Hoe kan ik de auteur van een SharePoint document mee migreren?

Geschreven door op 31 juli 2013

Metadata van documenten mee migreren naar SharePoint

Bij het migreren van documenten naar SharePoint gaat een deel van de documenteigenschappen verloren. Althans, ze worden niet zichtbaar als metadata binnen SharePoint. Zo zie je bijvoorbeeld wel wie het bestand geupload heeft, maar niet wie de auteur van ervan is. Deze metadata is nochtans cruciaal om de zoekfunctie binnen de SharePoint bibliotheek maximaal te benutten.

Wanneer slechts enkele bestanden geupload worden is het nog enigzins mogelijk om manueel metadata aan te vullen maar bij het uploaden van documenten in bulk kan dit al gauw een tijdrovend karwei worden.

De auteur van een document mee migreren naar SharePoint

Het metadata probleem kan gelukkig deels opgelost worden. Zo is het mogelijk om de auteur van een document wel mee te migreren. Hiervoor dien je slechts 1 stap te volgen: voeg een kolom toe aan de bibliotheek die je _Author noemt met type single line of text.

Je ziet voortaan dat de auteur meegenomen wordt. Let er wel op dat deze soms niet correct wordt weergegeven, bijvoorbeeld wanneer een bestaand document opgeslagen wordt onder een andere naam zonder de auteur te wijzigen.

sharepoint auteur metadata

Deze methode werkt enkel met tekstvelden, het is dus niet mogelijk om op deze manier ook Create date en Last modified date mee te nemen.

Wil je heel wat bestanden inclusief metadata migreren naar SharePoint, dan kan je hiervoor de Office365 Bulk Uploader van office365experts gebruiken.

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.