SharePoint bestanden delen met externe personen: enkele best practices

Geschreven door op 06 augustus 2015

SharePoint biedt out of the box de nodige mogelijkheden om content te delen met externe gebruikers. Voor vele eindgebruikers is het proces echter vaak te complex, met heel wat mogelijke instellingen. Zo zijn er verschillende manieren om content te delen (hele sites, folders of individuele bestanden) en verschillende authenticatie niveaus (van het verplichten tot inloggen van externe gebruikers tot het delen van bestanden met anonieme gasten).
Microsoft gaf alvast aan dat het delen van bestanden met externe personen eenvoudiger zal worden in SharePoint 2016 - maar voorlopig moeten we het hiermee dus doen. In deze post delen we alvast enkele best practices voor het delen van SharePoint content met externe personen.

Overweeg om al je sites voor extern delen in een aparte site collection te plaatsen

Standaard krijgt u 1 SharePoint site collection onder de naam 'uwbedrijf.sharepoint.com". Deze site collection is bedoeld voor uw interne content zoals departement- en project sites. In plaats van ook uw externe sites hieronder te plaatsen kan u een andere site collection aanmaken zoals "uwbedrijf.sharepont.com/sites/external". 

Op deze manier kan u de mogelijkheid tot extern delen zelfs helemaal uitsluiten voor de interne site collection en voorkomt u dat gebruikers per ongeluk een hele interne site delen met externe personen. 

Denk 2 maal na voor u individuele bestanden of folders gaat delen

Veelal wilt men bestanden delen zoals dat bijvoorbeeld in dropbox gebeurt. In SharePoint is het echter een best practice om te delen op site niveau. Er zijn uiteraard situaties waar het wel nodig is om afzonderlijke bestanden te delen, maar hou er rekening mee dat de toegangsrechten van die bestanden dan niet meer overgenomen worden van de site of documentenbibliotheek waartoe ze behoren.
Wanneer uw SharePoint omgeving veel van deze bestanden bevat met afzonderlijke toegangsrechten dan is dat vanuit administratief/beheer perspectief verre van efficiënt. Wie weet uiteindelijk nog wie toegang heeft tot welke bestanden?

Schakel anoniem delen uit

Er is een plaats voor het delen van documenten met de hele wereld; uw publieke website. Alle andere documenten behoren in SharePoint, waar ú steeds de controle houdt over wie deze kan aanklikken en bekijken. Met authenticatie ziet u steeds wie toegang heeft en u kan de toegangsrechten aanpassen indien nodig. Laat u het anoniem delen van bestanden toe, dan heeft u geen idee wie er toegang toe heeft. 

disable sharepoint sharing

Test en monitor regelmatig

Wanneer u het extern delen van bestanden heeft ingesteld kan u dit makkelijk testen door bijvoorbeeld in te loggen als een test gebruiker en te kijken tot welke content u toegang heeft. Monitor uw content regelmatig en schakel het extern delen van content uit wanneer dat niet langer nodig is. 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.