Handleiding: Co-auteurschap in SharePoint

Geschreven door op 25 juni 2015

De traditionele manier om samen te werken aan documenten was vaak het bestand via e-mail heen en weer sturen. Daardoor ontstonden keer op keer verschillende versies van het bestand, waardoor niemand nog wist wie nu precies welke bewerkingen had gedaan. Microsoft Office 365 biedt nu de mogelijkheid om documenten zoals een Word of Excel bestand in real time te bewerken met meerdere personen zodat dat probleem eindelijk van de baan is. /strong>

Er zijn geen specifieke stappen te volgen om een bestand met meerdere personen gelijktijdig te bewerken, aangezien dit gewoon standaard mogelijk is. Voorwaarde is uiteraard wel dat beide personen toegang hebben tot het betreffende document; standaard zijn dat alle personen binnen de organisatie. Om co-auteurschap met iemand buiten de organisatie mogelijk te maken zal je hem eerst toegang moeten geven tot het document, zoals we eerder besproken.

Eens jij en een tweede persoon toegang hebben tot het bestand kunnen jullie, op de gangbare manier, het bestand bewerken. De wijzigingen van de andere persoon zijn in real time voor jou zichtbaar en vice versa. Er zijn echter een paar zaken over co-auteurschap die ik je nog wil meegeven.

Allereerst, wijzigingen aan het document worden pas zichtbaar voor de andere persoon wanneer je deze opslaat. Je herinnert je vast dat bestanden die je bewerkt met de Microsoft Online applicaties (diegene die je in de web browser gebruikt) automatisch opgeslagen worden. In het geval dat jullie beiden de Office Online applicatie gebruiken zullen jullie dus in real time elkaars wijzigingen zien.

Bewerk je een bestand met de volledige versie van Microsoft Office, dan zal je tijdens en na het bewerken op de ‘save’ knop moeten klikken opdat je partner je wijzigingen ziet. Pas dan wordt het document namelijk opnieuw gesynchroniseerd met de cloud omgeving.

Een tweede punt dat ik zeker wil aanhalen bij het samenwerken aan document is de ‘comments’ feature. Dit is een geweldige manier om notities voor mekaar toe te voegen binnen het document. Om het ‘comments’ scherm te bereiken in Word Online open je het betreffende document en kies je bovenin voor het ‘review’ menu. Kies daarin voor ‘show comments’. Er is nu een extra scherm zichtbaar aan de rechterzijde. Selecteer nu een blok tekst in het document en klik op ‘new comment’. Voeg je notitie toe en klik op ‘post’.

Word-comments

Je notitie is nu bewaard in een lijst aan de rechterzijde. Wanneer je co-auteur het bestand bewerkt, ziet hij nu jouw comment en wordt de tekst die je daarbij geselecteerd had aangeduid.

Vervolgens kan hij een reactie op je notitie toevoegen of deze markeren als ‘done’ om aan te geven dat de comment gelezen werd of actie ondernomen werd. Deze functie is overigens niet enkel handig wanneer je samenwerkt aan een document, maar ook wanneer je voor jezelf een notitie wil achterlaten als je van plan bent het document later nog te bewerken.

Verder aan de slag met SharePoint? Download de beginners handleiding hier!

sharepoint handleiding

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.