Hoe combineer je verschillende kalenders binnen je SharePoint kalender?

Geschreven door op 10 september 2015

Hoeveel verschillende kalenders gebruik jij dagelijks, zowel privé als zakelijk? Onderzoek heeft aangetoond dat mensen die werken binnen een klein team (2-10 personen) gemiddeld reeds op 5 plaatsen een overzicht van taken of gebeurtenissen bewaren. Veel van die zaken worden aangekondigd op verschillende manieren zoals e-mails, meeting requests, team kalenders enzoverder. 
SharePoint biedt een handige manier om al die gebeurtenissen op 1 plaats te bewaren; de SharePoint kalender. In dit artikel leren we meer over SharePoint kalenders, Overlays en het gebruik van zowel Exchange als Google kalenders binnen SharePoint.

SharePoint kalenders

De SharePoint kalender is een geweldige tool voor medewerkers of teams die SharePoint als samenwerkingsplatform gebruiken. Het biedt hen 1 plaats om relevante gebeurtenissen, zoals periodieke teammeetings, vrije dagen en zelfs deadlines te bewaren.

Om een kalender toe te voegen aan SharePoint klik je rechtsboven op het instellingen icoon en kies je voor 'add an app'. In het overzicht kies je voor 'Calendar'.

add calendar app

Eens aangemaakt toont de kalender een maandelijks overzicht van alle geregistreerde items. Het biedt je als team de mogeilijkheid om transparant samen te werken.

sharepoint kalender

Een gebeurtenis toevoegen aan een SharePoint kalender is net als het toevoegen van een nieuw 'list item'. Wist je trouwens dat alles in SharePoint eigenlijk opgebouwd is uit lijsten die in verschillende views getoond worden?

sharepoint kalender-2

Kalender overlay

Binnen SharePoint kan je ook een overlay aanmaken van andere kalenders van een andere SharePoint site binnen dezelfde site collection of Exchange calendar.

We bekijken eerst de mogelijkheid om een bestaande Exchange kalender te koppelen. Om te starten, gebruik je de Calendar Overlay optie in de calendar tab.

calendar overlay

In het volgende scherm kies je het type kalender; SharePoint of Exchange. Kies voor Exchange en vul de Outlook Web Access (OWA) URL en Exchange Web Service (EWS) URL aan. 

Exchange overlay

De Exchange kalender is nu gesynchroniseerd met je SharePoint kalender. In onderstaand voorbeeld toont de groene 'My Exchange Calendar' een meeting op maandag.

Exchange SharePoint calendar

Calendar Overlay met Google Calendar

Hierboven zagen we de out-of-the-box mogelijkheden binnen SharePoint om een kalender aan te maken en een Exchange Kalender te koppelen. Maar wat als je ook je Google kalender wil koppelen?

Het slechte nieuws is dat SharePoint zulke integraties niet standaard ondersteund. Het goede nieuws is dat het met een kleine omweg wel te doen is:

  • Synchroniseer je Google kalender met je Outlook/Exchange kalender
  • Volg vervolgens dezelfde stappen als hierboven omschreven om een Exchange Overlay toe te voegen aan de SharePoint kalender

 

Geraak je er zelf niet aan uit of heb je nog een vraag over het gebruik van kalenders binnen SharePoint? Laat dan hieronder een comment achter.

 

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.