Dit moet u weten voor u uw bestanden naar SharePoint verplaatst

Geschreven door op 01 augustus 2017

De meest voorkomende manier om SharePoint Online te gebruiken is als vervanging van een bedrijfsserver. Wij hebben diverse bedrijven ondersteund bij het verplaatsen van hun gedeelde opslag naar SharePoint. Het verplaatsen van uw gedeelde bedrijfsopslag naar SharePoint kan de productiviteit van uw werknemers significant doen toenemen en de kosten van het beheer van een fysieke server wegnemen.

Maar wij zien bedrijven keer op keer dezelfde fout maken: zij nemen de tijd niet om hun SharePoint-infrastructuur goed te plannen. Bedrijven willen simpelweg alles van hun fysieke server direct in SharePoint dumpen. Negen van de tien keer is dit niet de juiste handelswijze. Bekijk het op deze manier: wanneer het een zooitje is op uw netwerkschijf, en u verplaatst het simpelweg naar online, is het vervolgens een zooitje op uw onlineopslag.

Dus: hoe ruimt u het zooitje op en bereidt u zich voor op een verplaatsing naar SharePoint Online?

1) Heroverweeg uw bestandsorganisatie

De meeste kleine tot middelgrote bedrijven hebben nooit de tijd genomen om te bekijken hoe zij hun bestanden organiseren. In een klein bedrijf is een rommelige bestandsopslag niet altijd een probleem vanwege de kleine hoeveelheden data en de intimiteit van de collega’s. Wanneer een bedrijf echter groeit, verliezen werknemers de intimiteit en data die ooit logisch georganiseerd was, wordt langzaam rommelachtig en minder georganiseerd.

Om uw bestanden te organiseren kunt u het beste breed beginnen. Definieer de verschillende afdelingen/functies/teams binnen uw bedrijf. Definieer daarna de soorten documenten en gegevens waar deze groepen mee werken en wat de wisselwerking is met andere groepen. Definieer tot slot hoe en waar u elke soort data op wilt slaan.

2) Verwijder mappen binnen mappen

Ik heb nog nooit een bedrijfstaxonomie gevonden die zo goed gedefinieerd is dat iedereen binnen het bedrijf weet waar elke soort data heen moet. Mappen binnen mappen binnen mappen binnen mappen zijn hier vaak de oorzaak van.

Begrijp me niet verkeerd – een of twee niveaus aan mappenhiërarchie zijn oké – meer dan dat kan echter problematisch worden.

Waarom is dat slecht?

  1. Nieuwe werknemers zullen de benodigde informatie niet snel kunnen vinden als zij elke keer door 4 of 5 niveaus aan mappen moeten klikken (sterker nog, géén werknemer gaat op die manier snel informatie vinden).
  2. Binnen SharePoint Online wordt de lengte van de URL op een gegeven moment problematisch. Als de lengte van een URL voor een bestand te groot wordt (rond de 250 tekens) dan opent het bestand niet. Met te veel mappen binnen mappen bereikt u deze limiet al snel.

3) Maak een plan voordat u verplaatst

Het verplaatsen van uw bestanden naar SharePoint is een groot project. Beginnen zonder plan is vragen om problemen. Met een verplaatsing zoals deze, verplaatst u actieve gegevens van de ene locatie naar de andere. Het moet getest worden, verplaatst worden in kleine brokken, en duidelijk gecommuniceerd worden zodat werknemers hun productiviteit niet verliezen.

De exacte aard van dit plan zal verschillen per bedrijf en per project. Als u weinig ervaring heeft met SharePoint, kunt u het beste in zee gaan met een Microsoft Partner die dit eerder gedaan heeft. Een goede partner kan ook ondersteunen met uw bestandsstructuur, zodat u het meeste voordeel kunt halen uit overgang naar SharePoint.

Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

 

CTA aanvraag
  1. CONTACTEER ONS VOOR MEER INFO

    Wenst u aanvullende informatie of een vrijblijvend gesprek? Gebruik onderstaand formulier om snel met ons in contact te komen.

  2. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  3. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  4. Telefoon
    Gelieve uw telefoonnummer in te vullen
  5. Bericht
    Invalid Input
  6. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen

whitepaperS

Gratis whitepaper: 5 vaakst voorkomende SharePoint fouten

SharePoint implementeren? Deze fouten dient u te vermijden!

Download nu

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.