Cognit

Het was al langer bekend dat Microsoft zou stoppen met Skype for Business, de tool voor online vergaderingen. De officiële einddatum is nu gekend: 31 juli 2021 gaat de stekker eruit.

Microsoft laat al sinds juli 2018 weten dat de Skype for Business functionaliteiten ook beschikbaar zijn in Microsoft Teams. Nu Teams de kaap van 13 miljoen dagelijkse gebruikers heeft overschreden – en daarmee concurrent slack achter zich laat – lijkt het voor Microsoft tijd dat Skype for Business de fakel overdraagt.

Gebruikers kunnen tot juli 2021 blijven gebruik maken van Skype, maar na 1 september 2019 kunnen geen nieuwe gebruikers meer aangemaakt worden. Zij worden automatisch doorverwezen naar Teams. Teams bevat naast de chatfunctie, video- en audiogesprekken ook integratiemogelijkheden met de andere Office 365 apps en documenten, wat het tot een complete samenwerkingstool maakt.

Teams online vergadering

 

 

Bedrijven hebben nu twee jaar de tijd om over te stappen naar Teams, of een andere oplossing. In deze blogpost ontdek je de mogelijkheden van Microsoft Teams.

De niet-zakelijke Skype verdwijnt overigens niet. Meer nog: Microsoft voorziet begin volgend jaar de mogelijkheid voor Teams gebruikers om te communiceren met Skype gebruikers en vice versa. Ook Skype for Business server, dat onder andere toelaat om vaste telefoons op het werk door te schakelen naar mobiele telefoons, blijft bestaan. Heb je een vraag over de overstap of mogelijkheden van Teams? Neem contact op voor een demo of vrijblijvend gesprek.

De moderne werkplek is complex. Medewerkers werken vanaf verschillende locaties en tijdstippen, werken met verschillende mensen samen aan taken en creëren meer content dan ooit. Om die content te delen en errond te communiceren gebruiken ze naast e-mail heel wat verschillende tools. En dat zorgt voor heel wat problemen: diverse versies van 1 bestand, communicatie die spaak loopt, kennis die niet gedeeld wordt.

De nood om als organisatie die wildgroei aan content, communicatie en tools te kunnen beheren zorgde voor de komst van verschillende samenwerkingstools.

Voordat Microsoft Teams werd uitgebracht in 2017, was Slack dé zakelijke communicatie tool. Het was de eerste samenwerkingstool die het voor organisaties mogelijk maakte om eenvoudig te chatten en bestanden te delen. Hoewel er sindsdien nog verschillende andere tools zijn verschenen, was Slack de referentie die anderen proberen te kopiëren en verbeteren. Microsoft Teams daarentegen wist zich wel op te werken tot een geduchte concurrent. Sterker nog, volgens cijfers die Microsoft recent lanceerde heeft Teams vandaag meer actieve dagelijkse gebruikers dan Slack.

Teams Vs Slack Infographic final new tab

Lees verder om te zien waarin beide tools nu precies overeenkomen en interessanter nog; waarin ze verschillen.

Overeenkomsten – Teams vs Slack

Veel van de functionaliteit van Slack en Teams is vergelijkbaar en er zijn dan ook veel overeenkomsten tussen de twee apps. Het zijn beiden communicatietools die zijn ontworpen om gebruikers te helpen beter intern samen te werken en communiceren. Enkele van de belangrijkste overeenkomsten zijn de zoekfunctionaliteit, snelle opdrachten en conversaties rond topics.

Zoeken

De zoekfunctie is een sterk kenmerk in beide communicatiehulpmiddelen. Beide hebben een zoekbalk bovenaan waarmee je binnen alle chats kan zoeken en naar bestanden kan zoeken. Heb je bijvoorbeeld met een collega aan een Microsoft Excel-bestand gewerkt, dan kan je in de zoekbalk zoeken op de naam van die collega. Het bestand wordt dan weergegeven in de zoekresultaten. Je kan dat bestand daarna bijvoorbeeld eenvoudig delen in een chat.

Snelle opdrachten

Beide tools bevatten handige snelle opdrachten waarmee je eenvoudig een snelkoppeling maakt voor specifieke acties binnen de tools. Denk aan het wijzigen van je status of het toevoegen van een gebruiker aan een team. Met Slack typ je eenvoudig een slash “/” in de berichtenbalk en er verschijnt een lijst met snelle opdrachten. Met Teams kan je “@” of “/” in de zoekbalk typen en kiezen uit de lijst met opdrachten.

Gesprekken rond bepaalde onderwerpen

Met beide samenwerkingshulpmiddelen kan je eenvoudig gesprekken starten rond bepaalde topics. In tegenstelling tot een gewone chat kan je reacties makkelijker bundelen rond die topics (threads). Dat maakt het voor gebruikers makkelijker om te begrijpen welke berichten deel uitmaken van dat gesprek en wie op wie reageert. In Teams zijn deze threads alleen beschikbaar in kanalen en kunnen ze niet worden gebruikt in privégesprekken. Met Slack kan dat wel, waardoor het nog eenvoudiger wordt om te zien op welk onderwerp elke gebruiker reageert.

Dat brengt ons naar een belangrijk onderdeel van deze blogpost; de verschillen tussen Teams en Slack.

Verschillen – Teams vs Slack

App-integraties

integratiesOp het vlak van integraties lijkt Slack op het eerste zicht de betere optie. De Slack App Directory bevat inmiddels meer dan 1500 apps van derden waarmee het kan integreren. De marktplaats van Microsoft Teams bevat vandaag zo’n 200 externe apps.

Een voordeel van Teams is echter dat het kan worden geïntegreerd met andere Office 365-apps, zoals Planner en PowerBI. Hierdoor kan binnen bepaalde teams makkelijk een overzicht van taken en dashboards getoond worden. Teams heeft ook een handige op tabs gebaseerde structuur, waardoor je eenvoudig toegang hebt tot de apps en services die zijn geïntegreerd met Teams.

Inhoud delen

Een van de belangrijkste voordelen van beide samenwerkingstools is de mogelijkheid om eenvoudig en snel inhoud met collega’s te delen. Dit was een opmerkelijke en innoverende functie van Slack toen het voor het eerst werd uitgebracht, maar nu is Teams een geduchte rivaal binnen deze categorie. Vanuit Slack kan je moeiteloos Google Drive-documenten maken of delen. Als de belangrijkste bron voor samenwerking binnen je organisatie Google Drive is, is dit een interessante functie.

Met Teams kan je ook eenvoudig bestanden delen; deze bestanden zijn echter afkomstig van het Office 365-platform. Als je bedrijf het Office 365-pakket gebruikt, geeft dit Teams een voorsprong op Slack. Een ander interessant kenmerk van het delen van inhoud in Teams is dat je bestanden binnen Teams kunt bekijken en eraan kunt samenwerken. Als iemand jou een Word-document stuurt, kan je het in Teams bewerken zonder het platform te verlaten. Met Slack moet je de bijlage eerst downloaden en vervolgens extern bewerken.

Versies voor mobiel en desktop

Zowel Slack als Teams heeft een mobiele versie en een desktopversie. Het belangrijkste verschil met hun versies voor mobiele apparaten is dat Microsoft een cloudgebaseerde service genaamd Intune biedt waarmee je de mobiele apparaten van je organisatie kan beheren. Met deze tool zorg je ervoor dat bedrijfsgegevens beschermd worden omdat je hiermee controle hebt over de mobiele apparaten en mobiele apps van je medewerkers.

Gegevensbescherming

Naast de beveiligingsmaatregelen die je kan afdwingen met Microsoft Intune, biedt Teams ook preventie van gegevensverlies om lekken te stoppen. Slack heeft geen vergelijkbare service.

Beide tools bieden wel beveiligingsmaatregelen om berichten, bestanden en gegevens te coderen. Ze komen ook allebei met tweefactorauthenticatie. Teams heeft echter weer de overhand met zijn admin controls vanwege zijn integratie met het Microsoft Admin Center.

Kosten efficiëntie

Beide tools hebben een gratis versie, waardoor ze een betaalbare optie zijn voor kleinere bedrijven die de extra functies die bij de betaalde versie horen niet nodig hebben. De gratis versie van Teams heeft wel wat meer mogelijkheden dan de Slack-versie.

Het duurste abonnement voor slack kost rond de €12 per gebruiker per maand. Voor Teams ligt de prijs per gebruiker voor de duurste variant hoger, maar Teams is dan onderdeel van een Office 365 pakket met heel wat extra toepassingen en services. Heb je reeds een Office 365 Business-abonnement dan wordt Teams gratis geleverd bij je pakket.

Opslagruimte

Wanneer je gaat samenwerken rond documenten is opslagruimte uiteraard niet onbelangrijk. Bij een Office 365 abonnement krijgt iedere gebruiker daarvoor 1TB aan opslagruimte. Slack is zuiniger en biedt 10GB opslagruimte in de standaard formule en 20GB in de Plus formule. Enkel voor heel grote organisaties die gebruik kunnen maken van de Enterprise Grid formule is er 1TB voorzien per gebruiker.

Implementatie

Op het vlak van implementatie heeft Slack een duidelijk voordeel ten opzichte van Teams. Het is gemakkelijk om bij Slack aan te melden en andere gebruikers uit te nodigen om mee te doen. Afhankelijk van het aantal gebruikers, duurt deze implementatie slechts enkele minuten. Teams heeft meer stappen om je aan te melden en teamleden toe te voegen. Aangezien Teams is gebouwd voor grotere ondernemingen, vereist het implementatieproces meer inspanning en tijd. Bij het inzetten van teams is het daarom effectiever als beheerders dit proces overnemen.

Microsoft Teams vs Slack – Welke tool moet je gebruiken?

Slack en Microsoft Teams hebben heel wat overeenkomsten maar ook verschillen. De zoekbalk, snelle opdrachten en conversaties rond topics zijn bijna identiek voor de twee tools. Ondanks deze overeenkomsten zijn er nog veel meer verschillen tussen Slack en Teams, waaronder de  app-integratie, het delen van content en het implementatie proces.

Welke het beste is voor jouw organisatie? Dat hangt grotendeels af van de vraag of je vandaag de samenwerkings- en productiviteitstools van Google of Microsoft gebruikt – of wil gaan gebruiken.

Gebruik je voornamelijk Google Drive voor het maken en opslaan van bestanden, dan is Slack beter omdat het probleemloos met dat platform kan worden geïntegreerd. Als je organisatie echter elke dag Office 365-tools gebruikt, dan is Teams de betere keuze, omdat gebruikers hiermee gemakkelijk en snel toegang hebben tot al die tools. Bovendien, als je al betaalt voor een Office 365-bedrijfsabonnement, is Teams gratis inbegrepen.

Dit artikel werd oorspronkelijk geplaatst op de website van Techne.

Microsoft 365 en Office 365: wat is nu precies het verschil? Je leest het in deze blogpost.

Wat is Office 365 voor bedrijven?

Er bestaan verschillende Office 365 abonnementen. Er zijn abonnementen voor thuis- en persoonlijk gebruik, kleine en middelgrote bedrijven, grote bedrijven (de enterprise versie is gericht op ondernemingen met +300 medewerkers), scholen en non-profits.

Met een zakelijk abonnement op Office 365 breng je je organisatie naar de cloud en laat je Microsoft de IT verzorgen. Dat betekent dat je niet langer servers, databases, file shares of on-premise-software hoeft te installeren voor jezelf en je werknemers .

Office 365 voor bedrijven zijn Microsoft-software en online services, beschikbaar voor jou als een maandelijks of jaarlijks abonnement. Afhankelijk van het abonnement krijg je de nieuwste versie van Word, Excel, PowerPoint en alle Office-apps op maximaal vijf pc’s, Macs en mobiele apparaten. De software blijft altijd up-to-date, je hoeft zelf geen updates meer uit te voeren.

Je krijgt daarnaast ook:

 

  • zakelijke e-mail
  • agenda’s en contactpersonen
  • online vergaderingen
  • instant messaging
  • cloudgebaseerde opslag (zodat u overal kunt werken en bestanden kunt delen, zonder dat u op kantoor komt)
  • extra hulpmiddelen zoals Teams, SharePoint, Flow en PowerBI voor samenwerking en productiviteit die je kan gebruiken om je organisatie te laten groeien. Ontdek de verschillende Office 365 apps in deze video

 

Met Office 365 heb je jouw bedrijfsdata 24/7 bij de hand. De data wordt centraal bewaard en is vanaf al je devices te benaderen.

Wat is Microsoft 365?

 

Microsoft 365 gaat nog een stap verder. Deze alles-in-één bundel bevat de hierboven genoemde zakelijke Office 365 + Windows 10 + bijkomende diensten voor beveiliging en apparaatbeheer. Deze Enterprise Mobility + Security (EMS) laag zorgt voor een extra beveiliging van je bedrijfsdata op de verschillende typen apparaten. De beheerder kan onder andere:

 

  • applicaties en diensten overheen de Microsoft en Office 365 abonnementen monitoren en beheren
  • toegang tot bedrijfsdata beter controleren
  • multifactor authenticatie instellen
  • beveiligingsrapporten bijhouden
  • vanop afstand data wissen van de verschillende apparaten

 

Microsoft 365 biedt ook voor de eindgebruiker extra gebruiksgemak. Gebruikers hebben bijvoorbeeld met 1 login toegang tot alle diensten, applicaties en Windows 10 toestellen, op elke locatie.

Ook Microsoft 365 is beschikbaar in verschillende abonnementsformules, afhankelijk van het type en grootte van je organisatie. Wil je liever niet alle 3 de producten (Office 365, EMS en Windows10) implementeren, dan kan je de diensten ook afzonderlijk afnemen.

microsoft 365

Microsoft 365 VS Office 365 overzicht

Hieronder vind je een handig overzicht van de verschillen tussen Microsoft 365 en Office 365.

Microsoft 365 vs Office 365

Dit artikel werd oorsprobkelijk gepubliceerd door Techne.

Elk intranet moet uniek zijn voor de organisatie die het bedient. Maar sommige thema's komen zo vaak terug dat ze fundamenteel zijn voor een intranet.

Clearbox is een consultancy bedrijf dat regelmatig onderzoek doet naar intranet- en digitale werkplekstrategie. Jaarlijks brengt het bedrijf ook de kopersgids uit voor kant-en-klare Office 365 intranetten, waarin Involv dit jaar werd gekozen als ‘best choice for value’ wereldwijd. Het team besloot terug te kijken op alle gegevens die ze in de afgelopen zes jaar hadden verzameld om te zien wat medewerkers nu precies verwachten van een intranet. De steekproef omvatte bijna 8.000 enquêtereacties en meer dan 300 deelnemers aan de focusgroep, die in totaal ongeveer 400.000 werknemers vertegenwoordigen. De meeste bedrijven hebben hun hoofdkantoor in Europa met een deel van het personeel in Noord-Amerika en soms Azië. Dit zijn de topics die keer op keer naar boven kwamen.

Ik ben overladen met informatie

Medewerkers zijn overweldigd door de hoeveelheid informatie en communicatie via meerdere kanalen. Ze moeten dan ook vaak filteren wat voor hen van toepassing is. Ze willen daarom een intranet dat relevant is en helpt om informatie te prioriteren. Het algemene sentiment kan worden samengevat met dit citaat: "Ik wil meteen toegang tot de belangrijkste informatie voor mij en die op 1 pagina zien".

Zoals je zou verwachten, is er frustratie over massale e-mails als communicatiekanaal: "Ik krijg veel e-mails en sommigen bevatten ongetwijfeld interessante informatie. Maar ik heb geen tijd om al die mails te lezen".

Hoewel gebruikersgestuurde personalisatie op intranetten zelden goed heeft gewerkt, geven werknemers aan meer controle te willen. Er zijn vandaag gelukkig ook meerdere manieren om het intranet te personaliseren.

"Het gaat erom dat informatie relevant is. Ik wil niet alles krijgen, maar ik zou me aanmelden voor informatie die ik wil", zo omschreef één persoon het.

Ik kan de informatie die ik nodig heb niet vinden

Wanneer werknemers de juiste informatie niet kunnen vinden, is de eerste reactie meestal om de zoekmachine de schuld te geven. Maar onderliggend kom je vaak een aantal gerelateerde problemen tegen:

  • -    Medewerkers weten niet waar ze informatie moeten zoeken
  • Men weet zelfs niet zeker of de informatie wel bestaat
  • Men weet niet of de informatie betrouwbaar is

Wat interessant is in veel van de reacties die we krijgen is dat filteren een oorzaak is van veel van de frustratie:

"Als je naar documenten zoekt, krijg je alles wat ooit is geschreven - het vinden van de meest recente informatie is echt moeilijk", zei een persoon.

"Er zijn te veel resultaten. Er zouden meer filteropties moeten zijn en er zou meer informatie zichtbaar moeten zijn op de resultatenpagina", zei een ander.

Het lijkt erop dat er meer nodig is om mensen te helpen zoekopdrachten te verfijnen. De zoekstrategie van één of twee woorden die we als Google-gebruikers leren, blijkt veel minder succesvol binnen het intranet.

Het is verleidelijk om aan te nemen dat sommige resultaten gewoon niet bestaan, maar zelfs als ze er zijn, gaat het soms fout: "Het is moeilijk om dezelfde informatie twee keer te vinden, ook al weet ik dat het er is!"

Ik ben meer geïnteresseerd in wat er lokaal gebeurt

Het aanleveren van relevant nieuws is een uitdaging binnen elke middelgrote en grote organisatie. Werknemers zijn meestal het meest geïnteresseerd in nieuws dat relevant is voor de locatie of afdeling waar ze in werken, maar organisaties willen vaak promoten wat er op bedrijfsniveau gebeurt, waardoor een spanning ontstaat. Het is steeds zoeken naar een gezond evenwicht.

"Als ik in Edinburgh werk, wil ik niets over Londen zien - wat ik interessant vind, is wellicht niet interessant voor mensen op het hoofdkantoor".

Een probleem lijkt te zijn dat de controle voor wat gepubliceerd wordt op het intranet nog te gecentraliseerd is. Zoals een persoon het zei: "Hoe worden dingen gepubliceerd? We weten het niet! "

Wat moet ik wanneer gebruiken?

Mensen ontvangen vaak heel weinig training en ondersteuning voor het intranet. Dan hebben we het over het gebruik; “de functies van verschillende hulpprogramma’s overlappen, wat gebruik ik best?” maar ook over afspraken die eerder vallen binnen de bedrijfscultuur, zoals “is het OK om bij te dragen aan discussiefora?”.

Eén respondent zei dat de mislukkingen uit het verleden niet te wijten zijn aan de technologie, maar het verandermanagementproces. “Het moet worden opgenomen in het onboarding-proces om mensen vanaf het eerste moment te vertellen waarvoor de tool moet worden gebruikt".

Hoewel keuzevrijheid een goede zaak klinkt, draagt ​​dit vaak alleen maar bij aan de last. "De organisatie moet een beslissing nemen over wat we gaan gebruiken. Vervolgens moet erop toegezien worden dat iedereen diezelfde tools gebruikt, en niet 20 verschillende", zei een gefrustreerde medewerker.

Wie weet wat we weten?

De ‘wie is wie’ is al zo lang als ik me kan herinneren een geweldige app op intranetten. Maar de focus is verschoven van het vinden van contactgegevens naar het vinden van mensen wanneer je geen naam weet.

In focusgroepen is er meestal een scheiding tussen de veteranen op de werkvloer die graag zeggen: "Ik neem gewoon de telefoon op en bel Shirley" omdat ze kunnen putten uit een persoonlijk netwerk - en de nieuwe medewerkers die vaak gefrustreerd zijn. "De juiste persoon vinden wanneer je iets nodig hebt, kost onnodig veel tijd".

"Er zijn zoveel getalenteerde mensen in de hele organisatie en we weten het niet. We verspillen geld aan bureaus terwijl we de vaardigheden in huis hebben", zei een ander..

Het is niet mooi!

Mensen hechten meer waarde aan de esthetiek van een intranet dan je zou verwachten. Het is een waarde die moeilijk te weerspiegelen is in een kosten-batenanalyse, maar de emotionele impact is reëel. Een typische opmerking is "het is onhandig" of "verouderd".

Eén deelnemer verwoorde het zo: "Het ziet er een beetje grijs en zakelijk uit en ik denk niet dat dit weergeeft hoe mensen die hier werken denken aan hun werkplek. Het voelt niet erg levendig of interessant aan". Mensen verwachten nu een ervaring zoals ze dat buiten de zakelijke omgeving gewend zijn: "Het is geen dynamische lay-out - het is niet opgezet zoals een goede website zou zijn". Met de groeiende hoeveelheid aan (mobiele) apparaten nemen die verwachtingen alleen maar toe: het intranet moet modern zijn en goed worden weergegeven op alle apparaten, ongeacht de schermgrootte.

Wat moeten intranetten doen?

Ik weet zeker dat veel intranetmanagers die een vernieuwing overwegen, alle bovengenoemde klachten zullen herkennen. Hoewel de vaak voorkomende symptomen werden ontdekt, vallen deze problemen helaas niet op te lossen met één druk op de knop. Daarom is het zo belangrijk om met werknemers samen te werken aan het intranet ontwerp. Luister naar hun verwachtingen en bekijk hoe je het intranet relevant houdt voor ieder individu.

Heb je hier vragen over, aarzel dan niet om contact op te nemen via +3226690580 of info@cognit.be. Wil je liever onze kant-en-klare intranet oplossing op basis van Office 365 ontdekken? Boek dan hier je meeting.

Deze blogpost werd geschreven door Sam Marshall en oorspronkelijk gepubliceerd op de website van Clearbox.

Minder werken en toch meer doen. Wie zegt daar neen tegen? Met Microsoft Flow maak je geautomatiseerde werkstromen tussen je favoriete apps rond email, productiviteit, notificaties, verzamelen van gegevens, social media en VEEL meer.

microsoft flow overzicht

Wat is Microsoft Flow?

Microsoft Flow is een online dienst die je toelaat om op een makkelijke manier werkstromen te maken over verschillende applicaties heen. Op die manier kan je tijdsintensieve taken en processen automatiseren.


Om een flow op te zetten hoef je geen technische achtergrond te hebben. Heb je een idee? Bekijk of je applicatie bij de lijst van beschikbare connectoren staat en ga aan de slag. Je workflow kan je werk van morgen al verlichten.

Dat was vroeger wel anders. Doorgaans werd toen gebruik gemaakt van SharePoint Designer Workflows en InfoPath om processen te automatiseren. Het opzetten daarvan – vooral de nodige connecties – duurde erg lang en vereiste de nodige technische kennis. Flow stelt deze connecties beschikbaar zodat je meteen aan de slag kan; eind 2016 waren er 60 connectors maar dat aantal groeide tot 150 in 2018 en op dit moment zijn er reeds 250 connectors. Daarnaast is het ook mogelijk om je eigen connectors te bouwen.

Wat is een workflow of werkstroom?

Een workflow of werkstroom is een voorgedefinieerd en herhaalbaar werkpatroon binnen een organisatie. Het is de automatisatie van een proces waarbij taken, informatie of documenten doorgegeven worden van een deelnemer naar een andere. De beste taken om te automatiseren in een workflow zijn die taken die vaak herhaald worden en veel tijd in beslag nemen.

Wat is een connector?

Elk systeem spreekt zijn eigen taal en heeft een unieke manier om om te gaan met de data die het bewaart. In de meeste gevallen kan je dus niet zomaar data van de ene bron in de andere gaan gebruiken. De data moet enerzijds gekoppeld worden én vertaald zodat die door de ontvanger begrepen wordt.

Flow geeft je 250 connectors (vertalers) die je meteen kan gebruiken en heel wat templates/sjablonen met kant-en-klare werkstromen tussen 2 of meerdere apps.

Wil je bijvoorbeeld op de hoogte gehouden worden wanneer iemand je hashtag gebruikt op twitter? Dan kan je gebruik maken van een bestaande connector die zoekt binnen twitter en vervolgens, wanneer iemand je hashtag gebruikt, de details naar een SharePoint lijst wegschrijft en jou een notificatie stuurt via email.
Microsoft flow twitter -sharepoint

Een ander voorbeeld – ontvang je facturen op je gmail (of een ander) email adres dan kan je deze mails loggen in een excel file en de bijlagen (facturen) bewaren in Dropbox of OneDrive.

Microsoft flow-gmail

Starten met Microsoft Flow

De meeste Office 365 abonnementen bevatten Flow, de prijzen vind je hier. Om in te loggen ga je naar de Flow website. Heb je ondersteuning nodig bij het opzetten van Flow? Neem dan gerust contact op.

Een uitgebreide introductie kan je hier bekijken (36:53 minuten).

Enkele interessante bronnen

Ontdek meer Office 365 apps:

 

Een vraag over het automatiseren van taken met Microsoft Flow? Contacteer ons via info@cognit.be of bel 02/6690580.

 

 

 

Azure in klare taal

Microsoft Azure, wat is dat precies? De officiële omschrijving bij Microsoft zelf luidt:

Microsoft Azure is een set cloudservices die constant blijft groeien en uw organisatie helpt te voorzien in allerlei zakelijke uitdagingen. Azure geeft u de vrijheid om met uw favoriete hulpprogramma’s en frameworks, toepassingen te ontwikkelen, beheren en implementeren op een omvangrijk, wereldwijd netwerk.

Duidelijk? Wellicht niet, tenzij je reeds ervaring het met Azure. In deze blogpost tracht ik jou in klare taal een idee te geven van wat Azure precies is en waarom je het zou gaan gebruiken. Maar vooraleer we dieper kunnen ingaan op Azure moeten we het eerst kort hebben over de begrippen Cloud Computing, PaaS, SaaS en IaaS.

 

Cloud computing

Cloud computing is eenvoudig gezegd het leveren van computingservices (daaronder verstaan we onder andere servers, opslag, databases, software, netwerk- en analysefuncties) via het internet (ook ‘de cloud’ genoemd). De belangrijkste voordelen van deze zaken naar de cloud te brengen zijn; de kostprijs (geen grote eenmalige investering nodig), snelheid (de services zijn meteen beschikbaar) , schaalbaarheid (je kan minder of meer afnemen naargelang de nood) en betrouwbaarheid (beveiliging is een topprioriteit van cloud leveranciers).

Enkele zaken die je kan doen in de cloud zijn:

  • Apps en services opzetten
  • Data bewaren, back-uppen en herstellen
  • Websites en blogs hosten
  • Audio en video streamen
  • Software on demand aanbieden (hierbij heeft de klant toegang tot de software via internet of een privénetwerk)
  • Data-analyses maken

 

Soorten cloud services

De meeste cloud computing diensten vallen in deze 3 categorieën: Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) en Software as a Service (SaaS).

Infrastructure as a Service (IaaS)

Bij IaaS huur je IT-infrastructuur zoals servers, virtuele machines, opslag, netwerken en besturingssystemen van een cloud dienstverlener. Daardoor vermijd je zelf de (grote) investering in hardware en huur je dus gewoon de infrastructuur zolang dat voor je nodig is. Voor tijdelijke softwaretests bijvoorbeeld is dit heel interessant. De huurprijs kan een vaste prijs per maand, week, dag of zelfs uur zijn – of een variabele kost naargelang de gebruikte opsla- en verwerkingscapaciteit.

Platform as a Service (PaaS)

Platform as a Service (PaaS) verwijst naar cloud computing diensten die een omgeving bieden voor het ontwikkelen, testen, opleveren en beheren van software applicaties. PaaS maakt het voor ontwikkelaars makkelijker om snel web- of mobiele applicaties te maken, zonder dat ze zich zorgen moeten maken over het opzetten of beheren van de onderliggende infrastructuur van servers, opslag, netwerk en databases die nodig zijn voor de ontwikkeling.

Software as a Service (SaaS)

Software as a Service is een methode om software applicaties aan te bieden over het internet, onder een abonnementsformule. Bij een SaaS model host en beheert de cloud dienstverlener de software applicatie én de onderliggende infrastructuur. Hij staat dan ook in voor de onderhoudsdiensten aan die infrastructuur, zoals software upgrades en beveiligingspatches.

IaaS, PaaS en SaaS overzicht

De grote kracht van cloud computing zit ‘m in het feit dat je kan afnemen wat je wil, wanneer je dat wil, en evengoed opnieuw opzegt wanneer je dat wil. Lees ook: 5 argumenten om te kiezen voor de cloud.

Wat is Microsoft Azure?

Azure is het cloudplatform van Microsoft. Het is een steeds groter wordende verzameling van cloudservices met ongeëvenaarde continuïteitsgaranties.

Azure biedt veel standaard functionaliteiten die door software-ontwikkelaars gebruikt kunnen worden om snel apps te bouwen, te testen en in productie te nemen. Het staat aan de basis van onder andere SharePoint Online en Office 365 en ondersteunt alle gangbare programmeertalen.

Sneller innoveren

Een vaak gehoorde term bij ontwikkelaars is de ‘time to market’. Deze is bij innovatie essentieels. Ontwikkelaars willen zich dan ook niet bezighouden met het ontwikkelen of aanpassen van standaard functionaliteiten. Denk aan beveiliging, toegangsbeheer, dataverzameling, frameworks voor mobiele apps op alle platformen, … Azure neemt dus niet enkel de zorgen voor het serverbeheer uit handen, het is ook een nieuwe ontwikkelomgeving. Er zijn op Azure ondertussen tools beschikbaar voor Big Data, AI (kunstmatige intelligentie), NLP (Natural Language Processing) en het IoT (Internet of Things). Daarmee staat voor iedere organisatie de deur naar intelligente apps en netwerken met grootse mogelijkheden open.

Betaal voor gebruik

Door het Pay as you use model betaal je geen cent te veel. Heb je na de kantooruren bijvoorbeeld maar nood aan 1 actieve server in plaats van 3 overdag? Dan kan je 2 servers automatisch laten uitschakelen en betaal je buiten de kantooruren ook niet voor het gebruik ervan. Ook wanneer je tijdelijk met minder mensen werkt dan is je rekening ook lager. Groeit je bedrijf daarentegen? Dan heb je binnen de minuut de nodige extra capaciteit ter beschikking.

Duizenden bedrijven wereldwijd vertrouwen vandaag op Azure voor hun bedrijfskritische processen.

Starten met Azure

Wanneer je een betaald abonnement hebt op Office 365, Microsoft Dynamics CRM, Enterprise mobility Suite of andere Microsoft services, dan heb je een gratis abonnement voor Azure AD. Ga naar https://portal.azure.com en log in met je Office 365 account.

Nog geen account? Maak dan hier een gratis account aan: https://azure.microsoft.com/nl-nl/free/ .

Alle mogelijkheden binnen Azure bespreken zou onmogelijk zijn in 1 blogpost, maar dit is alvast wat je te zien krijgt:

azure interface

Ontdek meer Office 365 apps:

Wil je graag eens bespreken wat de mogelijkheden van Azure zijn voor jouw organisatie?
Neem dan vrijblijvend contact op via info@cognit.be of 02/6690580

 

Microsoft Office Delve: wat is het?

Delve toont jou relevante content, documenten en contactinformatie gebaseerd op jouw activiteit en samenwerking met andere collega’s. De applicatie draait dus niet om content creatie, maar wel om het presenteren van die content die voor jou, vandaag, het belangrijkste is. Verlies je weleens tijd met het zoeken naar documenten of contactgegevens van collega’s? Lees dan zeker verder.

Delve appMicrosoft Office 365, dat zijn meer dan 20 apps om efficiënter samen te werken. De kans is groot dat je documenten maakt en deelt in verschillende van die apps. Je bewaart bijvoorbeeld documenten binnen OneDrive voor bedrijven zodat je deze vanop locatie kan bekijken. Daarnaast bewaar je documenten rond projecten binnen Teams en stuur je geregeld PDF’s als bijlage in een email naar collega’s. SharePoint gebruik je dan weer voor het invoeren van je reiskosten in een declaratieformulier. Erg handig, al die tools, maar de kans is groot dat je na verloop van tijd niet meer weet waar je bepaalde informatie kan terugvinden. Gelukkig is er Delve.

Binnen Delve vind je de content die voor jou het meest relevant is meteen terug. Je hoeft de titel of locatie van het document daarvoor niet te onthouden; Delve toont je automatisch de documenten waaraan je het laatst gewerkt hebt. Daarnaast zie je meteen ook de collega’s met wie je vaak samenwerkt, met contactgegevens, links naar documenten die jullie delen en een overzicht bestanden waaraan hij of zij heeft gewerkt.

Al je relevante content binnen 1 klik

Delve weet deze resultaten steeds relevanter te maken dankzij machine learning. Die achterliggende technologie wordt Office Graph genoemd. Hoe meer informatie er beschikbaar is, hoe effectiever de technologie. Office Graph brengt relaties tussen inhoud en activiteiten binnen Office 365 in kaart en doet dat afzonderlijk voor elke gebruiker. Elke gebruiker ziet binnen Delve daardoor wat voor hem het meest relevant is.

Onderstaande afbeelding geeft weer hoe zo’n relaties tot stand komen.

Delve connecties

Is Delve dan wel veilig?

De kans is groot dat, wanneer je voor het eerst al die documenten van je collega’s ziet, je jezelf afvraagt of Delve wel zo veilig is. Er zijn namelijk ook bestanden die je niet zomaar met iedereen wil delen. Je mag echter gerust zijn; Delve wijzigt geen machtigingen en toont enkel die zaken waarvoor een gebruiker de nodige rechten heeft. Collega’s van jouw afdeling zien dus wel dat je een bestand wijzigt uit de gedeelde folder, maar zien niet welke persoonlijke documenten je leest, welke mails je verstuurt en ontvangt of welke skype gesprekken je voert. Uitgebreide informatie over hoe die beveiliging werkt vind je hier.

Belangrijk om weten is dat je persoonlijke bestanden aangeduid worden met een slotje. Je ziet zo in 1 oogopslag dat deze niet gedeeld worden. Van je andere bestanden kan je nagaan met wie ze gedeeld zijn door op de 3 puntjes te klikken en te kiezen voor ‘wie kan dit zien?

Delve wie kan dit zien

Hoe helpt Microsoft Delve jouw organistie?

Delve maakt het makkelijker voor teams om samen te werken aan documenten en snel informatie van en over mekaar terug te vinden. Gebruik het als een centrale hub en je zal nooit nog uren tijd verliezen met het zoeken naar documenten binnen folders.

De meeste organisaties kennen de mogelijkheden van Delve niet omdat ze niet gewend zijn op deze manier samen te werken. Probeer Delve even zelf uit en zie zelf hoe het je productiviteit kan verhogen.

Delve is standaard beschikbaar binnen verschillende Office 365 pakketten. Via de mobiele apps voor iOS en Android kan je Delve ook onderweg gebruiken.

Herbekijk de webinar:Office 365; Meer dan 20 apps om efficiënter samen te werken

 

Met Microsoft Forms maak je eenvoudig een formulier, quiz, enquête of poll die je kan delen met al je contacten, binnen én buiten de organisatie. De resultaten worden automatisch overzichtelijk gemaakt in een handig dashboard. Deze kan je vervolgens downloaden naar excel mocht je verder met de data aan de slag willen. Of je visualiseert je data meteen in PowerBI zoals in deze tutorial.

Dergelijke functionaliteit is zonder de juiste software vaak omslachtig, maar Forms zit gewoon inbegrepen in je Office 365 abonnement. Daarbovenop werkt Forms op elke web browser en zelfs mobiele toestellen. In deze blog bekijken we hoe je je eerste Form opzet en wat alle mogelijkheden zijn.

 

Een formulier opmaken

Via https://forms.office.com heb je toegang tot Microsoft Forms. Op de startpagina zie je een overzicht van jouw formulieren en formulieren waar jij toegang tot hebt.

formulier quizVia de twee grote knoppen kan je meteen een nieuw formulier of quiz aanmaken. Beide opties lijken in eerste instantie gelijk, maar bij de quiz kan je antwoorden en scores toevoegen en wiskundige vergelijkingen als vraag toevoegen. De gebruiker die de quiz invult ziet meteen welke antwoorden al dan niet fout beantwoord werden en welke score hij of zij behaalde. Als beheerder kan je dan weer eenvoudig feedback sturen naar de gebruiker. Een erg eenvoudige manier dus om een online test op te maken.

Soorten vragen

Je kan verschillende soorten vragen toevoegen aan je formulier of quiz.

  • Open vragen. Hierbij kan je aangeven of er een kort of lang antwoord kan ingegeven worden. Eventueel kan je wat extra toelichting schrijven bij de vraag. Verwacht je een getal als antwoord, dan kan je de mogelijke antwoorden beperken tot een getal, binnen een bepaalde range.
  • Keuzevragen. Hierbij kan de gebruiker een of meerdere antwoorden selecteren.
  • Beoordelingsvragen. Hierbij kan de gebruiker een beoordeling geven, in sterren of een cijfer.
  • Datumvragen. Hierbij kan de gebruiker een datum aanduiden op een agenda.
  • Classificatievragen. Hierbij kan de gebruiker de voorgestelde velden verplaatsen of verslepen om ze zo naar wens te schikken.
  • Likert-vragen. Hierbij kan de gebruiker aangeven in welke mate verschillende zaken van toepassing zijn.
  • Net promotor score. Hierbij kan de gebruiker aangeven wat de waarschijnlijkheid is dat hij jou of je organisatie zou aanbevelen.

forms soorten vragen

Intuïtieve interface

De interface van Microsoft Forms is heel intuïtief. Je kan heel eenvoudig een vraag dupliceren (1), verwijderen (2), verplaatsen (3) of verplicht maken (4). Via de 3 puntjes (5) zie je extra opties voor het type vraag waarmee je werkt.

forms interface

Doordat je online werkt worden je wijzigingen binnen Microsoft Forms meteen bewaard. Daardoor riskeer je nooit gegevens te verliezen.

Vertakkingen toevoegen

Maar forms biedt ook wat meer geavanceerde mogelijkheden, zoals het instellen van ‘vertakkingen’. Je vindt deze optie door te klikken op de 3 puntjes rechtsboven eens je formulier klaar is.

forms vertakkingen

Je ziet vervolgens de hele vragenlijst. Van hieruit kan je per vraag een ‘vertakking’ toevoegen. Stel dat je een meerkeuzevraag hebt met twee opties, dan kan je wanneer iemand optie ‘1’ kiest verwijzen naar vraag 1 maar wanneer iemand optie ‘2’ kiest meteen verwijzen naar vraag 3.

Formulier verrijken met foto’s en video

Bij iedere vraag kan je een foto of video toevoegen. Daarmee maak je je formulier of quiz meteen aantrekkelijker. Je kan een foto uploaden of selecteren vanuit OneDrive of bing. Voor het invoegen van een video volstaat het om de Youtube URL de plakken.

forms afbeeldingen

Een thema kiezen

Het toevoegen foto’s en video’s is niet de enige mogelijkheid om je formulier of quiz aantrekkelijker te maken. Je kan de layout namelijk ook aanpassen door bovenin de ribbon op ‘thema’ te klikken. Hier kan je een vooringestelde kleur en achtergrond selecteren, of zelf een beeld of kleur toevoegen.

Wil je graag even bekijken hoe het resultaat eruit ziet? Klik dan bovenin de ribbon op de knop ‘voorbeeld’ om een preview te bekijken.

forms thema

 

Formulier delen

Eens je formulier klaar is ontbreekt er natuurlijk nog 1 belangrijke stap; je formulier delen.
Klik daarvoor bovenin de ribbon op ‘delen’ (1).

In het scherm dat openklapt krijg je verschillende opties. Allereerst selecteer je wie het formulier kan invullen; enkel personen binnen je organisatie, of iedereen (2).

Daaronder zie je verschillende oties om je formulier te delen.

  • Je kan de koppeling kopiëren (3) om deze vervolgens zelf te delen via je gewenste kanalen
  • Je kan een qr code genereren (4) die men kan scannen om je formulier te bekijken
  • Je kan een embed code genereren (5) om het formulier bijvoorbeeld op je website te plaatsen
  • Je kan de link naar het formulier via mail verspreiden (6)

forms delen

 

Samenwerken aan formulieren

Het gehele Office 365 pakket draait natuurlijk om samenwerking en ook binnen Microsoft Forms zitten enkele handige opties om samen te werken aan formulieren.

Via de knop ‘delen’ in de ribbon krijg je 2 handige opties te zien:

  • Delen als sjabloon: je collega kan het sjablook hergebruiken om een soortgelijk formulier te maken
  • Delen om samen te werken: je collega kan het formulier bekijken en aanpassingen doen

 

Conclusie

Heel wat mensen gebruiken vandaag Surveymonkey, Typeform of allerhande website plugins om formulieren op te maken. Hoewel dit goede tools zijn, is hetzelfde vaak mogelijk in Forms. En doordat Forms inbegrepen zit in het Office 365 pakket en ontzettend makkelijk is in gebruik is het vaak een betere oplossing. Daarnaast zijn de mogelijke integraties met bijvoorbeeld PowerBI een enorme plus. Test Forms daarom zeker zelf even uit op https://forms.office.com met de tips die ik je hierboven meegaf!

Heb je vragen over Forms of een andere Office 365 app? Neem gerust contact met ons op.

Herbekijk de webinar:Office 365; Meer dan 20 apps om efficiënter samen te werken

 

Microsoft Planner is de Office 365 app voor het beheren van je teamwerk en taken. In dit artikel bekijken we wat de mogelijkheden en voordelen zijn en hoe je vandaag nog eenvoudig kan starten met planner.

 

Wat is Microsoft Planner?

Planner is een oplossing om teamwerk en taken te organiseren – gelijkaardig aan Asana, Slack en Trello voor taak- en projectbeheer. Planner is onderdeel van Office 365 en vind je dus onder je Office 365 apps. Het laat teams toe om taken aan te maken binnen verschillende ‘plans’, deze toe te wijzen aan verschillende gebruikers, bestanden toe te voegen en de vooruitgang van taken te volgen door middel van dashboards.

 

planner tile

 

Wie kan Office 365 Planner gebruiken?

Planner zit inbegrepen in deze Office 365 abonnementen: Alle Enterprise abonnementen (E1, E3 & E5), Business Essentials, Premium en Onderwijs abonnementen. Planner staat automatisch ingeschakeld voor iedereen binnen de organisatie, maar dit kan door de beheerder op gebruikersniveau aangepast worden.

 

Waarom Planner gebruiken?

Er zijn twee belangrijke redenen waarom heel wat organisaties Planner gebruiken voor taak- en projectbeheer: de integratie met andere Microsoft oplossingen en de kost.

Microsoft integraties

Planner integreert standaard met alle andere Office 365 applicaties. De verschillende apps vullen mekaar aan en door binnen het Microsoft ecosysteem te blijven kan je daardoor vaak efficiënter werken. Enkele voorbeelden:

  • Integreer taken in Outlook
  • Voeg documentatie uit SharePoint toe aan taken
  • Bespreek een project binnen Teams en start bijvoorbeeld een video-gesprek

Hoewel er honderden andere applicaties zijn voor het beheren van taken en projecten, zal je daar steeds moeten switchen tussen je verschillende applicaties. Dit maakt het vaak moeilijk om applicaties en gegevens te koppelen en verlaagt je productiviteit.

 

Kostprijs

Heb je reeds Office 365 binnen je organisatie, dan is de kans groot dat je reeds toegang hebt tot Planner. Je kan op die manier eenvoudig besparen op licentiekosten voor andere, externe tools.

 

Van start met Planner

Plan maken

Planner zit sterk verweven met Office 365 Groups. Wanneer je eerder al een group aanmaakte werd er reeds automatisch een plan aangemaakt. Je ziet deze dan staan op de startpagina van Planner. Het omgekeerde geldt overigens ook; wanneer je een plan aanmaakt wordt er achterliggend een Office 365 group gemaakt. Deze maakt het eenvoudig voor jou en de mensen waarmee je samenwerkt om niet enkel in Planner, maar ook in OneNote, Outlook OneDrive en meer apps zamen te werken.

Heb je nog geen plan dan kan je er eenvoudig een aanmaken. Dit doe je door linksboven te klikken op ‘nieuw plan’ en de info in het pop-up scherm aan te vullen.

Plan maken

Leden toevoegen

Via de 3 puntjes bovenin je nieuwe plan omgeving zie je de optie ‘leden’. Klik hierop door om naar de group te gaan die automatisch aangemaakt werd met je plan.

Planner leden toevoegen

Je ziet hier de optie ‘leden toevoegen’, waarbij je nieuwe leden kan toevoegen door te zoeken op naam of email adres.

leden toevoegen planner

Taken maken

Eens je plan aangemaakt is en er leden toegevoegd zijn kan je starten met het aanmaken van taken. Klik daarom binnen je plan op het ‘+’ teken. Voer een taaknaam en einddatum in en wijs de taak toe aan jezelf of een van je collega’s. Klik op ‘taak toevoegen’.

taak planner

Eens je taak werd aangemaakt kan je doorklikken op de taak om meer details toe te voegen, indien nodig. Voeg een begindatum toe, een beschrijving, controlelijst, of bijlage (Deze kan je toevoegen vanuit OneDrive of je kan een bestand uploaden). Aan de rechterzijde zie je ook kleine, gekleurde ‘post-it’ tabs, waarmee je je nog een kleurcode kan toewijzen aan je taken.

Microsoft Planner

Voortgang bekijken

Via de knop ‘planner hub’ zie je een overzicht van je plans en de vooruitgang ervan. De belangrijkste informatie wordt hier op een eenvoudige manier visueel weergegeven.
Je ziet hoeveel taken binnen een plan verlaat, in uitvoering, niet gestart en voltooid zijn.

planner hub

Je taken zelf kan je bekijken in verschillende weergaven. Deze bereik je via de tabs ‘bord’, ‘grafieken’ en ‘planning’.

In de ‘bord’ weergave zie je je verschillende taken als tegels weergegeven. Om het voor jezelf makkelijker te maken kan je deze nog verder opdelen in ‘buckets’, zodat de tegels in verschillende kolommen naast mekaar komen te staan. Je kan de tegels eenvoudig van een kolom (bucket) naar een andere slepen. Taken die te laat zijn worden in het rood weergegeven en met 1 klik kan je taken als ‘voltooid’ markeren.

taak voltooid

De ‘grafiek’ weergave geeft een high level overzicht van je taken binnen een plan. Deze worden opgedeeld volgens hun status; niet gestart, te laat, wordt uitgevoerd en voltooid. Daarnaast zie je ook aan wie de taken toegekend staan. Deze view biedt zo een goede manier om snel de status van je projecten op te volgen.

Via de ‘planning’ weergave krijg je een overzicht van je taken in een kalender weergave. Ook hier kan je eenvoudig taken verslepen naar een andere datum of sleep je niet-geplande taken naar de kalender om een datum toe te wijzen.

planning view

 

Planner koppelen met Outlook

Van zodra een taak binnen planner een begin- of einddatum heeft, kan je ervoor kiezen om deze te zien in je Outlook agenda. De instructies om dat te doen lees je hier. Ook herinneringen ontvang je dan via de gekende Outlook ervaring.

Met deze stappen heb je een goede introductie tot Microsoft Planner. Ondanks zijn eenvoud biedt de app heel wat mogelijkheden, zeker door de integratie met de andere Office 365 apps.

 

Ontdek meer Office 365 apps:

Heb je vragen over Office 365 Planner? Onze Office 365 experts helpen je graag. Neem contact op via info@cognit.be  of 026690580.

Video is een geweldige manier om kennis binnen je organisatie te delen. Gebruik je weleens video om bijvoorbeeld opnames van vergaderingen, presentaties of trainingen te delen? Dan heb je vast ondervonden dat de bestaande communicatiekanalen daarvoor niet 100% geschikt zijn. Je wil namelijk dat enkel medewerkers binnen je organisatie de video kunnen bekijken, vanaf eender welk toestel. Daarnaast is het handig om de video’s te kunnen indelen in verschillende kanalen, eventueel elk met hun eigen toegangsrechten, en samen te werken rond die video’s bijvoorbeeld door de mogelijkheid om een reactie achter te laten. Microsoft Stream lost je probleem op.

 

Wat is Microsoft Stream?

Microsoft Stream, onderdeel van Office 365, is een platform voor bedrijfsvideo’s waarmee bedrijven intern video’s kunnen delen.

Het biedt één gecentraliseerde plek voor video management met diepgaande integratie met Office 365 en heeft de IT-management en beveiligingsmogelijkheden die bedrijven van verschillende groottes nodig hebben. Het geeft individuen een plek voor het bijdragen aan, het zoeken naar en ontdekken van al hun bedrijfsvideo’s. Ook is het de ideale cross-suite video service voor Office 365 waardoor gebruikers gemakkelijk hun video’s kunnen delen binnen Office 365 applicaties zoals SharePoint, Microsoft Teams en Yammer. Microsoft Stream is ook geïntegreerd met Office 365 Groups, wat inhoudt dat elke groep een aangewezen kanaal heeft. Hierdoor wordt het gemakkelijker om inhoud te beheren over alle teams.

Je gebruikt Stream in je webbrowser, of via de app voor Android (download) of iOS (download)

Maar er is meer. Stream heeft namelijk enkele intelligente functionaliteiten:

  • Spraak naar tekst. Deze functionaliteit werkt momenteel enkel voor Engels en Spaans gesproken video’s, maar maakt het dus mogelijk om automatisch een transkript te laten genereren. Dit maakt het mogelijk om relevante video’s snel terug te vinden, door te zoeken op kernwoorden.
  • Met gezichtsherkenning kunnen kijkers zien waar elk persoon in de video word vertoond. Een klikbare tijdslijn geeft elke plek aan waar ze voorkomen.
  • Schrijf je in de comments bijvoorbeeld 16:03 dan wordt hiervan een link gemaakt die verwijst naar dat punt in de video (minuut 16, seconde 3). Op deze manier kan je makkelijk feedback geven over bepaalde delen van de video.

 

Microsoft Stream of Video?

Je vraagt je wellicht af wat het verschil is tussen Microsoft Stream en Office 365 Video dat vier jaar geleden in november 2014 werd uitgebracht. Het korte antwoord is – niet heel veel. Office 365 Video was de naam van de eerste videostreamingservice die Microsoft introduceerde in Office 365. Het was echter alleen beschikbaar voor Office 365-abonnees. Omdat Microsoft het bereik wilde verbreden en een videostreamingservice beschikbaar wilde stellen aan klanten zonder Office 365-abonnement introduceerde het bedrijf Stream. Uiteindelijk zal Office 365 Video volledig vervangen worden door Stream.

 

Starten met Microsoft Stream

Om te starten met Microsoft Stream, klik je op de tegel “Stream” in de Office 365 App Launcher, of ga naar stream.microsoft.com.

Op de startpagina van Stream zie je trending video’s, instructievideo’s over het gebruik van Stream, je watchlist (als je video’s hebt toegevoegd om later te bekijken) en de kanalen die je volgt.

Nodig collega’s uit

Wanneer je collega’s uitnodigt in Stream, kunnen ze alle video-inhoud bekijken die werd geüpload (op basis van de rechten van de video), en hun eigen video’s uploaden.

Klik daarvoor in de navigatiebalk van Microsoft Stream op het pictogram “invite” (persoon met een plusteken) > zoek naar een collega of groep om uit te nodigen. Als je organisatie Azure Active-directory gebruikt, kan je zoeken door een naam of e-mailadres typen dat tot hetzelfde domein behoort als jou. Nadat je collega’s hebt toegevoegd, klik je op Uitnodigen.

Video uploaden

Om een video te uploaden klik je in het menu op ‘maken’ > ‘Video uploaden’. Selecteer een video van je computer of sleep je video naar het scherm. Je krijgt nu een scherm te zien waar je verschillende instellingen kan toevoegen.

Bij ‘details’ geef je een naam en beschrijving aan je video. Dit helpt jou en je collega’s later om sneller relevante video’s terug te vinden. Selecteer vervolgens ook de videotaal en een miniatuur dat je wilt tonen als startscherm.

stream video uploaden

Stel machtigingen en opties in

In het tweede tabblad stel je machtigingen in. Hiermee bepaal je wie je video kan zien en bewerken en waar hij zal worden weergegeven (kanalen en groepen).

stream video machtigingen

Als je wil dat iedereen in je organisatie de video kan bekijken, vink dan het selectievakje boven in het gedeelte Rechten aan. Je kan er ook voor kiezen om je video te delen met specifieke groepen, kanalen en individuele personen. Zij kunnen de video bekijken. Wil je hen ook rechten geven om de instellingen te bewerken, te verwijderen en te delen in andere groepen en kanalen, dan duid je deze personen aan als beheerder.

In het laatste tabblad, opties, geef je vervolgens aan of er personen getagd worden in de video, of kijkers reacties kunnen plaatsen onder de video en of je ondertitels wilt toevoegen.

 

Microsoft Stream gebruiken met andere apps

Teams

Als je een Microsoft Stream-kanaal of -video aan een tabblad in Teams wilt toevoegen, kopieer je de URL van het kanaal of de video van Stream. Selecteer vervolgens in Teams het plus-icoon in uw Team-kanaal> kies de tab Streamen en voeg de geplakte url toe.

stream-teams

Yammer

Stream video’s kan je delen op Yammer, de sociale netwerkdienst van Microsoft.

Klik onder de video op ‘delen’. In het scherm dat open zie je een rechtstreekse koppeling naar de video, die je kan kopiëren in Yammer. Je kan ook onder de URL klikken op de blauwe ‘share’ knop. Je krijgt vervolgens de mogelijkheid om een begeleidend tekstje toe te voegen bij de video en deze rechtreeks via Yammer te delen.

stream video delen op Yammer

SharePoint online

Om Microsoft Stream-kanalen en video’s in te sluiten in een SharePoint-site, kopieer je de URL van het kanaal of de video van Stream. Klik in SharePoint Online op het pluspictogram om een ​​webpart aan de pagina toe te voegen en selecteer vervolgens Microsoft Stream. selecteer of de bron een kanaal of video is > plak de URL> klik op Publiceren.

stream in sharepoint

OneNote

Als je Microsoft Stream-kanalen en -video’s wilt insluiten in uw OneNote-pagina, kopieer u de URL van het kanaal of de video van Stream. Op de OneNote-pagina waar je de video wilt, plak je vervolgens de URL zodat de video wordt weergegeven.

Stream video in OneNote

 

Meer integraties

Microsoft blijft integraties toevoegen voor Stream. Een laatste innovatie is de integratie van Forms in Microsoft Stream. Op die manier voeg je eenvoudig een quiz, poll of enquête toe aan je video’s om deze interactiever te maken.

Met de tips en stappen in deze post kan je alvast aan de slag om video in te zetten voor je interne communicatie. Heb je vragen? Contacteer ons gerust via info@cognit.be of 02/669 05 80.

Alle Office 365 apps ontdekken? Herbekijk hieronder onze webinar

Pagina 1 van 16

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.