Vind de ROI in document collaboration

Geschreven door op 28 oktober 2013

collaboratieUw werknemers de mogelijkheid geven om samen te werken aan documenten kan uw kosten verlagen door een hogere productiviteit en efficiëntie. Tegelijkertijd neemt ook de kwaliteit van de output toe. Voorwaarde is dat u het goed aanpakt en dat u de gekende struikelblokken vermijdt.

De ROI in document collaboratie is het verschil tussen de implementatiekost van een samenwerkingsplatform en de kost wanneer u dat niet zou doen.

  • Wat kost het uw onderneming wanneer een contract of voorstel zo goed is als de input van 3 medewerkers binnen eenzelfde kantoor, terwijl het had kunnen genieten van de expertise en inzichten van tientallen experts elders in het bedrijf?
  • Wat is de kost van de extra tijd die het in beslag neemt om een document af te werken wanneer medewerkers onefficiënt samenwerken via e-mail, externe opslag en fax?
  • Wat is de kost voor uw bedrijf wanneer een klant de verkeerde versie van een document ontvangt, met verouderde informatie of fouten, veroorzaakt door een fout in het verwerkingsproces?
  • Wat kost het uw onderneming als u minder goede zakelijke beslissingen neemt doordat beslissingsnemers niet op dezelfde golflengte zitten?

Dit zijn de echte kosten die ondernemingen moeten evalueren wanneer zij de keuze voor een collaboratieplatform overwegen.

De obstakels tussen Return (R) en Investment (I)

Het concept collaboratie is eenvoudig: al wie betrokken is bij bepaalde documenten moet de mogelijkheid hebben om deze te bekijken en annotaties te plaatsen of wijzigingen door te voeren. Voorwaarde is dat versioning ingeschakeld is en dat een duidelijke workflow geïntegreerd is. Toch is de realiteit vaak niet zo eenvoudig:

Teveel documenten, of teveel verschillende bestandstypes: Werknemers productiever maken betekent dat u hen toegang geeft tot applicaties (en de daaruit resulterende bestandsformaten) die het meest geschikt zijn voor hun werk. Om iedereen te laten samenwerken kan men dus een hoop software voorzien per gebruiker, zodat deze met alle bestandstypes overweg kan, of men kan het aantal gebruikte applicaties beperken, wat de creativiteit en productiviteit van de gebruikers dan weer limiteert. Geen van beide biedt dus de ultieme oplossing.

Teveel verschillende toestellen: U kan uw gebruikers wel stimuleren om enkel PC of Mac te gebruiken, maar weinig bedrijven hebben vat op het steeds groter wordende aanbod aan mobieel toestellen. En dat moet ook niet, gezien deze toestellen de productiviteit binnen de onderneming drastisch kunnen verhogen. Het goede nieuws is dat er slechts twee besturingssystemen zijn waar men op deze apparaten rekening mee dient te houden: iOS en Android. Het slechte nieuws is dat uw collaboratie software overweg moet kunnen met de variabele applicaties, native file types, browsers, schermgroottes en resoluties van iPhones, iPads en de populaire Android devices.

Te hoge kosten voor infrastructuur: Het geheel aan documenten en applicaties managen is niet goedkoop. Bovenop de software kost zijn er ook netwerk- en administratiekosten nodig om een snelle, synchrone en multi-user toegang te voorzien voor al deze documenten en applicaties vanuit verschillende kantoren of plaatsen. Het goede nieuws hier is dat er cloud toepassingen beschikbaar zijn die het beheer en onderhoud van hardware grotendeels uit handen nemen, zoals SharePoint.

Teveel verschillende tools: Collaboratie is een hot topic. Daardoor zijn er ook heel wat applicaties beschikbaar die in meer of mindere mate tegemoet komen aan uw noden. Het is belangrijk om die tools te selecteren die voor uw onderneming het meest geschikt zijn en die feilloos geïntegreerd kunnen worden met de bestaanden software applicaties.

 Teveel tijd: Een keuze maken tussen de beschikbare collaboratie scenario's en het bepalen van een strategie is een zware taak. Beslissingsnemers die niet overtuigd zijn van de besparing en andere voordelen die document collaboration met zich mee brengt, geven het vaak op en gaan op zoek naar oplossingen om de samenwerking te verbeteren met oplossingen die binnen het bedrijf reeds voorhanden zijn. Vaak is dit het recept voor een mislukking.

 Uw software is niets waard wanneer niemand het gebruikt

Adoptatie is een cruciale factor bij collaboratie software. Wanneer de tools moeilijk of traag zijn, of geen ondersteuning bieden voor de verschillende apparaten van gebruikers, zullen gebruikers manieren zoeken om de software te omzeilen.
Denk daarbij aan samenwerking door middel van email bijlages, met het risico dat de juiste bestandsversie verloren gaat en de foute versie gecommuniceerd wordt naar een klant. De volledige investering en bijbehorende voordelen gaan daarbij verloren.

Een eenvoudige oplossing die door alle gebruikers omarmt wordt is dus veel efficiënter dan een uitgebreidere software waar men niet naar omkijkt.

Cogn-it is specialist in collaboratie-software en voerde reeds heel wat succesvolle SharePoint implementaties door. Heeft u vragen of opmerkingen? Contacteer ons via +32 (0)2 669 05 80 of info@cogn-it.be

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.

 
demo

SharePoint demo
  1. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  2. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  3. Telefoon*
  4. bedrijfsnaam*
    Gelieve uw bedrijsnaam in te vullen
  5. Functie*
  6. Gewenste demo*
    Invalid Input
  7. Bericht*
    Gelieve een boodschap in te vullen
  8. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen
  9. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Privacy beleid