document-management-systemEen Document Management Systeem (DMS) is een digitale opslagruimte voor documenten. Het onderscheidt zich van gewone data opslag doordat beschrijvende data kan worden toegevoegd aan de verschillende documenten, zodat deze snel terug te vinden zijn. Denk daarbij aan het toevoegen van een auteur, categorie, omschrijving, datum van aanmaken etc. De documenten en bijbehorende database worden veelal op een beveiligde netwerklocatie bewaard, zodat deze toegankelijk is vanaf verschillende locaties, via een destop toepassing of een web toepassing (intranet of internet).

Centraal bij een Document Management Systeem staan de mogelijkheid om samen te werken aan bestanden en de integratie in de bestaande bedrijfsprocessen.

De 3 belangrijkste eigenschappen van een Document Management Systeem

1. Documenten archiveren en indexeren

Om documenten makkelijk terug te vinden worden deze (automatisch of handmatig) voorzien van extra informatie: metadata. De gebruiker kan deze metadata gebruiken om bestanden te filteren of om gericht te zoeken. SharePoint heeft een krachtige zoekmotor die ook de inhoud van documenten kan lezen zodat specifieke informatie makkelijk teruggevonden wordt.

2. Workflows

Een workflow is het automatisch routeren van documenten tussen verschillende personen. De lezer geeft het document een bepaalde status mee zodat ook voor de volgende ontvanger duidelijk is welke verdere stappen hij moet nemen. Vaak gebruikte workflows zijn:

  • goedkeuringsprocessen, waarbij een bepaald document goedgekeurd moet worden vooraleer hij bijvoorbeeld aan andere mensen binnen de organisatie getoond kan worden.
  • het verzamelen van feedback, wanneer verschillende personen samenwerken aan 1 document.
  • verlofaanvragen, waarbij een aanvraag automatisch naar de betrokken personen gestuurd wordt ter goedkeuring.

3. Versiebeheer

Wanneer verschillende personen samenwerken aan een document gebeurt het vaak dat verschillende versies van dit document heen-en-weer gestuurd worden via e-mail. Een Document Management Systeem biedt medewerkers de kans om samen te werken aan een document, zonder steeds nieuwe versies van het bestand aan te maken en deze door te sturen. Het risico dat gewerkt wordt met een verouderd bestand wordt daardoor weggenomen en de benodigde opslagcapaciteit verlaagd.

Versiebeheer in het Document Management Systeem laat lezers weten of een document aangepast werd, wat precies aangepast werd en door wie dat gebeurde. Oudere versies van het bestand kunnen nog steeds opgeroepen worden ter controle en indien nodig kan deze oudere versie hersteld worden.

SharePoint als Document Management Systeem

SharePoint biedt alle mogelijkheden van een modern DMS. De punten waarop het platform zich onderscheidt zijn de mogelijkheden tot integratie met andere systemen, de krachtige zoekmotor, standaard workflows en zijn gebruiksvriendelijkheid. Meer daarover schreven we reeds in het artikel 'SharePoint als DMS'.

 

handleiding

Gratis download

Aan de slag met SharePoint? Download de ultieme beginners handleiding en ontdek enkele basishandelingen in SharePoint

Download nu

CTA aanvraag
  1. CONTACTEER ONS VOOR MEER INFO

    Wenst u aanvullende informatie of een vrijblijvend gesprek? Gebruik onderstaand formulier om snel met ons in contact te komen.

  2. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  3. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  4. Telefoon
    Gelieve uw telefoonnummer in te vullen
  5. Bericht
    Invalid Input
  6. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.