SharePoint kalenders: productiviteit tip

Geschreven door op 10 juni 2013

 

SharePoint draait volledig om samenwerking. Indien optimaal benut, is de team site dé plaats voor de laatste en beste informatie die uw team nodig heeft voor de dagelijkse werkzaamheden. Eén van de features om belangrijke informatie te delen is de Sharepoint kalender.

De site eigenaar kan een kalender plaatsen op de team landingspagina zodat cruciale informatie als team meeting afspraken, datums voor belangrijke opleveringen en zelfs de vakantieplanning beschikbaar wordt gesteld.

sharepoint kalender toevoegen

De kalender is eigenlijk gewoon een lijst. Neemt de traditionele layout teveel plaats in, dan kan deze vervangen worden door een kleinere tabel. Aangezien de tabel een lijst is zijn er verschillende weergave opties. De web partitie zelf kan hiervoor aangepast worden, of de lijst zelf.

sharepoint kalender view wijzigen

Onderstaande kalender wordt anders weergegeven, waardoor deze een minder prominente plaats inneemt op de team site.

sharepoint kalender andere view

Beschikbare weergave-mogelijkheden zijn;

  • kalender - de traditionele maand-weergave
  • alle gebeurtenissen: toon alle gebeurtenissen
  • huidige gebeurtenissen: toon enkel de huidige en toekomstige gebeurtenissen. Deze view wordt vaak verkozen boven 'alle gebeurtenissen' omdat het enke de belangrijkste data weergeeft en de lengte van het overzicht verkleind.

sharepoint current events

Vaak willen team leden outlook gebruiken om de team kalender te bekijken, SharePoint biedt dan ook een integratie met Outlook. Klik hiervoor op het Outlook icoon bovenin, klik op de kalender tab, connect export groep.

sharepoint outlook connect

Een nieuwe kalender kan nu aangemaakt worden door te klikken op 'new calendar' in het scherm. Dit zal een SharePoint formulier openen om de extra kalender toe te voegen. Vul de velden aan:

sharepoint calendar overlay

  • calendar name: geef hier een naam op voor uw kalender.
  • type: wil je een SharePoint kalender toevoegen of een kalender vanuit Exchange?
  • description: het is belangrijk om een goede omschrijving te geven aan uw kalender zodat het voor teamleden duidelijk is welke informatie in de kalender thuis hoort.
  • color: een kleurcode kan gekozen worden om kalenders van mekaar te onderscheiden.
  • Web URL: geef de URL van de toe te voegen kalender op en druk op 'resolve'.
  • List and list view: kies de lijst die u wenst te gebruiken uit het dropdown menu.
  • Always show: check dit aan indien u wenst dat de nieuwe kalender altijd vertoond wordt.

Alle items van de twee kalenders zijn nu zichtbaar en de individuele items zijn te onderscheiden door de gebruikte kleur. Elke kleur staat voor een andere kalender.

sharepoint kalender kleurcodes

Let op; er zijn in totaal slechts 8 kleuren uit te kiezen om kalenders te onderscheiden en er kunnen maximaal 10 verschillende kalenders weergegeven worden. In Outlook toont ook enkel de hoofd kalender.

Wanneer team leden steeds op zoek moeten gaan naar de juiste locatie voor bepaalde informatie, verliezen zij kostbare tijd. Het bijhouden van kalenders in SharePoint verduidelijkt de communicatie tussen uw werknemers, wat de productiviteit ten goede komt.

 

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.

 
demo

SharePoint demo
  1. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  2. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  3. Telefoon*
  4. bedrijfsnaam*
    Gelieve uw bedrijsnaam in te vullen
  5. Functie*
  6. Gewenste demo*
    Invalid Input
  7. Bericht*
    Gelieve een boodschap in te vullen
  8. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen
  9. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Privacy beleid