Wat medewerkers verwachten van een intranet

Geschreven door op 08 juli 2019

Elk intranet moet uniek zijn voor de organisatie die het bedient. Maar sommige thema's komen zo vaak terug dat ze fundamenteel zijn voor een intranet.

Clearbox is een consultancy bedrijf dat regelmatig onderzoek doet naar intranet- en digitale werkplekstrategie. Jaarlijks brengt het bedrijf ook de kopersgids uit voor kant-en-klare Office 365 intranetten, waarin Involv dit jaar werd gekozen als ‘best choice for value’ wereldwijd. Het team besloot terug te kijken op alle gegevens die ze in de afgelopen zes jaar hadden verzameld om te zien wat medewerkers nu precies verwachten van een intranet. De steekproef omvatte bijna 8.000 enquêtereacties en meer dan 300 deelnemers aan de focusgroep, die in totaal ongeveer 400.000 werknemers vertegenwoordigen. De meeste bedrijven hebben hun hoofdkantoor in Europa met een deel van het personeel in Noord-Amerika en soms Azië. Dit zijn de topics die keer op keer naar boven kwamen.

Ik ben overladen met informatie

Medewerkers zijn overweldigd door de hoeveelheid informatie en communicatie via meerdere kanalen. Ze moeten dan ook vaak filteren wat voor hen van toepassing is. Ze willen daarom een intranet dat relevant is en helpt om informatie te prioriteren. Het algemene sentiment kan worden samengevat met dit citaat: "Ik wil meteen toegang tot de belangrijkste informatie voor mij en die op 1 pagina zien".

Zoals je zou verwachten, is er frustratie over massale e-mails als communicatiekanaal: "Ik krijg veel e-mails en sommigen bevatten ongetwijfeld interessante informatie. Maar ik heb geen tijd om al die mails te lezen".

Hoewel gebruikersgestuurde personalisatie op intranetten zelden goed heeft gewerkt, geven werknemers aan meer controle te willen. Er zijn vandaag gelukkig ook meerdere manieren om het intranet te personaliseren.

"Het gaat erom dat informatie relevant is. Ik wil niet alles krijgen, maar ik zou me aanmelden voor informatie die ik wil", zo omschreef één persoon het.

Ik kan de informatie die ik nodig heb niet vinden

Wanneer werknemers de juiste informatie niet kunnen vinden, is de eerste reactie meestal om de zoekmachine de schuld te geven. Maar onderliggend kom je vaak een aantal gerelateerde problemen tegen:

  • -    Medewerkers weten niet waar ze informatie moeten zoeken
  • Men weet zelfs niet zeker of de informatie wel bestaat
  • Men weet niet of de informatie betrouwbaar is

Wat interessant is in veel van de reacties die we krijgen is dat filteren een oorzaak is van veel van de frustratie:

"Als je naar documenten zoekt, krijg je alles wat ooit is geschreven - het vinden van de meest recente informatie is echt moeilijk", zei een persoon.

"Er zijn te veel resultaten. Er zouden meer filteropties moeten zijn en er zou meer informatie zichtbaar moeten zijn op de resultatenpagina", zei een ander.

Het lijkt erop dat er meer nodig is om mensen te helpen zoekopdrachten te verfijnen. De zoekstrategie van één of twee woorden die we als Google-gebruikers leren, blijkt veel minder succesvol binnen het intranet.

Het is verleidelijk om aan te nemen dat sommige resultaten gewoon niet bestaan, maar zelfs als ze er zijn, gaat het soms fout: "Het is moeilijk om dezelfde informatie twee keer te vinden, ook al weet ik dat het er is!"

Ik ben meer geïnteresseerd in wat er lokaal gebeurt

Het aanleveren van relevant nieuws is een uitdaging binnen elke middelgrote en grote organisatie. Werknemers zijn meestal het meest geïnteresseerd in nieuws dat relevant is voor de locatie of afdeling waar ze in werken, maar organisaties willen vaak promoten wat er op bedrijfsniveau gebeurt, waardoor een spanning ontstaat. Het is steeds zoeken naar een gezond evenwicht.

"Als ik in Edinburgh werk, wil ik niets over Londen zien - wat ik interessant vind, is wellicht niet interessant voor mensen op het hoofdkantoor".

Een probleem lijkt te zijn dat de controle voor wat gepubliceerd wordt op het intranet nog te gecentraliseerd is. Zoals een persoon het zei: "Hoe worden dingen gepubliceerd? We weten het niet! "

Wat moet ik wanneer gebruiken?

Mensen ontvangen vaak heel weinig training en ondersteuning voor het intranet. Dan hebben we het over het gebruik; “de functies van verschillende hulpprogramma’s overlappen, wat gebruik ik best?” maar ook over afspraken die eerder vallen binnen de bedrijfscultuur, zoals “is het OK om bij te dragen aan discussiefora?”.

Eén respondent zei dat de mislukkingen uit het verleden niet te wijten zijn aan de technologie, maar het verandermanagementproces. “Het moet worden opgenomen in het onboarding-proces om mensen vanaf het eerste moment te vertellen waarvoor de tool moet worden gebruikt".

Hoewel keuzevrijheid een goede zaak klinkt, draagt ​​dit vaak alleen maar bij aan de last. "De organisatie moet een beslissing nemen over wat we gaan gebruiken. Vervolgens moet erop toegezien worden dat iedereen diezelfde tools gebruikt, en niet 20 verschillende", zei een gefrustreerde medewerker.

Wie weet wat we weten?

De ‘wie is wie’ is al zo lang als ik me kan herinneren een geweldige app op intranetten. Maar de focus is verschoven van het vinden van contactgegevens naar het vinden van mensen wanneer je geen naam weet.

In focusgroepen is er meestal een scheiding tussen de veteranen op de werkvloer die graag zeggen: "Ik neem gewoon de telefoon op en bel Shirley" omdat ze kunnen putten uit een persoonlijk netwerk - en de nieuwe medewerkers die vaak gefrustreerd zijn. "De juiste persoon vinden wanneer je iets nodig hebt, kost onnodig veel tijd".

"Er zijn zoveel getalenteerde mensen in de hele organisatie en we weten het niet. We verspillen geld aan bureaus terwijl we de vaardigheden in huis hebben", zei een ander..

Het is niet mooi!

Mensen hechten meer waarde aan de esthetiek van een intranet dan je zou verwachten. Het is een waarde die moeilijk te weerspiegelen is in een kosten-batenanalyse, maar de emotionele impact is reëel. Een typische opmerking is "het is onhandig" of "verouderd".

Eén deelnemer verwoorde het zo: "Het ziet er een beetje grijs en zakelijk uit en ik denk niet dat dit weergeeft hoe mensen die hier werken denken aan hun werkplek. Het voelt niet erg levendig of interessant aan". Mensen verwachten nu een ervaring zoals ze dat buiten de zakelijke omgeving gewend zijn: "Het is geen dynamische lay-out - het is niet opgezet zoals een goede website zou zijn". Met de groeiende hoeveelheid aan (mobiele) apparaten nemen die verwachtingen alleen maar toe: het intranet moet modern zijn en goed worden weergegeven op alle apparaten, ongeacht de schermgrootte.

Wat moeten intranetten doen?

Ik weet zeker dat veel intranetmanagers die een vernieuwing overwegen, alle bovengenoemde klachten zullen herkennen. Hoewel de vaak voorkomende symptomen werden ontdekt, vallen deze problemen helaas niet op te lossen met één druk op de knop. Daarom is het zo belangrijk om met werknemers samen te werken aan het intranet ontwerp. Luister naar hun verwachtingen en bekijk hoe je het intranet relevant houdt voor ieder individu.

Heb je hier vragen over, aarzel dan niet om contact op te nemen via +3226690580 of info@cognit.be. Wil je liever onze kant-en-klare intranet oplossing op basis van Office 365 ontdekken? Boek dan hier je meeting.

Deze blogpost werd geschreven door Sam Marshall en oorspronkelijk gepubliceerd op de website van Clearbox.

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.