elke soort data op wilt slaan.

2) Verwijder mappen binnen mappen

Ik heb nog nooit een bedrijfstaxonomie gevonden die zo goed gedefinieerd is dat iedereen binnen het bedrijf weet waar elke soort data heen moet. Mappen binnen mappen binnen mappen binnen mappen zijn hier vaak de oorzaak van.

Begrijp me niet verkeerd – een of twee niveaus aan mappenhiërarchie zijn oké – meer dan dat kan echter problematisch worden.

Waarom is dat slecht?

  1. Nieuwe werknemers zullen de benodigde informatie niet snel kunnen vinden als zij elke keer door 4 of 5 niveaus aan mappen moeten klikken (sterker nog, géén werknemer gaat op die manier snel informatie vinden).
  2. Binnen SharePoint Online wordt de lengte van de URL op een gegeven moment problematisch. Als de lengte van een URL voor een bestand te groot wordt (rond de 250 tekens) dan opent het bestand niet. Met te veel mappen binnen mappen bereikt u deze limiet al snel.

3) Maak een plan voordat u verplaatst

Het verplaatsen van uw bestanden naar SharePoint is een groot project. Beginnen zonder plan is vragen om problemen. Met een verplaatsing zoals deze, verplaatst u actieve gegevens van de ene locatie naar de andere. Het moet getest worden, verplaatst worden in kleine brokken, en duidelijk gecommuniceerd worden zodat werknemers hun productiviteit niet verliezen.

De exacte aard van dit plan zal verschillen per bedrijf en per project. Als u weinig ervaring heeft met SharePoint, kunt u het beste in zee gaan met een Microsoft Partner die dit eerder gedaan heeft. Een goede partner kan ook ondersteunen met uw bestandsstructuur, zodat u het meeste voordeel kunt halen uit overgang naar SharePoint.

Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

 

whitepaperS

Gratis whitepaper: 5 vaakst voorkomende SharePoint fouten

SharePoint implementeren? Deze fouten dient u te vermijden!

Download nu

De komende maanden rolt Microsoft een belangrijke update uit voor zijn Office 365 klanten. SharePoint communicatie sites bieden een snelle en eenvoudige manier om mooie pagina's op te zetten voor interne communicatie, met contentblokken uit allerlei bronnen. 

Wat zijn communicatie sites

Communicatie sites zijn bedoeld om snel en eenvoudig een informatieve pagina samen te stellen voor interne communicatie. Enkele toepassingen zijn communicatie rond nieuwe campagnes, periodieke rapportage of status updates, productlanceringen of evenementen. Ook voor voor het inwerken van nieuwe werknemers bieden deze pagina's heel wat mogelijkheden doordat u relevante informatie makkelijk kan bundelen. Om u te helpen uw boodschap snel naar buiten te brengen, kan u starten vanaf volledig te configureren templates. De inhoud stelt u zelf samen door pagina secties toe te voegen.

pagina secties

Communicatie site opzetten

Wanneer u kiest voor 'create site' vanuit het SharePoint startscherm krijgt u de keuze tussen 3 site designs: Topic (ideaal wanneer u veel informatie te delen heeft, zoals nieuws, events en andere content), Showcase (wanneer u wilt communiceren omtrent een product, team of event met veel foto's en beelden), of blank (wanneer u zelf de pagina wilt opbouwen).

De layouts zijn volledig responsive opgebouwd zodat ze perfect weergegeven worden op alle apparaten.

communicatie site designs

Nadat u een template gekozen heeft kan u via de eenvoudige drag-and-drop editor web parts met statische en dynamische content op de pagina toevoegen en verplaatsen. Zo kan u bijvoorbeeld documenten en video embedden en real-time data vanuit Office 365 tonen. Denk aan documenten vanuit SharePoint, PowerBI rapporten, Microsoft Stream video's en Yammer discussies. De pagina wordt zo een modern ogende, rijkgevulde en dynamische communicatiebron. 

Mogelijkheden van de communicatie sites

Microsoft maakt het makkelijk om uw boodschap op een grafisch aantrekkelijke manier over te brengen:

  • De pagina's kunnen opgebouwd worden in meerdere kolommen zodat u de inhoud goed kan structureren en overzichtelijk houden
  • Het samenstellen van de pagina gaat eenvoudig, door content blokken te verslepen
  • Hero en image web parts kunnen in een paginabrede sectie geplaatst worden. Dit geeft u de kans om belangrijke zaken extra in de kijker te zetten en creëert een moderne look en feel

De content is interactief en dynamisch, voor een hoger engagement en meer context:

  • Gebruikers kunnen comments toevoegen op de communicatie site. Daarnaast kan ook een Yammer web part toegevoegd worden
  • Wanneer u nieuws vanaf een communicatie site deelt via mail, dan wordt de link niet gewoon blauw onderlijnd getoond. Er wordt een visuele, informatieve preview getoond met een thumbnail, titel en omschrijving
  • Interactieve content houdt de pagina up-to-date. Voeg interactieve rapporten toe met de PowerBI web part en embed video's of volledige channels vanuit Microsoft Stream
  • De image web part heeft GIF ondersteuning zodat u geanimeerde beelden kan toevoegen aan uw layout
  • De news web part kan in verschillende views getoond worden

 contoso communicatie site

We beschikken nu over een totaaloverzicht van onze projecten, wat een veel efficiëntere en transparantere opvolging mogelijk maakt.

U heeft ongetwijfeld de naam, links en snelkoppelingen naar PowerApps gezien in uw SharePoint/Office 365 omgeving en u vraagt zich waarschijnlijk af wat PowerApps precies zijn en wat u ermee kan. In deze blog leg ik u uit wat PowerApps is en hoe u kunt beginnen met het bouwen van uw eigen maatwerkapplicatie.

Wat zijn PowerApps?

PowerApps is een software waarmee u maatwerk bedrijfsapplicaties kunt bouwen zonder kennis van app-ontwikkeling of programmeren. Het zit standaard in de meeste Office 365 lidmaatschappen en is een functionaliteit van Office 365, net als OneDrive, Planner en anderen. Dit is goed nieuws voor ons, omdat we nu functionaliteit kunnen bouwen die we altijd al wilden hebben zonder ook maar één regel code en zonder het inhuren van dure ontwikkelaars.

Hoe zijn PowerApps gerelateerd aan SharePoint?

PowerApps is onafhankelijk van SharePoint. Echter is het nauw geïntegreerd met SharePoint als onderdeel van Office 365. Hoewel PowerApps ontworpen is om te werken met een aantal verschillende bronnen zoals externe databases, kunt u PowerApps ook eenvoudig verbinden met elke soort SharePoint lijst, bibliotheek of OneDrive. Hiermee krijgt u de mogelijkheid om informatie op te slaan en binnen te halen zonder kennis van databases of SQL. U kunt ook verbinding maken met vele andere gegevensbronnen (Twitter, Box enzovoorts.)

powerapps

Hoe maak ik een PowerApp aan?

U kunt PowerApps aanmaken via

  1. Uw webbrowser, door te navigeren naar web.powerapps.com
    U
     vindt er verschillende voorbeeldapps die u snel laten kennismaken met de mogelijkheden van PowerApps.

  2. Een op uw desktop geïnstalleerde applicatie genaamd PowerApps Studio – die u eveneens kan downloaden vanaf web.powerapps.com

Heb ik PowerApps nodig?

Naarmate uw bedrijf behoefte krijgt aan meer maatwerkapplicaties en functionaliteit, kan u PowerApps gaan nodig hebben. PowerApps maakt het, potentieel gezien, onnodig om een dure maatwerkontwikkelaar in te huren. Hiermee heeft u de benodigde kracht en tools om uw bedrijf vooruit te helpen.

Waar start ik mijn PowerApps op?

Zodra u een PowerApp heeft aangemaakt, kunt u deze vanuit 3 verschillende plekken runnen:

  1. Op het Web via Microsoft Dynamics 365

    dynamics365

  2. Op een mobiel apparaat via Windows Mobile, iOS of Android
    powerapps app

  3. Vanuit de SharePoint Lijst of Bibliotheek weergave


powerapps sharepoint

 

Waar kan ik meer leren over PowerApps?

De Microsoft PowerApps site heeft vele waardevolle bronnen inclusief een leersectie met video’s: https://powerapps.microsoft.com/nlnl/tutorials/getting-started/

Pagina 1 van 15

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.