Tips voor SharePoint Document Management

Geschreven door op 21 augustus 2013

We krijgen vaak de vraag hoe documenten in SharePoint het beste beheerd kunnen worden. Een globaal antwoord op deze vraag is echter moeilijk te formuleren, aangezien elke SharePoint installatie uniek is. Er zijn wel een paar tips die algemeen kunnen meegenomen worden in elke SharePoint installatie. We geven ze mee in deze post.

Gebruik metadata kolommen om content te organiseren, geen folders

Folders gebruik je op de computer, gedeelde schijf of file server om bestanden te organiseren. Binnen SharePoint echter is het in vele gevallen aangeraden om het gebruik van folders te vermijden. In SharePoint wordt de flexibiliteit om data te organiseren, presenteren en beschikbaar te maken vooral bepaald door het gebruik van metadata.

sp metadata

In bovenstaande screenshot zien we dat gebruikers op verschillende manieren kunnen zoeken naar content. Data kan gesorteerd worden op categorie, Document type, bron of de datum waarop het document gepubliceerd werd.

Mochten er in bovenstaand voorbeeld folders gebruikt zijn om de verschillende documenten in te bewaren, zou de gebruiker elke folder afzonderlijk moeten openen om de juiste data te vinden. Waar je bij folders data slechts kan organiseren op 1 manier - de benaming die je geeft aan je folder - kan je dankzij de metadata documenten filteren op verschillende eigenschappen.

Maak gebruik van de metadata kolommen in plaats van metadata te verwerken in de bestandsnaam

Vaak zien we dat metadata verwerkt wordt in de bestandsnaam, met het doel om gebruikers zoveel mogelijk informatie over het document in 1 overzicht te bieden. Het resultaat is echter een overkill aan data die moeilijk te overzien valt.

sharepoint documents

 Zorg daarom beter voor een bondige, duidelijke bestandsnaam en verrijk de documenten met metadata. Vergelijk zelf bovenstaande screenshot met de mogelijkheden om bestanden te ordennen in de onderstaande screenshot:

Sharepoint documents with metadata

Documenten uitchecken

Dankzij de cocreatie functionaliteit kan je met verschillende medewerkers tegelijkertijd aan 1 document werken. Wilt u er daarentegen zeker van zijn dat niemand anders gelijktijdig hetzelfde document bewerkt, dan kan je het document uitchecken.

document uitchecken

Samenwerken met mensen die geen toegang hebben tot SharePoint Server

Ook zonder toegang tot de SharePoint Server kan men werken in de SharePoint Workspace. Hiervoor kan je zogenaamde 'Groove-werkruimten' aanmaken om documenten met anderen te delen en te zien welke inhoud nieuw, bijgewerkt of ongelezen is.

In deze tutorial van Microsoft leer je hoe je een uitnodiging voor een Groove-werkruimte kan versturen.

Er volgen de komende tijd zeker meer SharePoint tips en tricks. Hou onze website in de gaten!

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.

 
demo

SharePoint demo
  1. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  2. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  3. Telefoon*
  4. bedrijfsnaam*
    Gelieve uw bedrijsnaam in te vullen
  5. Functie*
  6. Gewenste demo*
    Invalid Input
  7. Bericht*
    Gelieve een boodschap in te vullen
  8. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen
  9. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Privacy beleid