De 7 geheimen van een succesvolle projectbeheerder

Geschreven door op 25 mei 2016

De voornaamste taak van een project manager is een specfiek project (doel) te volbrengen, binnen een vooropgestelde tijd én budget. Er zijn heel wat factoren die een project van de rails kunnen brengen, maar succesvolle projectbeheerders volgen 7 bewezen stappen om elk project tot een succes te maken.

Volg dit stappenplan en volbreng al je toekomstige projecten met succes.

1 Zorg vooraf voor een volledig projectdetail

Een gedetailleerde project scope met goedkeuring van alle belanghebbenden is de basis van elk geslaagd project. Neem in de projectomschrijving een gedetailleerde tijdslijn en tussentijdse mijlpalen op en voorzie voldoende budget voor al het geplande werk. Starten zonder een gedetailleerde project scope is als een trein op de rails zetten zonder dat je weet waar de sporen naartoe leiden.

Wijzigingen zijn onvermijdbaar, maar je moet de controle behouden en kunnen aantonen wanneer het project een totaal andere kant opgaat dan wat oorspronkelijk gepland werd. Je kent ongetwijfeld klanten die herhaaldelijk om 'een kleine extra' of 'kleine wijziging' vragen maar het is aan jou als project manager om tijdig de grenzen af te bakenen. Dat kan alleen wanneer vooraf een gedetailleerde project scope opgesteld werd.

2 Stel realistische verwachtingen

Een bevriende projectmanager zei vaak 'Goed, snel, goedkoop. Twee van de drie is mogelijk, maar je kan ze niet allemaal hebben.'
Zorg ervoor dat iedereen in het team én de klant de beperkingen van het project begrijpen. Je kan een taak succesvol binnen de vooropgestelde tijd en budget afwerken, zolang de verwachtingen redelijk zijn. Je kan geen mirakels verrichten wanneer de verwachtingen niet redelijk zijn. Vermijd zo dat je project van bij de start voorbestemd is om te mislukken.

3 Stel meetbare criteria vast voor succes

Hoe kan je weten dat je project een succes wordt wanneer je geen manier hebt om dat succes te meten? Je zal mijlpalen nodig hebben, zeker voor een project dat een lange tijd in beslag neemt, zodat je kan nagaan of je project nog op het goede spoor zit. Werk met je team van mijlpaal naar mijlpaal. Het idee om een berg in verschillende stappen te beklimmen is minder intimiderend dan wanneer je de top in één trek wilt bereiken.

Voorzie zowel interne checkpoints als checkpoints voor de klant. Vraag niet enkel aan het einde van het project feedback aan de klant, tenzij je het risico wilt lopen dat je een substantieel deel van het werk moet herbeginnen wanneer de klant ontevreden is.

4 Stel je winning team samen

Verzamel je human resources en zorg ervoor dat de vaardigheden van je teamleden overeenkomen met de nodige rollen. Als je de verkeerde personen aan een taak toewijst ondermijn je de slaagkans van je project nog voor het begint.

Zorg ervoor dat elk teamlid duidelijk weet wat van hem verwacht wordt en wanneer. Moedig hen aan om vragen te stellen wanneer iets onduidelijk is en tijdig te rapporteren wanneer zij het gevoel hebben dat er iets niet volgens plan verloopt. Een duidelijke en open communicatie is de sleutel tot succes.

5 Wees een leider

Het project is jouw verantwoordelijkheid, wees dus een leider. Het is je taak om het beste uit je teamleden te halen. Je bent dus een coach, mentor én motivator. Misschien moet je een teamgeest cultiveren bij mensen die nog niet eerder met mekaar werkten, in dat geval kunnen teambuilding oefeningen van onschatbare waarde zijn.

Wees een sterke maar rustige leider wanneer je project dreigt te ontsporen. Net op die momenten heeft je team je meer dan ooit nodig om de richting te wijzen.

6 Schat risico's in

Definieer voor aanvang van het project de meest waarschijnlijke risico's zodat je hiervoor alvast je rampenplan kan opstellen. Van zodra het project dreigt te ontsporen kan je preventieve maatregelen nemen om een ramp te voorkomen en bijschakelen waar nodig.

In je rol als leider moet je klaar zijn om het project tot halt te roepen wanneer het risico op falen te groot wordt.

7 Evalueer het project na afloop

Na afloop van het project is het belangrijk om een "post-mortem" rapport op te stellen, al is het maar voor interne doeleinden. Bespreek met het team welke zaken vlot verliepen en welke zaken net fout liepen. Ga na wat anders kon of moest en bepaal de best practices voor toekomstige projecten.

8 Extra tip

Een extra tip, maar minstens even belangrijk: gebruik de juiste tools. De dynamische business omgevingen van vandaag vragen een project management methodologie die flexibel en snel is. Je moet snel kunnen reageren op wijzigingen en problemen. Dat kan alleen met de juiste tools, zoals Brightwork project management binnen SharePoint.

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.