Hoe waardevol is interne social media voor de samenwerking binnen uw organisatie?

Geschreven door op 04 maart 2014

Social media is een onmisbaar onderdeel geworden van de marketing strategie van heel wat organisaties. Inmiddels zijn er zelfs heel wat organisaties die de kracht van social media inzetten voor de interne communicatie, bijvoorbeeld met Yammer, dat nu bijna een jaar geleden werd geïntegreerd in Office 365.

Adviesbureau Evolve heeft een onderzoek gedaan naar het gebruik van interne social media bij Nederlandse bedrijven. Daaruit blijkt dat dit de laatste jaren sterk geëvolueerd is. Waar tot enkele jaren terug vooral bedrijven met een sterk technologisch karakter gebruik maakten van interne social media, zetten nu ook kleinere organisaties Facebook, LinkedIn maar vooral SharePoint en Yammer in om de communicatie tussen werknemers te verbeteren.

Uit het onderzoek werd echter ook duidelijk dat slechts enkele bedrijven deze communicatiekanalen ten volle benutten, bijvoorbeeld door enkel de discussies en interactie als uitgangspunt te nemen.

Wat is de kracht van interne social media?

internal social mediaSteeds meer organistaties blijken dus de voordelen van communicatietools als Yammer te ontdekken. De voornaamste redenen om deze te integreren in de organisatie zijn:

  • sneller en eenvoudiger delen van kennis
  • het verbeteren en stimuleren van de interne samenwerking
  • snellere toegang tot de juiste expertises

Bij de bedrijven die deelnamen aan het onderzoek was vooral Yammer populair, enerzijds door de gebruikservaring die sterk aanleunt bij die van facebook, anderzijds doordat er een gratis versie van Yammer beschikbaar is. Naast de integratie binne Office 365 zijn er ook koppelingen mogelijk, bijvoorbeeld met SharePoint, waarbij de Yammer feed getoond wordt binnen de SharePoint omgeving. Op die manier biedt het een extra middel om kennisbeheer en kennisdeling tussen medewerkers te bevorderen.

Voorwaarden voor succes van interne social media

Slechts enkele bedrijven die deelnamen aan het onderzoek maakten ten volle gebruik van interne social media. Het onderzoek van Evolve kon dan ook verschillende voorwaarden ontdekken voor het succes van een interne community.

  1. Borging: het gebruik van de interne community is geïntegreerd binnen de bestaande werkprocessen. Een eerste stap in die richting is SSO (Single Sign On), waarbij medewerkers die inloggen op hun werkplek meteen ook ingelogd zijn op de interne community. Slechts 32% van de onderzochte bedrijven maakten hier gebruik van.
    Een perfect voorbeeld van het integreren van interne social media binnen de werkprocessen is KPN, dat de kennis binnen de interne community inzet om vragen van klanten sneller te beantwoorden.
  2. Verankering: Het platform is verankerd binnen de organisatie: doorgaans ligt de verantwoordelijkheid voor het gebruik bij de afdelingen communicatie, IT en HR. Het formeel bepalen van deze verantwoordelijkheden is een must.
    De richtlijnen voor het gebruik van het platform dienen voor elke medewerker beschikbaar te zijn.
  3. Doelen: Het is belangrijk als organisatie te weten waar u naartoe wil en hoe de interne community daarbij kan helpen. Van de ondervraagde bedrijven had 50% doelen opgesteld maar slechts 25% had duidelijke, meetbare doelen.
    Als u in kaart kan brengen hoeveel tijd werknemers vandaag spenderen aan het opzoeken van informatie en welke kanalen ze daarvoor gebruiken, dan kan u na de implementatie perfect de impact van een implementatie meten.
  4. Betrokkenheid: Slechts 22% van de ondervraagde organisaties waren erin geslaagd om elke medewerker te betrekken in de interne community. Bij de organisaties die dit wel succesvol deden nam de directie of het senior management zelf actief deel aan de interne community. Die participatie is dus onmisbaar om medewerkers te motiveren.
    Om de betrokkenheid en adoptatie te verhogen dienen uw medewerkers de voordelen van interne social media te begrijpen en dienen zij voldoende coaching te krijgen voor, tijdens en na de implementatie.

Interne social media vandaag

Het onderzoek maakt duidelijk dat er nog heel wat ruimte is tot verbetering. Een belangrijke vraag die u zich moet stellen is hoe een interne community een meerwaarde kan betekenen voor uw organisatie en hoe intensief directie en medewerkers moeten investeren in het platform. Draait het enkel om interactie en discussie, dan is de kans groot dat het platform weinig meerwaarde biedt in verhouding met de geïnvesteerde tijd en middelen.

Neem daarom niet de discussie en interactie als uitgangspunt, maar breng de werkprocessen in kaart die gebaat zijn bij een integratie met interne social media. Denk aan het voorbeeld van KPN, dat de kracht van de interne community gebruikt om de klanttevredenheid te vergroten door vragen efficiënter en sneller op te volgen.

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.