Handleiding: SharePoint en OneDrive for Business synchroniseren

Geschreven door op 02 juli 2015

OneDrive for Business is een stukje software dat geïnstalleerd kan worden op je computer of een mobile toestel zoals een iPad. Het synchroniseert je bestanden binnen de Office 365 SharePoint sites zodat je deze ook lokaal beschikbaar hebt.

OneDrive for Business is dus erg nuttig wanneer je niet altijd over een internet verbinding beschikt om toegang te krijgen tot SharePoint en toch aan je bestanden wilt werken.

Let op; Microsoft heeft ook een product dat gewoon ‘OneDrive’ noemt maar, hoewel de naam gelijkaardig is, synchroniseert deze niet met SharePoint.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je OneDrive for Business configureert op een Windows computer. OneDrive for Business zal standaard een lokale, gesynchroniseerde versie bewaren van alle documenten binnen je OneDrive SharePoint site, en niet de SharePoint team site. Zoals je las in onze andere 'handleiding' artikels, is het de SharePoint team site waar de hele organisatie standaard toegang toe heeft, en is de SharePoint OneDrive site enkel voor jou.

In dit voorbeeld bekijken we hoe je de inhoud van je SharePoint Team Site lokaal kan synchroniseren met OneDrive for Business.

SharePoint synchroniseren met OneDrive for Business

Navigeer in je web browser naar de documenten bibliotheek die je wil synchroniseren. Klik, eens je daar bent, op de ‘sync’ knop om het proces te starten. Volg nu de instructies om de synchronisatie te voltooien. Mocht je OneDrive for Business nog niet geïnstalleerd hebben op je computer, dan wordt er een link getoond waar je de download en installatie kan starten.

Afhankelijk van het aantal en grootte van de bestanden en je internet verbinding, zal het synchroniseren enige tijd in beslag nemen. Je kan de status checken door op het OneDrive for Business icoon te klikken dat rechts onderin je scherm getoond wordt.

Om een gesynchroniseerd bestand op je computer te bewerken, ga je naar je Windows explorer scherm. In plaats van een bestand te selecteren vanaf je C schijf, klik je nu op de nieuwe ‘SharePoint’ folder die bij je favorieten toegevoegd is. Hier zie je alle SharePoint content die lokaal gesynchroniseerd werd met jouw toestel.

Je herkent succesvol gesynchroniseerde bestanden of folders aan het groene vinkje dat ervoor staat. Je kan deze bestanden nu bewerken zoals je dat altijd doet: dubbelklik om het te openen, voer je bewerkingen door en druk op save om je bestand op te slaan. OneDrive for Business zal het gewijzigde bestand nu automatisch synchroniseren met de SharePoint site én met andere computers die ook OneDrive for Business geïnstalleerd hebben en hetzelfde bestand gesynchroniseerd houden.

Nog een tip wanneer je werkt met OneDrive for Business: wanneer je met de rechter muis klikt op een document dan opent er een nieuw ‘OneDrive for Business’ menu. Via dat menu kan je rechtstreeks naar de locatie van dat bestand in je web browser surfen, om het met de Microsoft Online applicatie te bewerken, of om bijvoorbeeld een link naar het bestand te delen met een externe persoon voor coauteurschap.

Deze methode kan je ook gebruiken om een document te delen vanuit je OneDrive for Business folders:

Open je Windows Explorer en ga naar je OneDrive for Business folder met het bestand of folder die je wil delen. Rechterklik op dat item, selecteer ‘OneDrive for Business’ uit het menu en klik op de ‘share’ knop. Je krijgt nu de gekende web interface te zien met het standaard share scherm.

Vul de nodige velden aan, zoals de naam en e-mail adres van de persoon waarmee je het document wil delen en bepaal zijn rechten om het bestand te bekijken en/of bewerken. Denk eraan om ‘require sign in’ aan te vinken en druk op ‘share’.

Verder aan de slag met SharePoint? Download de beginners handleiding hier!

sharepoint handleiding

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.