Handleiding: SharePoint documenten delen

Geschreven door op 18 juni 2015

Een van de grote voordelen van het bewaren van je bestanden in SharePoint met Office 365 is de mogelijkheid om deze makkelijk te delen met andere personen, zowel binnen als buiten je organisatie.

Er zijn verschillende manieren om documenten te delen, afhankelijk van wat je wil bereiken. Onthoud dat alle content binnen SharePoint standaard toegankelijk is voor iedereen binnen de organisatie. In dit voorbeeld gaan we daarom een document delen met een extern persoon.

Let op; het kan zijn dat deze functionaliteit uitgeschakeld is, contacteer dan jouw beheerder.

Je kan een individueel document delen, maar ook een hele folder of zelfs een hele documenten bibliotheek. We starten in dit voorbeeld met één Word document. We kunnen het bestand delen door gebruik te maken van Microsoft Word, dat geïnstalleerd staat op de lokale PC, of via de web browser in de SharePoint documenten bibliotheek zelf.

    Eén SharePoint document delen

  • Om een Word document te delen met Microsoft Word zelf, open je het document alsof je het zo gaan bewerken: Open Microsoft Word op je computer, klik op het ‘file’ menu en vervolgens op ‘open’. Naast de traditionele mogelijkheid om bestanden te selecteren van af je computer zie je ook je SharePoint site als bron staan. Navigeer daarin naar het bestand dat je wil delen en open het.open-sharepoint-worddoc
  • Vervolgens ga je naar het File menu en kies je voor ‘share’. Zoals je ziet zijn er heel wat mogelijkheden om het bestand te delen, voor dit voorbeeld kiezen we voor ‘Invite People’.
    worddoc-share
  • Typ nu het e-mail adres in van de persoon waarmee je dit document wil delen. In het menu aan de rechterzijde van het e-mail adres kan je vervolgens het toegangsrechten bepalen voor je contact. ‘Can edit’ betekent dat hij het bestand kan bewerken, ‘can view’ betekent dat hij het bestand enkel zal kunnen lezen.

  • Het is ook mogelijk om een gepersonaliseerd bericht toe te voegen voor die persoon en vink steeds het vakje aan bij ‘require user to sign in before accessing document’. Dit is vooral belangrijk wanneer je iemand rechten geeft om het bestand te bewerken of wanneer het bestand gevoelige informatie bevat. Klik vervolgens op de share knop en er wordt automatisch een mail uitgestuurd naar de betreffende persoon, met een link naar het document.

Je zag onder het ‘file’ – ‘share’ menu reeds dat er nog verschillende mogelijkheden zijn om documenten te delen. We gaan hier nu niet dieper op in, maar ik raad je aan om deze zeker zelf eens te ontdekken.

Een hele SharePoint folder delen

  • In het geval dat je een hele SharePoint folder met inhoud wil delen dan kan dat niet vanuit Microsoft Word. Ga hiervoor via je web browser naar de documenten bibliotheek waarin de folder zich bevindt: begin bij het openen van je web browser en typ het adres van je SharePoint site in. Vul je Office 365 gebruikersnaam en paswoord in indien daar om gevraagd wordt.

  • Plaats nu een vinkje naast de folder die je wil delen en klik op de ‘share’ knop. Je krijgt nu een gelijkaardig scherm te zien als wanneer je zonet een bestand deelde vanuit Word. Typ hier het e-mail adres van de persoon waarmee je het bestand wil delen, bepaal de toegangsrechten voor het bestand en klik op share. Dezelfde stappen kan je volgen wanneer je een individueel bestand uit een folder wil delen. 

worddoc delen

Maak je gebruik van OneDrive for Business om bestanden tussen jouw computer en SharePoint te synchroniseren, dan vind je ook daar verschillende mogelijkheden om een bestand te delen. 

Verder aan de slag met SharePoint? Download de beginners handleiding hier!

sharepoint handleiding

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.

 
demo

SharePoint demo
  1. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  2. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  3. Telefoon*
  4. bedrijfsnaam*
    Gelieve uw bedrijsnaam in te vullen
  5. Functie*
  6. Gewenste demo*
    Invalid Input
  7. Bericht*
    Gelieve een boodschap in te vullen
  8. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen
  9. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Privacy beleid