Een SharePoint document delen met externen? Hier zijn 3 manieren!

Geschreven door op 22 juni 2017

file sharingVroeg of laat komen we deze behoefte tegen in SharePoint. U heeft een mooie project teamsite gebouwd en nu is het tijd om content te delen met externe gebruikers – klanten, leveranciers of aannemers. Wat is de beste manier om dit te doen in SharePoint? Deze blog geeft een aantal opties en legt voordelen en nadelen van elke optie uit. De aanname is dat u SharePoint Online gebruikt (Office 365). Voor degenen die SharePoint on premises gebruiken en extern willen delen, zijn deze mechanismen niet relevant. Als u bekend wilt raken met het concept van extern delen in SharePoint – lees dit artikel dan a.u.b. eerst.

OPTIE 1: EXTERNE DELING VIA ONEDRIVE

Als uw teamsites zich bevinden in de interne sitecollectie van SharePoint, en u wilt slechts een aantal bestanden en mappen delen, dan is het gebruik van uw eigen OneDrive geen slecht idee. Standaard is de root sitecollectie niet ingesteld voor externe deling, terwijl OneDrive dat wel is. Dus als u hier en daar slechts enkele bestanden extern wilt delen, dan is OneDrive wellicht de oplossing. Er hoeven dan geen extra sites gebouwd en geconfigureerd te worden.

Voordelen:

  • Niets om in te stellen

Nadelen:

  • Als eigenaar van uw eigen OneDrive bent u de enige die verantwoordelijk is voor de bestanden/mappen die gedeeld worden en niet het hele team zoals met de SharePoint teamsite
  • Het is nodig om content te kopiëren (dupliceren) van Teamsite naar OneDrive om extern te delen

Het beste voor:

Af en toe delen van een kleine fractie van de teamsite inhoud

 

OPTIE 2: ENKELE SITE INSTELLEN VOOR INTERNE/EXTERNE SAMENWERKING

Een andere optie is het gebruik van dezelfde SharePoint site die gebruikt wordt voor interne samenwerking. U kunt deze ook openstellen voor externe gebruikers. Hoewel dit in theorie gemakkelijk is (één plek voor alle materialen), brengt het wel een beveiligingsrisico met zich mee. Als u de hele site wilt delen met externe gebruikers, krijgen zij toegang tot de hele site. Dat betekent alle documentbibliotheken, takenlijsten, issue logs, kalender enzovoorts. Wanneer u de hele site deelt, komen uw externe gebruikers terecht in dezelfde Ledengroep, net als reguliere werknemers. U kunt weliswaar bepaalde mappen binnen de site toewijzen voor externe deling en slechts die mappen delen. Maar in dat geval maakt u voor uzelf een administratieve nachtmerrie inclusief micro-management en beheer van individuele beveiliging en rechten.

Voordelen:

  • Een enkele plek voor alle content, dupliceren is niet nodig zoals bij de voorgaande optie

Nadelen:

  • Mogelijke issues met beveiliging en integriteit, administratieve overhead

Het beste voor:

Wanneer u de meeste, maar niet alle site inhoud moet delen met externe gebruikers en het feit dat zij alles kunnen zien geen risico's met zich meebrengt. Zorg dat u partners heeft die u kunt vertrouwen en zorg dat zij, voordat u iets deelt, een geheimhoudingsovereenkomst ondertekenen.

 

OPTIE 3: TWEE APARTE TEAMSITES VOOR INTERNE EN EXTERNE SAMENWERKING

Dit is mijn favoriete optie, aangezien deze optie de meeste nadelen van de vorige twee opties beperkt. Het idee is dat u een (project) teamsite beheert voor interne samenwerking en een aparte site (in een aparte sitecollectie – dit is belangrijk) die specifiek ingericht is voor samenwerking met externe gebruikers (leveranciers, klanten, aannemers).

Omdat de externe deling in de meeste gevallen alleen om bestanden en mappen gaat, hoeft u niets bijzonders in te richten voor de externe site. Het kan een simpele site zijn met een enkele documentbibliotheek, waar de interne teamsites andere webparts kunnen bevatten zoals kalender, takenlijst, issues log enzovoorts.

Voordelen:

  • Gemoedsrust. U weet zeker dat interne content niet gezien kan worden door een externe partij
  • De externe teamsite is deelbaar door het hele team en alle siteleden kunnen potentieel externe gebruikers uitnodigen of verwijderen

Nadelen:

  • Content duplicatie. Ja, u moet wat content kopiëren naar een andere site om dit te delen met externe partijen, maar u kunt in ieder geval met een gerust hart slapen. Het is beveiliging vs. Gemak. Kies er één.
  • In het begin wat overhead in de vorm van het inrichten van die andere sitecollectie voor externe deling, maar dat is meestal een eenmalige handeling 

Het beste voor:

Wanneer u veel extern deelt met externe partijen en de integriteit van uw gegevens niet wilt aantasten.

 

Heeft u vragen over het extern delen van uw SharePoint bestanden? Contacteer ons via info@cognit.be of +32 (0)2 669.05.80

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.