Cognit

Minder werken en toch meer doen. Wie zegt daar neen tegen? Met Microsoft Flow maak je geautomatiseerde werkstromen tussen je favoriete apps rond email, productiviteit, notificaties, verzamelen van gegevens, social media en VEEL meer.

microsoft flow overzicht

Wat is Microsoft Flow?

Microsoft Flow is een online dienst die je toelaat om op een makkelijke manier werkstromen te maken over verschillende applicaties heen. Op die manier kan je tijdsintensieve taken en processen automatiseren.


Om een flow op te zetten hoef je geen technische achtergrond te hebben. Heb je een idee? Bekijk of je applicatie bij de lijst van beschikbare connectoren staat en ga aan de slag. Je workflow kan je werk van morgen al verlichten.

Dat was vroeger wel anders. Doorgaans werd toen gebruik gemaakt van SharePoint Designer Workflows en InfoPath om processen te automatiseren. Het opzetten daarvan – vooral de nodige connecties – duurde erg lang en vereiste de nodige technische kennis. Flow stelt deze connecties beschikbaar zodat je meteen aan de slag kan; eind 2016 waren er 60 connectors maar dat aantal groeide tot 150 in 2018 en op dit moment zijn er reeds 250 connectors. Daarnaast is het ook mogelijk om je eigen connectors te bouwen.

Wat is een workflow of werkstroom?

Een workflow of werkstroom is een voorgedefinieerd en herhaalbaar werkpatroon binnen een organisatie. Het is de automatisatie van een proces waarbij taken, informatie of documenten doorgegeven worden van een deelnemer naar een andere. De beste taken om te automatiseren in een workflow zijn die taken die vaak herhaald worden en veel tijd in beslag nemen.

Wat is een connector?

Elk systeem spreekt zijn eigen taal en heeft een unieke manier om om te gaan met de data die het bewaart. In de meeste gevallen kan je dus niet zomaar data van de ene bron in de andere gaan gebruiken. De data moet enerzijds gekoppeld worden én vertaald zodat die door de ontvanger begrepen wordt.

Flow geeft je 250 connectors (vertalers) die je meteen kan gebruiken en heel wat templates/sjablonen met kant-en-klare werkstromen tussen 2 of meerdere apps.

Wil je bijvoorbeeld op de hoogte gehouden worden wanneer iemand je hashtag gebruikt op twitter? Dan kan je gebruik maken van een bestaande connector die zoekt binnen twitter en vervolgens, wanneer iemand je hashtag gebruikt, de details naar een SharePoint lijst wegschrijft en jou een notificatie stuurt via email.
Microsoft flow twitter -sharepoint

Een ander voorbeeld – ontvang je facturen op je gmail (of een ander) email adres dan kan je deze mails loggen in een excel file en de bijlagen (facturen) bewaren in Dropbox of OneDrive.

Microsoft flow-gmail

Starten met Microsoft Flow

De meeste Office 365 abonnementen bevatten Flow, de prijzen vind je hier. Om in te loggen ga je naar de Flow website. Heb je ondersteuning nodig bij het opzetten van Flow? Neem dan gerust contact op.

Een uitgebreide introductie kan je hier bekijken (36:53 minuten).

Enkele interessante bronnen

Ontdek meer Office 365 apps:

 

Een vraag over het automatiseren van taken met Microsoft Flow? Contacteer ons via info@cognit.be of bel 02/6690580.

 

 

 

Azure in klare taal

Microsoft Azure, wat is dat precies? De officiële omschrijving bij Microsoft zelf luidt:

Microsoft Azure is een set cloudservices die constant blijft groeien en uw organisatie helpt te voorzien in allerlei zakelijke uitdagingen. Azure geeft u de vrijheid om met uw favoriete hulpprogramma’s en frameworks, toepassingen te ontwikkelen, beheren en implementeren op een omvangrijk, wereldwijd netwerk.

Duidelijk? Wellicht niet, tenzij je reeds ervaring het met Azure. In deze blogpost tracht ik jou in klare taal een idee te geven van wat Azure precies is en waarom je het zou gaan gebruiken. Maar vooraleer we dieper kunnen ingaan op Azure moeten we het eerst kort hebben over de begrippen Cloud Computing, PaaS, SaaS en IaaS.

 

Cloud computing

Cloud computing is eenvoudig gezegd het leveren van computingservices (daaronder verstaan we onder andere servers, opslag, databases, software, netwerk- en analysefuncties) via het internet (ook ‘de cloud’ genoemd). De belangrijkste voordelen van deze zaken naar de cloud te brengen zijn; de kostprijs (geen grote eenmalige investering nodig), snelheid (de services zijn meteen beschikbaar) , schaalbaarheid (je kan minder of meer afnemen naargelang de nood) en betrouwbaarheid (beveiliging is een topprioriteit van cloud leveranciers).

Enkele zaken die je kan doen in de cloud zijn:

  • Apps en services opzetten
  • Data bewaren, back-uppen en herstellen
  • Websites en blogs hosten
  • Audio en video streamen
  • Software on demand aanbieden (hierbij heeft de klant toegang tot de software via internet of een privénetwerk)
  • Data-analyses maken

 

Soorten cloud services

De meeste cloud computing diensten vallen in deze 3 categorieën: Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) en Software as a Service (SaaS).

Infrastructure as a Service (IaaS)

Bij IaaS huur je IT-infrastructuur zoals servers, virtuele machines, opslag, netwerken en besturingssystemen van een cloud dienstverlener. Daardoor vermijd je zelf de (grote) investering in hardware en huur je dus gewoon de infrastructuur zolang dat voor je nodig is. Voor tijdelijke softwaretests bijvoorbeeld is dit heel interessant. De huurprijs kan een vaste prijs per maand, week, dag of zelfs uur zijn – of een variabele kost naargelang de gebruikte opsla- en verwerkingscapaciteit.

Platform as a Service (PaaS)

Platform as a Service (PaaS) verwijst naar cloud computing diensten die een omgeving bieden voor het ontwikkelen, testen, opleveren en beheren van software applicaties. PaaS maakt het voor ontwikkelaars makkelijker om snel web- of mobiele applicaties te maken, zonder dat ze zich zorgen moeten maken over het opzetten of beheren van de onderliggende infrastructuur van servers, opslag, netwerk en databases die nodig zijn voor de ontwikkeling.

Software as a Service (SaaS)

Software as a Service is een methode om software applicaties aan te bieden over het internet, onder een abonnementsformule. Bij een SaaS model host en beheert de cloud dienstverlener de software applicatie én de onderliggende infrastructuur. Hij staat dan ook in voor de onderhoudsdiensten aan die infrastructuur, zoals software upgrades en beveiligingspatches.

IaaS, PaaS en SaaS overzicht

De grote kracht van cloud computing zit ‘m in het feit dat je kan afnemen wat je wil, wanneer je dat wil, en evengoed opnieuw opzegt wanneer je dat wil. Lees ook: 5 argumenten om te kiezen voor de cloud.

Wat is Microsoft Azure?

Azure is het cloudplatform van Microsoft. Het is een steeds groter wordende verzameling van cloudservices met ongeëvenaarde continuïteitsgaranties.

Azure biedt veel standaard functionaliteiten die door software-ontwikkelaars gebruikt kunnen worden om snel apps te bouwen, te testen en in productie te nemen. Het staat aan de basis van onder andere SharePoint Online en Office 365 en ondersteunt alle gangbare programmeertalen.

Sneller innoveren

Een vaak gehoorde term bij ontwikkelaars is de ‘time to market’. Deze is bij innovatie essentieels. Ontwikkelaars willen zich dan ook niet bezighouden met het ontwikkelen of aanpassen van standaard functionaliteiten. Denk aan beveiliging, toegangsbeheer, dataverzameling, frameworks voor mobiele apps op alle platformen, … Azure neemt dus niet enkel de zorgen voor het serverbeheer uit handen, het is ook een nieuwe ontwikkelomgeving. Er zijn op Azure ondertussen tools beschikbaar voor Big Data, AI (kunstmatige intelligentie), NLP (Natural Language Processing) en het IoT (Internet of Things). Daarmee staat voor iedere organisatie de deur naar intelligente apps en netwerken met grootse mogelijkheden open.

Betaal voor gebruik

Door het Pay as you use model betaal je geen cent te veel. Heb je na de kantooruren bijvoorbeeld maar nood aan 1 actieve server in plaats van 3 overdag? Dan kan je 2 servers automatisch laten uitschakelen en betaal je buiten de kantooruren ook niet voor het gebruik ervan. Ook wanneer je tijdelijk met minder mensen werkt dan is je rekening ook lager. Groeit je bedrijf daarentegen? Dan heb je binnen de minuut de nodige extra capaciteit ter beschikking.

Duizenden bedrijven wereldwijd vertrouwen vandaag op Azure voor hun bedrijfskritische processen.

Starten met Azure

Wanneer je een betaald abonnement hebt op Office 365, Microsoft Dynamics CRM, Enterprise mobility Suite of andere Microsoft services, dan heb je een gratis abonnement voor Azure AD. Ga naar https://portal.azure.com en log in met je Office 365 account.

Nog geen account? Maak dan hier een gratis account aan: https://azure.microsoft.com/nl-nl/free/ .

Alle mogelijkheden binnen Azure bespreken zou onmogelijk zijn in 1 blogpost, maar dit is alvast wat je te zien krijgt:

azure interface

Ontdek meer Office 365 apps:

Wil je graag eens bespreken wat de mogelijkheden van Azure zijn voor jouw organisatie?
Neem dan vrijblijvend contact op via info@cognit.be of 02/6690580

 

Microsoft Office Delve: wat is het?

Delve toont jou relevante content, documenten en contactinformatie gebaseerd op jouw activiteit en samenwerking met andere collega’s. De applicatie draait dus niet om content creatie, maar wel om het presenteren van die content die voor jou, vandaag, het belangrijkste is. Verlies je weleens tijd met het zoeken naar documenten of contactgegevens van collega’s? Lees dan zeker verder.

Delve appMicrosoft Office 365, dat zijn meer dan 20 apps om efficiënter samen te werken. De kans is groot dat je documenten maakt en deelt in verschillende van die apps. Je bewaart bijvoorbeeld documenten binnen OneDrive voor bedrijven zodat je deze vanop locatie kan bekijken. Daarnaast bewaar je documenten rond projecten binnen Teams en stuur je geregeld PDF’s als bijlage in een email naar collega’s. SharePoint gebruik je dan weer voor het invoeren van je reiskosten in een declaratieformulier. Erg handig, al die tools, maar de kans is groot dat je na verloop van tijd niet meer weet waar je bepaalde informatie kan terugvinden. Gelukkig is er Delve.

Binnen Delve vind je de content die voor jou het meest relevant is meteen terug. Je hoeft de titel of locatie van het document daarvoor niet te onthouden; Delve toont je automatisch de documenten waaraan je het laatst gewerkt hebt. Daarnaast zie je meteen ook de collega’s met wie je vaak samenwerkt, met contactgegevens, links naar documenten die jullie delen en een overzicht bestanden waaraan hij of zij heeft gewerkt.

Al je relevante content binnen 1 klik

Delve weet deze resultaten steeds relevanter te maken dankzij machine learning. Die achterliggende technologie wordt Office Graph genoemd. Hoe meer informatie er beschikbaar is, hoe effectiever de technologie. Office Graph brengt relaties tussen inhoud en activiteiten binnen Office 365 in kaart en doet dat afzonderlijk voor elke gebruiker. Elke gebruiker ziet binnen Delve daardoor wat voor hem het meest relevant is.

Onderstaande afbeelding geeft weer hoe zo’n relaties tot stand komen.

Delve connecties

Is Delve dan wel veilig?

De kans is groot dat, wanneer je voor het eerst al die documenten van je collega’s ziet, je jezelf afvraagt of Delve wel zo veilig is. Er zijn namelijk ook bestanden die je niet zomaar met iedereen wil delen. Je mag echter gerust zijn; Delve wijzigt geen machtigingen en toont enkel die zaken waarvoor een gebruiker de nodige rechten heeft. Collega’s van jouw afdeling zien dus wel dat je een bestand wijzigt uit de gedeelde folder, maar zien niet welke persoonlijke documenten je leest, welke mails je verstuurt en ontvangt of welke skype gesprekken je voert. Uitgebreide informatie over hoe die beveiliging werkt vind je hier.

Belangrijk om weten is dat je persoonlijke bestanden aangeduid worden met een slotje. Je ziet zo in 1 oogopslag dat deze niet gedeeld worden. Van je andere bestanden kan je nagaan met wie ze gedeeld zijn door op de 3 puntjes te klikken en te kiezen voor ‘wie kan dit zien?

Delve wie kan dit zien

Hoe helpt Microsoft Delve jouw organistie?

Delve maakt het makkelijker voor teams om samen te werken aan documenten en snel informatie van en over mekaar terug te vinden. Gebruik het als een centrale hub en je zal nooit nog uren tijd verliezen met het zoeken naar documenten binnen folders.

De meeste organisaties kennen de mogelijkheden van Delve niet omdat ze niet gewend zijn op deze manier samen te werken. Probeer Delve even zelf uit en zie zelf hoe het je productiviteit kan verhogen.

Delve is standaard beschikbaar binnen verschillende Office 365 pakketten. Via de mobiele apps voor iOS en Android kan je Delve ook onderweg gebruiken.

Herbekijk de webinar:Office 365; Meer dan 20 apps om efficiënter samen te werken

 

Met Microsoft Forms maak je eenvoudig een formulier, quiz, enquête of poll die je kan delen met al je contacten, binnen én buiten de organisatie. De resultaten worden automatisch overzichtelijk gemaakt in een handig dashboard. Deze kan je vervolgens downloaden naar excel mocht je verder met de data aan de slag willen. Of je visualiseert je data meteen in PowerBI zoals in deze tutorial.

Dergelijke functionaliteit is zonder de juiste software vaak omslachtig, maar Forms zit gewoon inbegrepen in je Office 365 abonnement. Daarbovenop werkt Forms op elke web browser en zelfs mobiele toestellen. In deze blog bekijken we hoe je je eerste Form opzet en wat alle mogelijkheden zijn.

 

Een formulier opmaken

Via https://forms.office.com heb je toegang tot Microsoft Forms. Op de startpagina zie je een overzicht van jouw formulieren en formulieren waar jij toegang tot hebt.

formulier quizVia de twee grote knoppen kan je meteen een nieuw formulier of quiz aanmaken. Beide opties lijken in eerste instantie gelijk, maar bij de quiz kan je antwoorden en scores toevoegen en wiskundige vergelijkingen als vraag toevoegen. De gebruiker die de quiz invult ziet meteen welke antwoorden al dan niet fout beantwoord werden en welke score hij of zij behaalde. Als beheerder kan je dan weer eenvoudig feedback sturen naar de gebruiker. Een erg eenvoudige manier dus om een online test op te maken.

Soorten vragen

Je kan verschillende soorten vragen toevoegen aan je formulier of quiz.

  • Open vragen. Hierbij kan je aangeven of er een kort of lang antwoord kan ingegeven worden. Eventueel kan je wat extra toelichting schrijven bij de vraag. Verwacht je een getal als antwoord, dan kan je de mogelijke antwoorden beperken tot een getal, binnen een bepaalde range.
  • Keuzevragen. Hierbij kan de gebruiker een of meerdere antwoorden selecteren.
  • Beoordelingsvragen. Hierbij kan de gebruiker een beoordeling geven, in sterren of een cijfer.
  • Datumvragen. Hierbij kan de gebruiker een datum aanduiden op een agenda.
  • Classificatievragen. Hierbij kan de gebruiker de voorgestelde velden verplaatsen of verslepen om ze zo naar wens te schikken.
  • Likert-vragen. Hierbij kan de gebruiker aangeven in welke mate verschillende zaken van toepassing zijn.
  • Net promotor score. Hierbij kan de gebruiker aangeven wat de waarschijnlijkheid is dat hij jou of je organisatie zou aanbevelen.

forms soorten vragen

Intuïtieve interface

De interface van Microsoft Forms is heel intuïtief. Je kan heel eenvoudig een vraag dupliceren (1), verwijderen (2), verplaatsen (3) of verplicht maken (4). Via de 3 puntjes (5) zie je extra opties voor het type vraag waarmee je werkt.

forms interface

Doordat je online werkt worden je wijzigingen binnen Microsoft Forms meteen bewaard. Daardoor riskeer je nooit gegevens te verliezen.

Vertakkingen toevoegen

Maar forms biedt ook wat meer geavanceerde mogelijkheden, zoals het instellen van ‘vertakkingen’. Je vindt deze optie door te klikken op de 3 puntjes rechtsboven eens je formulier klaar is.

forms vertakkingen

Je ziet vervolgens de hele vragenlijst. Van hieruit kan je per vraag een ‘vertakking’ toevoegen. Stel dat je een meerkeuzevraag hebt met twee opties, dan kan je wanneer iemand optie ‘1’ kiest verwijzen naar vraag 1 maar wanneer iemand optie ‘2’ kiest meteen verwijzen naar vraag 3.

Formulier verrijken met foto’s en video

Bij iedere vraag kan je een foto of video toevoegen. Daarmee maak je je formulier of quiz meteen aantrekkelijker. Je kan een foto uploaden of selecteren vanuit OneDrive of bing. Voor het invoegen van een video volstaat het om de Youtube URL de plakken.

forms afbeeldingen

Een thema kiezen

Het toevoegen foto’s en video’s is niet de enige mogelijkheid om je formulier of quiz aantrekkelijker te maken. Je kan de layout namelijk ook aanpassen door bovenin de ribbon op ‘thema’ te klikken. Hier kan je een vooringestelde kleur en achtergrond selecteren, of zelf een beeld of kleur toevoegen.

Wil je graag even bekijken hoe het resultaat eruit ziet? Klik dan bovenin de ribbon op de knop ‘voorbeeld’ om een preview te bekijken.

forms thema

 

Formulier delen

Eens je formulier klaar is ontbreekt er natuurlijk nog 1 belangrijke stap; je formulier delen.
Klik daarvoor bovenin de ribbon op ‘delen’ (1).

In het scherm dat openklapt krijg je verschillende opties. Allereerst selecteer je wie het formulier kan invullen; enkel personen binnen je organisatie, of iedereen (2).

Daaronder zie je verschillende oties om je formulier te delen.

  • Je kan de koppeling kopiëren (3) om deze vervolgens zelf te delen via je gewenste kanalen
  • Je kan een qr code genereren (4) die men kan scannen om je formulier te bekijken
  • Je kan een embed code genereren (5) om het formulier bijvoorbeeld op je website te plaatsen
  • Je kan de link naar het formulier via mail verspreiden (6)

forms delen

 

Samenwerken aan formulieren

Het gehele Office 365 pakket draait natuurlijk om samenwerking en ook binnen Microsoft Forms zitten enkele handige opties om samen te werken aan formulieren.

Via de knop ‘delen’ in de ribbon krijg je 2 handige opties te zien:

  • Delen als sjabloon: je collega kan het sjablook hergebruiken om een soortgelijk formulier te maken
  • Delen om samen te werken: je collega kan het formulier bekijken en aanpassingen doen

 

Conclusie

Heel wat mensen gebruiken vandaag Surveymonkey, Typeform of allerhande website plugins om formulieren op te maken. Hoewel dit goede tools zijn, is hetzelfde vaak mogelijk in Forms. En doordat Forms inbegrepen zit in het Office 365 pakket en ontzettend makkelijk is in gebruik is het vaak een betere oplossing. Daarnaast zijn de mogelijke integraties met bijvoorbeeld PowerBI een enorme plus. Test Forms daarom zeker zelf even uit op https://forms.office.com met de tips die ik je hierboven meegaf!

Heb je vragen over Forms of een andere Office 365 app? Neem gerust contact met ons op.

Herbekijk de webinar:Office 365; Meer dan 20 apps om efficiënter samen te werken

 

Microsoft Planner is de Office 365 app voor het beheren van je teamwerk en taken. In dit artikel bekijken we wat de mogelijkheden en voordelen zijn en hoe je vandaag nog eenvoudig kan starten met planner.

 

Wat is Microsoft Planner?

Planner is een oplossing om teamwerk en taken te organiseren – gelijkaardig aan Asana, Slack en Trello voor taak- en projectbeheer. Planner is onderdeel van Office 365 en vind je dus onder je Office 365 apps. Het laat teams toe om taken aan te maken binnen verschillende ‘plans’, deze toe te wijzen aan verschillende gebruikers, bestanden toe te voegen en de vooruitgang van taken te volgen door middel van dashboards.

 

planner tile

 

Wie kan Office 365 Planner gebruiken?

Planner zit inbegrepen in deze Office 365 abonnementen: Alle Enterprise abonnementen (E1, E3 & E5), Business Essentials, Premium en Onderwijs abonnementen. Planner staat automatisch ingeschakeld voor iedereen binnen de organisatie, maar dit kan door de beheerder op gebruikersniveau aangepast worden.

 

Waarom Planner gebruiken?

Er zijn twee belangrijke redenen waarom heel wat organisaties Planner gebruiken voor taak- en projectbeheer: de integratie met andere Microsoft oplossingen en de kost.

Microsoft integraties

Planner integreert standaard met alle andere Office 365 applicaties. De verschillende apps vullen mekaar aan en door binnen het Microsoft ecosysteem te blijven kan je daardoor vaak efficiënter werken. Enkele voorbeelden:

  • Integreer taken in Outlook
  • Voeg documentatie uit SharePoint toe aan taken
  • Bespreek een project binnen Teams en start bijvoorbeeld een video-gesprek

Hoewel er honderden andere applicaties zijn voor het beheren van taken en projecten, zal je daar steeds moeten switchen tussen je verschillende applicaties. Dit maakt het vaak moeilijk om applicaties en gegevens te koppelen en verlaagt je productiviteit.

 

Kostprijs

Heb je reeds Office 365 binnen je organisatie, dan is de kans groot dat je reeds toegang hebt tot Planner. Je kan op die manier eenvoudig besparen op licentiekosten voor andere, externe tools.

 

Van start met Planner

Plan maken

Planner zit sterk verweven met Office 365 Groups. Wanneer je eerder al een group aanmaakte werd er reeds automatisch een plan aangemaakt. Je ziet deze dan staan op de startpagina van Planner. Het omgekeerde geldt overigens ook; wanneer je een plan aanmaakt wordt er achterliggend een Office 365 group gemaakt. Deze maakt het eenvoudig voor jou en de mensen waarmee je samenwerkt om niet enkel in Planner, maar ook in OneNote, Outlook OneDrive en meer apps zamen te werken.

Heb je nog geen plan dan kan je er eenvoudig een aanmaken. Dit doe je door linksboven te klikken op ‘nieuw plan’ en de info in het pop-up scherm aan te vullen.

Plan maken

Leden toevoegen

Via de 3 puntjes bovenin je nieuwe plan omgeving zie je de optie ‘leden’. Klik hierop door om naar de group te gaan die automatisch aangemaakt werd met je plan.

Planner leden toevoegen

Je ziet hier de optie ‘leden toevoegen’, waarbij je nieuwe leden kan toevoegen door te zoeken op naam of email adres.

leden toevoegen planner

Taken maken

Eens je plan aangemaakt is en er leden toegevoegd zijn kan je starten met het aanmaken van taken. Klik daarom binnen je plan op het ‘+’ teken. Voer een taaknaam en einddatum in en wijs de taak toe aan jezelf of een van je collega’s. Klik op ‘taak toevoegen’.

taak planner

Eens je taak werd aangemaakt kan je doorklikken op de taak om meer details toe te voegen, indien nodig. Voeg een begindatum toe, een beschrijving, controlelijst, of bijlage (Deze kan je toevoegen vanuit OneDrive of je kan een bestand uploaden). Aan de rechterzijde zie je ook kleine, gekleurde ‘post-it’ tabs, waarmee je je nog een kleurcode kan toewijzen aan je taken.

Microsoft Planner

Voortgang bekijken

Via de knop ‘planner hub’ zie je een overzicht van je plans en de vooruitgang ervan. De belangrijkste informatie wordt hier op een eenvoudige manier visueel weergegeven.
Je ziet hoeveel taken binnen een plan verlaat, in uitvoering, niet gestart en voltooid zijn.

planner hub

Je taken zelf kan je bekijken in verschillende weergaven. Deze bereik je via de tabs ‘bord’, ‘grafieken’ en ‘planning’.

In de ‘bord’ weergave zie je je verschillende taken als tegels weergegeven. Om het voor jezelf makkelijker te maken kan je deze nog verder opdelen in ‘buckets’, zodat de tegels in verschillende kolommen naast mekaar komen te staan. Je kan de tegels eenvoudig van een kolom (bucket) naar een andere slepen. Taken die te laat zijn worden in het rood weergegeven en met 1 klik kan je taken als ‘voltooid’ markeren.

taak voltooid

De ‘grafiek’ weergave geeft een high level overzicht van je taken binnen een plan. Deze worden opgedeeld volgens hun status; niet gestart, te laat, wordt uitgevoerd en voltooid. Daarnaast zie je ook aan wie de taken toegekend staan. Deze view biedt zo een goede manier om snel de status van je projecten op te volgen.

Via de ‘planning’ weergave krijg je een overzicht van je taken in een kalender weergave. Ook hier kan je eenvoudig taken verslepen naar een andere datum of sleep je niet-geplande taken naar de kalender om een datum toe te wijzen.

planning view

 

Planner koppelen met Outlook

Van zodra een taak binnen planner een begin- of einddatum heeft, kan je ervoor kiezen om deze te zien in je Outlook agenda. De instructies om dat te doen lees je hier. Ook herinneringen ontvang je dan via de gekende Outlook ervaring.

Met deze stappen heb je een goede introductie tot Microsoft Planner. Ondanks zijn eenvoud biedt de app heel wat mogelijkheden, zeker door de integratie met de andere Office 365 apps.

 

Ontdek meer Office 365 apps:

Heb je vragen over Office 365 Planner? Onze Office 365 experts helpen je graag. Neem contact op via info@cognit.be  of 026690580.

Video is een geweldige manier om kennis binnen je organisatie te delen. Gebruik je weleens video om bijvoorbeeld opnames van vergaderingen, presentaties of trainingen te delen? Dan heb je vast ondervonden dat de bestaande communicatiekanalen daarvoor niet 100% geschikt zijn. Je wil namelijk dat enkel medewerkers binnen je organisatie de video kunnen bekijken, vanaf eender welk toestel. Daarnaast is het handig om de video’s te kunnen indelen in verschillende kanalen, eventueel elk met hun eigen toegangsrechten, en samen te werken rond die video’s bijvoorbeeld door de mogelijkheid om een reactie achter te laten. Microsoft Stream lost je probleem op.

 

Wat is Microsoft Stream?

Microsoft Stream, onderdeel van Office 365, is een platform voor bedrijfsvideo’s waarmee bedrijven intern video’s kunnen delen.

Het biedt één gecentraliseerde plek voor video management met diepgaande integratie met Office 365 en heeft de IT-management en beveiligingsmogelijkheden die bedrijven van verschillende groottes nodig hebben. Het geeft individuen een plek voor het bijdragen aan, het zoeken naar en ontdekken van al hun bedrijfsvideo’s. Ook is het de ideale cross-suite video service voor Office 365 waardoor gebruikers gemakkelijk hun video’s kunnen delen binnen Office 365 applicaties zoals SharePoint, Microsoft Teams en Yammer. Microsoft Stream is ook geïntegreerd met Office 365 Groups, wat inhoudt dat elke groep een aangewezen kanaal heeft. Hierdoor wordt het gemakkelijker om inhoud te beheren over alle teams.

Je gebruikt Stream in je webbrowser, of via de app voor Android (download) of iOS (download)

Maar er is meer. Stream heeft namelijk enkele intelligente functionaliteiten:

  • Spraak naar tekst. Deze functionaliteit werkt momenteel enkel voor Engels en Spaans gesproken video’s, maar maakt het dus mogelijk om automatisch een transkript te laten genereren. Dit maakt het mogelijk om relevante video’s snel terug te vinden, door te zoeken op kernwoorden.
  • Met gezichtsherkenning kunnen kijkers zien waar elk persoon in de video word vertoond. Een klikbare tijdslijn geeft elke plek aan waar ze voorkomen.
  • Schrijf je in de comments bijvoorbeeld 16:03 dan wordt hiervan een link gemaakt die verwijst naar dat punt in de video (minuut 16, seconde 3). Op deze manier kan je makkelijk feedback geven over bepaalde delen van de video.

 

Microsoft Stream of Video?

Je vraagt je wellicht af wat het verschil is tussen Microsoft Stream en Office 365 Video dat vier jaar geleden in november 2014 werd uitgebracht. Het korte antwoord is – niet heel veel. Office 365 Video was de naam van de eerste videostreamingservice die Microsoft introduceerde in Office 365. Het was echter alleen beschikbaar voor Office 365-abonnees. Omdat Microsoft het bereik wilde verbreden en een videostreamingservice beschikbaar wilde stellen aan klanten zonder Office 365-abonnement introduceerde het bedrijf Stream. Uiteindelijk zal Office 365 Video volledig vervangen worden door Stream.

 

Starten met Microsoft Stream

Om te starten met Microsoft Stream, klik je op de tegel “Stream” in de Office 365 App Launcher, of ga naar stream.microsoft.com.

Op de startpagina van Stream zie je trending video’s, instructievideo’s over het gebruik van Stream, je watchlist (als je video’s hebt toegevoegd om later te bekijken) en de kanalen die je volgt.

Nodig collega’s uit

Wanneer je collega’s uitnodigt in Stream, kunnen ze alle video-inhoud bekijken die werd geüpload (op basis van de rechten van de video), en hun eigen video’s uploaden.

Klik daarvoor in de navigatiebalk van Microsoft Stream op het pictogram “invite” (persoon met een plusteken) > zoek naar een collega of groep om uit te nodigen. Als je organisatie Azure Active-directory gebruikt, kan je zoeken door een naam of e-mailadres typen dat tot hetzelfde domein behoort als jou. Nadat je collega’s hebt toegevoegd, klik je op Uitnodigen.

Video uploaden

Om een video te uploaden klik je in het menu op ‘maken’ > ‘Video uploaden’. Selecteer een video van je computer of sleep je video naar het scherm. Je krijgt nu een scherm te zien waar je verschillende instellingen kan toevoegen.

Bij ‘details’ geef je een naam en beschrijving aan je video. Dit helpt jou en je collega’s later om sneller relevante video’s terug te vinden. Selecteer vervolgens ook de videotaal en een miniatuur dat je wilt tonen als startscherm.

stream video uploaden

Stel machtigingen en opties in

In het tweede tabblad stel je machtigingen in. Hiermee bepaal je wie je video kan zien en bewerken en waar hij zal worden weergegeven (kanalen en groepen).

stream video machtigingen

Als je wil dat iedereen in je organisatie de video kan bekijken, vink dan het selectievakje boven in het gedeelte Rechten aan. Je kan er ook voor kiezen om je video te delen met specifieke groepen, kanalen en individuele personen. Zij kunnen de video bekijken. Wil je hen ook rechten geven om de instellingen te bewerken, te verwijderen en te delen in andere groepen en kanalen, dan duid je deze personen aan als beheerder.

In het laatste tabblad, opties, geef je vervolgens aan of er personen getagd worden in de video, of kijkers reacties kunnen plaatsen onder de video en of je ondertitels wilt toevoegen.

 

Microsoft Stream gebruiken met andere apps

Teams

Als je een Microsoft Stream-kanaal of -video aan een tabblad in Teams wilt toevoegen, kopieer je de URL van het kanaal of de video van Stream. Selecteer vervolgens in Teams het plus-icoon in uw Team-kanaal> kies de tab Streamen en voeg de geplakte url toe.

stream-teams

Yammer

Stream video’s kan je delen op Yammer, de sociale netwerkdienst van Microsoft.

Klik onder de video op ‘delen’. In het scherm dat open zie je een rechtstreekse koppeling naar de video, die je kan kopiëren in Yammer. Je kan ook onder de URL klikken op de blauwe ‘share’ knop. Je krijgt vervolgens de mogelijkheid om een begeleidend tekstje toe te voegen bij de video en deze rechtreeks via Yammer te delen.

stream video delen op Yammer

SharePoint online

Om Microsoft Stream-kanalen en video’s in te sluiten in een SharePoint-site, kopieer je de URL van het kanaal of de video van Stream. Klik in SharePoint Online op het pluspictogram om een ​​webpart aan de pagina toe te voegen en selecteer vervolgens Microsoft Stream. selecteer of de bron een kanaal of video is > plak de URL> klik op Publiceren.

stream in sharepoint

OneNote

Als je Microsoft Stream-kanalen en -video’s wilt insluiten in uw OneNote-pagina, kopieer u de URL van het kanaal of de video van Stream. Op de OneNote-pagina waar je de video wilt, plak je vervolgens de URL zodat de video wordt weergegeven.

Stream video in OneNote

 

Meer integraties

Microsoft blijft integraties toevoegen voor Stream. Een laatste innovatie is de integratie van Forms in Microsoft Stream. Op die manier voeg je eenvoudig een quiz, poll of enquête toe aan je video’s om deze interactiever te maken.

Met de tips en stappen in deze post kan je alvast aan de slag om video in te zetten voor je interne communicatie. Heb je vragen? Contacteer ons gerust via info@cognit.be of 02/669 05 80.

Alle Office 365 apps ontdekken? Herbekijk hieronder onze webinar

Stuur jij nog vaak bestanden of communicatie (bijvoorbeeld rond bepaalde werkdocumenten) heen-en-weer met teamleden, waardoor informatie vaak verloren gaat?  Moet je vaak zoeken naar het juiste bestand? Is het moeilijk om iedereen binnen je team op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen? Dan wordt het tijd dat je deze productivity killers aanpakt. Maak kennis met Microsoft teams. Het is een tool die we bij Cognit dagelijks gebruiken. Het helpt ons om efficiënter samen te werken binnen departementen.

Microsoft Teams

 

Wat is Microsoft Teams

Microsoft Teams is een digitale hub die je toelaat om efficiënt samen te werken binnen departementen. Het maakt communicatie binnen departementen, rond bestanden en projecten makkelijk en inzichtelijk door andere Office 365 oplossingen te integreren. Alle personen, inhoud en tools zijn er beschikbaar om de betrokkenheid van je team te optimaliseren en efficiënt samen te werken. Er is een Teams app beschikbaar voor iOS, Android en Windows, voor mobiel en PC.

 

Vervangt Microsoft Teams mijn andere apps?

Je hoeft Teams niet te zien als een vervanger voor andere Office apps, maar eerder als een geïntegreerde oplossing van die apps. De bel- en chat functionaliteiten van Skype for Business en Yammer zitten verweven in Teams, je kan er Word en Excel bestanden bekijken en bewerken die op SharePoint bewaard zijn en je kan een takenlijst van Microsoft Planner integreren. En dat is lang niet alles, je kan bijvoorbeeld ook rechtstreeks vanuit Teams vergaderingen inplannen met collega’s. Deze worden dan automatisch gesynchroniseerd met je Outlook agenda. Notities? Die hou je makkelijk bij dankzij de OneNote integratie en dankzij de koppeling met PowerBI behoud je het overzicht met handige dashboards en grafieken. Teams vervangt de afzonderlijke apps niet maar helpt je wel efficiënter communiceren door al deze functionaliteiten te combineren.

 

Zal Teams Skype for Business vervangen?

Microsoft liet in september weten dat Teams uiteindelijk Skype for Business zal vervangen als Unified Communications platform. Skype for Business was voor Microsoft de eerste stap om een plaats in de zakelijke communicatie markt te veroveren. Vandaag zien we dat Microsoft inzet op meer geïntegreerde oplossingen die voor iedereen te begrijpen en gebruiken is. Een integratie van Skype for Business in Teams is een belangrijk onderdeel van die filosofie. Op deze pagina vertelt Microsoft meer over zijn visie met betrekking tot Teams en Skype for Business.

 

5 goede redenen om te starten met Microsoft Teams

  • Teams is de ideale start van je werkdag: het geeft je meteen toegang tot alle gesprekken, bestanden en tools binnen je teamwerkruimte
  • Teams is Microsofts paradepaardje in hun visie van intelligente communicatie en samenwerking. En dat zie je aan de mate waarin het platform verder ontwikkeld wordt. Enkele geavanceerde mogelijkheden zoals automatische transcriptie van vergaderopnamen, Cortana voice-interactie voor apparaten geschikt voor Teams en mobiel delen tijdens vergaderingen zijn daarvan het perfecte bewijs
  • Teams laat je toe om ook externen op een veilige manier uit te nodigen tot je team omgeving met documenten en chats, zonder de controle te verliezen over je eigen bedrijfsgegevens
  • Binnen teams kan je ook apps van derden integreren. Door gegevens uit Zendesk, Salesforce of bijvoorbeeld Mailchimp te integreren heb je alles op 1 plaats en hoef je minder te switchen tussen applicaties
  • Binnen teams kan je ook andere bestandslocaties toevoegen. Hebben jij en je team documenten in Dropbox of Google Drive staan? Dan kan je ook die locaties toevoegen zodat je 1 centrale plek hebt om deze bestanden te raadplegen

 

Hoe starten met Microsoft Teams

Teams is beschikbaar in een desktopversie én een mobiele app. De desktopversie vind je binnen je Office 365 omgeving en de mobiele app download je uit de gekende mobile stores. Een eerste stap nadat je Teams gedownload hebt is het aanmaken van teams en kanalen.

 

Teams en kanalen aanmaken

teams channel

Je Teams omgeving is opgedeeld in teams en kanalen. Wil je een werkplek creëren voor je marketing departement, dan maak je een team ‘marketing’ aan. Binnen dit team voeg je verschillende kanalen, zoals campagnes en events toe. Binnen de kanalen kan je vervolgens verschillende tabs toevoegen. Naast de standaard tabs (convesaties, bestanden en notities) kan je bijvoorbeeld links naar andere applicaties zoals Microsoft Planner of Forms toevoegen. In deze video leer je enkele nuttige tips over het structureren van je teams omgeving:

 

Deel bestanden

teams bestanden

Deel je een bestand in Microsoft Teams, dan wordt het op een van de volgende twee locaties opgeslagen. Bestanden die je deelt in een kanaal, worden opgeslagen op SharePoint Online. Bestanden die je deelt in Chat, via een privégesprek of groepsgesprek, worden opgeslagen in jouw eigen OneDrive for Business. Wist je dat je vanuit Teams heel eenvoudig naar je teambestanden en naar je eigen bestanden kunt navigeren? Linksboven in Teams tref je een aantal knoppen aan. Klik hiervoor op Bestanden.

 

Breng de communicatie op gang

teams conversatie

Teams draait rond communicatie. Wanneer je een bestand bijvoorbeeld in preview bekijkt kan je meteen een chat beginnen met feedback rond dat bestand. Andere teamleden kunnen daarop vervolgens reageren. Alle gesprekken blijven zichtbaar op het tabblad conversaties en daar kan je gebruik maken van enkele leuke functionaliteiten. Door @ te typen kan je bijvoorbeeld je team of een bepaalde collega taggen en in het berichtvenster kan je gifs selecteren om de conversatie net wat leuker te maken. Wil je liever 1-op-1 chatten, of met een selecte groep? Maak dan gebruik van de Chat functionaliteit. Je kunt hierbij ook chatten met mensen die geen lid zijn van je team.

 

Integreer meer services en apps

teams integraties 

en je al wat gekend met de basis functionaliteiten van Teams? Bekijk dan welke tools je nog meer kan integreren om je samenwerking te verbeteren. Pin bijvoorbeeld je belangrijkste websites en stel pushberichten in van twitter om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws.

 

Mis niets dankzij de tab activiteiten

teams activiteiten

Gelukkig hoef je niet helemaal terug te scrollen in de chatpane om de historie te raadplegen als je een weekje op verlof bent geweest. Via het Activiteiten venster, krijg je een overzicht van alle activiteiten die in Teams hebben plaatsgevonden. Zo kun je snel de historie zien en voor jezelf bepalen, welke items je nog even wilt teruglezen.

 

Microsoft Teams demo

Update: Tijdens Microsoft Ignite in Amsterdam gaf Microsoft een uitgebreide demo van Teams. Je kan ‘m hieronder herbekijken.

 

Herbekijk de webinar:Office 365; Meer dan 20 apps om efficiënter samen te werken

 

Dit artikel werd eerder gepubliceerd op https://www.techne.be/microsoft-teams-beter-samenwerken

Cognit is een start-through actief in de technologie met een internationale afzetmarkt. In België leveren we vooral diensten aan middelgrote en grote organisaties.

Internationaal viel ons Award Winning Intranet "Involv" onlangs nog in de prijzen. Om ons team verder te versterken zijn wij op zoek naar een gedreven en hands-on online marketeer.

Taakomschrijving

Je bent een kei in digitale marketing en je eerste verantwoordelijkheid is het voortdurend verbeteren van de marketing activiteiten.
Dagelijks ben je bezig met de uitwerking van e-mailcampagnes, blogposts, Social media, content op de site en proactieve marketing.
Je werkt in overleg met het hele team een plan van aanpak uit om de ambities wereldwijd te realiseren. Je kan hierbij steeds rekenen op ondersteuning van andere digital marketeers. Je zit wekelijks samen met de andere teams om de gerealiseerde resultaten te bespreken. Wij houden van een platte structuur en open organisatie, dus verwacht je aan een gedreven, no BS cultuur.

  • Je bent creatief en stuurt de verbetertrajecten omtrent marketing en site ontwikkeling (nieuwe vergelijkers/tools, nieuwe flows, content strategiën, UX …)
  • Je analyseert de behoeften van de sales en werkt samen ideeën.
  • Je doet proactief voorstellen ter verbetering van de conversieflows en start autonoom verbetertrajecten op.
  • Je stuurt de innovaties omtrent CRM, data of andere tools, Je werkt data-driven en beslissingen maak je op basis van data.

 Profiel

  • Gedreven: Je wacht niet om bepaalde aspecten te verbeteren en neemt zelf initiatief
  • Zelfstandig, zelfsturend: Je neemt graag uitdagingen aan en voert ze van A tot Z uit
  • Ervaring: Je hebt ervaring met dripping campaigns, LinkedIn, Google Adwords, Mailchimp, Wordpress, ...
  • Talen: Je bent vlot in het Nederlands & Engels
  • Denkvermogen: Think like there is no box

Jobgerelateerde competenties

  • Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Nieuwsbrief, e-nieuwsbrief (mailings)
  • Het communicatiebeleid van de organisatie bepalen Het budget en de uitgaven van de communicatieacties vastleggen
  • De kwaliteit van de verspreide informatie controleren
  • Schriftelijke, visuele of audiovisuele communicatieproducten uitwerken
  • Een partnernetwerk uitbouwen Informatie over de sector, reglementeringen, technische informatie en mediaverslaggeving opvolgen
  • De communicatie voorbereiden (inhoud verzamelen, evalueren, selecteren, opstellen, ...)
  • Communicatiedragers ontwikkelen: Sociale mediaprofielen
  • Sociale media-toepassingen inzetten in professionele processen
  • Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Catalogi, brochures, affiches
  • De inhoud van een website beheren
  • Publicrelationsacties, informatieverspreiding en promotieacties opzetten
  • Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Persberichten

Persoonsgebonden competenties

  • Commercieel zijn
  • Leervermogen hebben
  • Regels en afspraken nakomen
  • Resultaatgerichtheid
  • Creatief denken (Inventiviteit)
  • Zin voor nauwkeurigheid hebben
  • Plannen (= ordenen)
  • Samenwerken als hecht team
  • Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
  • Zelfstandig werken
  • Contactvaardig zijn

Aanbod

We bieden een positie aan waar je enorm in kan groeien en veel vrijheid hebt om te innoveren.
Je komt terecht in een kleine, gedreven organisatie die internationaal actief is.
Er wordt een competitief loonpakket aangeboden met tal van extralegale voordelen.

Plaats tewerkstelling

Gasthuisstraat 54, 1760 Roosdaal

Interesse in deze vacature? Solliciteren voor de functie van Online Marketing Expert (Growth hacker) bij Cogn-IT in Roosdaal doe je door je CV en motivatiebrief te versturen naar info@cognit.be of per post naar Cogn-IT BVBA, Gasthuisstraat 54, 1760 Roosdaal.

Contacteer ons voor meer info

Wenst u aanvullende informatie, een demo of vrijblijvend gesprek?
Bel ons op +32 2 669.05.80 (België) of +31 20 369 79 68 (Nederland) of gebruik onderstaand formulier om snel met ons in contact te komen.

 

Cognit is een start-through actief in de technologie met een internationale afzetmarkt.

In België leveren we vooral diensten aan middelgrote en grote organisaties.

Internationaal viel ons Award Winning Intranet "Involv" onlangs nog in de prijzen.Om ons team verder te versterken zijn wij op zoek naar een gedreven en hands-on online marketeer.

Je bent een kei in digitale marketing en je eerste verantwoordelijkheid is het voortdurend verbeteren van de marketing activiteiten.

Dagelijks ben je bezig met de uitwerking van e-mailcampagnes, blogposts, Social media, content op de site en proactieve marketing.

Je werkt in overleg met het hele team een plan van aanpak uit om de ambities wereldwijd te realiseren.

Je kan hierbij steeds rekenen op ondersteuning van andere digital marketeers. Je zit wekelijks samen met de andere teams om de gerealiseerde resultaten te bespreken. Wij houden van een platte structuur en open organisatie, dus verwacht je aan een gedreven, no BS cultuur.

Je bent creatief en stuurt de verbetertrajecten omtrent marketing en site ontwikkeling (nieuwe vergelijkers/tools, nieuwe flows, content strategiën, UX …)

Je analyseert de behoeften van de sales en werkt samen ideeën

Je doet proactief voorstellen ter verbetering van de conversieflows en start autonoom verbetertrajecten op

Je stuurt de innovaties omtrent CRM, data of andere tools, Je werkt data-driven en beslissingen maak je op basis van data.

 

Profiel

 

Gedreven: Je wacht niet om bepaalde aspecten te verbeteren en neemt zelf initiatief

Zelfstandig, zelfsturend: Je neemt graag uitdagingen aan en voert ze van A tot Z uit

Ervaring: Je hebt ervaring met dripping campaigns, LinkedIn, Google Adwords, Mailchimp, Wordpress, ...

Talen: Je bent vlot in het Nederlands & Engels

Denkvermogen: Think like there is no box

 

Jobgerelateerde competenties

  • Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Nieuwsbrief, e-nieuwsbrief (mailings)
  • Het communicatiebeleid van de organisatie bepalen Het budget en de uitgaven van de communicatieacties vastleggen
  • De kwaliteit van de verspreide informatie controleren
  • Schriftelijke, visuele of audiovisuele communicatieproducten uitwerken
  • Een partnernetwerk uitbouwen Informatie over de sector, reglementeringen, technische informatie en mediaverslaggeving opvolgen
  • De communicatie voorbereiden (inhoud verzamelen, evalueren, selecteren, opstellen, ...)
  • Communicatiedragers ontwikkelen: Sociale mediaprofielen
  • Sociale media-toepassingen inzetten in professionele processen
  • Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Catalogi, brochures, affiches
  • De inhoud van een website beheren
  • Publicrelationsacties, informatieverspreiding en promotieacties opzetten
  • Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Persberichten

Persoonsgebonden competenties

  • Commercieel zijn
  • Leervermogen hebben
  • Regels en afspraken nakomen
  • Resultaatgerichtheid
  • Creatief denken (Inventiviteit)
  • Zin voor nauwkeurigheid hebben
  • Plannen (= ordenen)
  • Samenwerken als hecht team
  • Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
  • Zelfstandig werken
  • Contactvaardig zijn

Aanbod

We bieden een positie aan waar je enorm in kan groeien en veel vrijheid hebt om te innoveren

Je komt terecht in een kleine, gedreven organisatie die internationaal actief is

Er wordt een competitief loonpakket aangeboden met tal van extralegale voordelen

Intranetten bieden vandaag de dag veel meer mogelijkheden dan in het verleden. Waar ze vroeger vooral dienden als een verzamelplaats voor content of als kanaal voor interne communicatie, worden ze tegenwoordig steeds vaker ingezet op andere manieren. Bijvoorbeeld als middel om onderlinge samenwerking te versterken, of om processen verder te automatiseren.

De keuze voor een nieuw intranet wordt daarmee belangrijker dan ooit. Het gekozen product bepaalt namelijk de limieten van wat er kan worden gedaan met de vele mogelijkheden die er zijn.

Doordat het intranet meer taken krijgt komen veel ondernemers voor een dilemma te staan: welke van de vele intranetoplossingen, met sterk uiteenlopende features, en elk met hun eigen voor- en nadelen, moet ik kiezen voor mijn bedrijf?

Bedrijven zoeken dan ook naar een logische manier om erachter te komen in welke behoeften hun intranet moet voldoen. In dit artikel bieden we, aan de hand van de vijf belangrijkste mogelijke doeleinden van een intranet, handvaten om uw keuze te vergemakkelijken.

Waarvoor zal uw nieuwe intranet worden gebruikt?

Tech-magazine CMSWire heeft de vijf belangrijkste doelen die een intranet kan hebben op een rijtje gezet. In het kort kan een intranet zich richten op één of meerdere van de onderstaande focusgebieden:

  • Aanbieden van content
  • Dienen als middel voor communicatie
  • Stimuleren van  onderlinge samenwerking
  • Verbeteren of veranderen van de bedrijfscultuur
  • Uitvoeren van taken

Bij het maken van een keuze voor een nieuwe intranet-oplossing komen deze doeleinden goed van pas. Ze kunnen immers als gids dienen bij het maken van de juiste keuze.  Hieronder schetsen we een aantal veelvoorkomende scenario’s.

Content als basis

De basis van ieder intranet bestaat uit het aanbieden van content en het voorzien in communicatiemogelijkheden. Een intranet dient immers als centrale plek om zowel lokale als bedrijfsbrede informatie te delen. Het kan bovendien worden gebruikt als intern communicatiekanaal om nieuws en ontwikkelingen over te brengen op alle medewerkers.

Vaak dient een intranet met deze doelstellingen ook een cultureel doel, zoals het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid en het versterken van het idee van ‘één team, één taak’ binnen een organisatie.

Scenario: content, communicatie en cultuur

Overweeg: een web content management systeem. U heeft de keuze tussen veel verschillende systemen, op alle denkbare prijsniveau’s. Een hoge mate van gebruiksgemak en zelfvoorziening is waar u naar op zoek bent.

 

Samenwerking – daar gaat het om!

De meeste moderne organisaties zien het nut in van sociale tools die de onderlinge samenwerking kunnen stimuleren. Bedrijven zoeken steeds vaker naar middelen om nieuwe manieren van werken te ondersteunen, bestaande denkkaders te doorbreken en innovatie naar een hoger niveau te tillen.

Hierbij past een gedeelde werkomgeving die gebruik maakt van veel verschillende technologieën en benaderingen. Voorbeelden hiervan zijn zaken zoals wikipages, blogs, het hebben van een gedeelde omgeving op teamniveau, het inzetten van een sociaal netwerk, de mogelijkheid tot real-time overleggen op afstand, en meer.

Afhankelijk van de specifieke opties waar u naar op zoek bent, zijn er verschillende producten die hiervoor geschikt kunnen zijn. U kunt kiezen voor een combinatie van losse tools, maar u kunt ook kiezen voor één uitgebreid, geïntegreerd platform.

Scenario: samenwerking en cultuur

Overweeg: het gebruik van specifieke tools met uiteenlopende mogelijkheden, of een ‘social intranet’. Deze stellen uw medewerkers in staat om beter samen te werken en onderling te socializen.

 

Een beetje van alles

Als u als bedrijf écht een grote stap vooruit wilt zetten, kan u altijd proberen om alle doelstellingen te vatten in één, alomvattende intranet-oplossing.

In het begin kunt u ervoor kiezen om nieuwe tools kleinschalig in te zetten. Zo kunt u de mogelijkheden die er zijn eerst verkennen. Later kunt u dan overschakelen naar meer grootschalige oplossingen.

Scenario: een mix van alle vijf doelstellingen

Overweeg: ‘intranet in a box’ en ‘social intranet’ producten. Deze bieden een handige mix aan mogelijkheden. SharePoint op zich behoort hier ook tot de mogelijkheden.

 

Het automatiseren van bedrijfsprocessen

Het intranet is niet langer alleen geschikt om informatie op te slaan en uit te lezen. In plaats daarvan wordt het moderne intranet vaak ingezet als een middel om zaken ook écht voor elkaar te krijgen. Denk hierbij aan het vervangen van papieren formulieren of het automatiseren (én efficiënter maken) van hele bedrijfsprocessen.Het intranet wordt hierdoor al snel een platform voor business system development.

Scenario: uitvoer werkzaamheden

Overweeg eens: een gebruiksvriendelijk platform, zoals Sharepoint, een portal product of een open-source oplossing.

 

Heeft u hulp nodig bij het kiezen van een nieuwe intranet-oplossing?

Bij Cognit weten we veel van technologie. Met advies op maat hebben wij de afgelopen jaren heel wat verschillende organisaties geholpen in het maken van de juiste keuze voor een nieuw intranet. Zo wordt onze alomvattende intranet-oplossing Involv al gebruikt door meer dan 100 bedrijven.

involv-scherm-mockup2

Denkt u dat een SharePoint intranet of een kant-en-klaar intranet past bij uw doelstellingen? Neem dan gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Op de Microsoft Ignite-conferentie werden heel wat belangrijke aankondigingen gedaan. Een daarvan kwam van Jared Spataro, General Manager voor Microsoft Office. Die liet weten dat we wellicht tegen midden 2018 een voorproefje zullen krijgen van de SharePoint Server 2019.

Alhoewel het aandeel in-huis licenties afnam tot slechts 35%, is dit een duidelijk signaal dat Microsoft doorgaat met het aanbieden van zowel online als in-huis versies aan bedrijven.

Het voortzetten van de strategie om een combinatie van cloud plus in-huis aan te bieden, is goed nieuws voor organisaties die er momenteel nog voor kiezen om hun inhoud (volledig of gedeeltelijk) uit de cloud te houden. Deze groep wordt steeds kleiner maar is niet onbelangrijk. Die keuze gebeurt vaak om veiligheidsredenen, omdat organisaties niet in staat zijn om zeer gevoelige inhoud in de cloud op te slaan, al was het maar omwille van regelgeving.

Het goede nieuws is dat organisaties over het beste van twee werelden kunnen beschikken door hybride oplossingen in te zetten die inhoud genereert van in-huis SharePoint in combinatie met SharePoint Online, OneDrive voor bedrijven en alle andere krachtige tools in Office 365. Dat gezegd zijnde, wat kunnen we verwachten van SharePoint Server 2019? Tot nu toe heeft Microsoft erg weinig details vrijgegeven. Dit is echter wat we weten:

Nauwere connectiviteit met de cloud en Office 365

De in-huis versie van SharePoint Server 2019 is gebaseerd op de basisversie van SharePoint Server 2016. Het doel is om u dichter bij de cloud, en de cloud dichter bij u te brengen. Met dat in het achterhoofd zullen veel van de fantastische nieuwe functies die bij Office 365 horen, ook aan SharePoint Server 2019 worden toegevoegd.

Next-Gen Sync Client-ondersteuning

Met de Sync Client kunnen gebruikers inhoud van SharePoint synchroniseren met hun lokale computers, vergelijkbaar met de tool die wordt gebruikt voor OneDrive voor bedrijven. De invoering van de Sync-client liep niet altijd van een leien dakje, maar de functie is gestaag verbeterd in de Office 365 omgeving. U mag een snelle en betrouwbare synchronisatie-ervaring verwachten. Goed om weten is dat Microsoft niet van plan is om ondersteuning voor de Sync Client naar SharePoint Server 2016 uit te breiden.

Modern UX voor het hele product

Microsoft heeft aanzienlijk geïnvesteerd in het reviseren en bijsturen van de SharePoint- en OneDrive-gebruikerservaringen als onderdeel van de nieuwe Modern UX. Deze UX-consistentie wordt ook uitgebreid om de lokale versie van SharePoint te omvatten.

Flow / Power Apps-integratie

Microsoft heeft bevestigd dat PowerApps en Microsoft Flow de opvolgers zijn van InfoPath en SharePoint Designer, respectievelijk gebruikt voor de aanmaak van formulieren en workflows door ontwikkelaars en ervaren gebruikers. Interessant is dat InfoPath zeker niet meteen wordt afgevoerd. SharePoint-ontwikkelaars hebben al meer dan een decennium lang een ​​haat-liefdeverhouding met dit hulpprogramma voor formulieren. Microsoft heeft nu het voortbestaan verzekerd tot minstens 2026, in lijn met de verwachte levensduur van SharePoint Server 2016.

Andere SharePoint Online-innovaties

Los van het bovenstaande, kunnen we er behoorlijk gerust in zijn dat veel van de nieuwe functies die worden aangekondigd voor SharePoint Online ook zullen voorkomen in de release van SharePoint Server 2019. Microsoft wil namelijk de functiepariteit over het hele ecosysteem vergroten. Een opmerkelijke uitzondering kunnen SharePoint Hub-sites zijn, die verwante sites samenbrengen onder een gelijkvormig uiterlijk en met een gedeeld navigatiegevoel. In dit stadium lijken die te worden weggelaten uit de SharePoint Server 2019 release.

Overzicht

Samengevat kondigt SharePoint Server 2019 zich aan als een belangrijke product release. Het blijft Microsoft-klanten ondersteunen die hun inhoud lokaal willen opslaan en tegelijkertijd de innovaties van Microsoft Office 365 en SharePoint Online willen gebruiken om state-of-the-art functionaliteit naar SharePoint Server te brengen.

Praat met ons

Wilt u met ons praten over uw vereisten voor SharePoint en Office 365 intranet en uw digitale werkplek? Neem vandaag nog contact op.

Pagina 1 van 16

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.