SharePoint: Mobiel werken en BYOD

Geschreven door op 11 juni 2015

Met het steeds groeiende aanbod van betaalbare mobiele toestellen op de consumentenmarkt is het geen verrassing dat "Bring Your Own Device" (BYOD) een belangrijk topic is geworden in de ICT. De grote vraag rond BYOD is; hoe bieden we medewerkers de kans om met het mobiele toestel van hun keuze te werken, terwijl we als organisatie toch het nodige beheer en toezicht houden over al die toestellen?

Een oplossing is niet zo eenvoudig, met heel wat obstakels op het vlak van technologie en wetgeving. Op dat mijnenveld gaan we ons nu nog niet begeven - maar als u medewerkers de kans wil bieden om op eender welk toestel te werken, volgens uw regels, dan heeft u in eerste instantie nood aan een platform dat dat mogelijk maakt.

Thin Client

Een van de grote hindernissen voor de ICT afdeling is dat zij niet zomaar software met een bedrijfslicentie op persoonlijke toestellen willen plaatsen. Afgezien van het feit dat dit moeilijk beheerbaar is, is het aanbod aan verschillende hardware en besturingssystemen overweldigend. Ondersteuning voorzien voor zelfs de helft van de mogelijke combinaties is technisch gewoon niet mogelijk. Vanuit het perspectief van de gebruiker dan weer, is de (beperkte) opslagruimte van zijn mobiele toestel een kostbaar goed - en die besteedt hij liever niet aan zakelijke toepassingen.

Het mooie van SharePoint in dit opzicht, is dat het heel wat functionaliteiten biedt via lichtgewicht en universeel ondersteunde webpagina's. Het enige wat nodig is om te werken met een SharePoint site, is een web browser. Dankzij de Office Web Apps kan u zelfs gebruik maken van Word, Excel en PowerPoint op uw mobiele toestel, zonder de programma's lokaal te installeren. Navigeer gewoon naar uw SharePoint site vanaf uw telefoon of tablet, en u kan aan de slag!

Synergie met mobiele toestellen

Mobiele pagina's worden standaard ondersteund door SharePoint. En dan heb ik het niet over 'basic' content pagina's, maar complexe zaken als lijsten, kalenders en documenten bibliotheken, op eender welk toestel, met eender welke schermgrootte. Nog niet zo lang geleden mochten medewerkers het bedrijfspand pas verlaten wanneer alle data opgeslagen was op enorme harde schijven of de lokale server, maar er is inmiddels heel wat veranderd.

Wi-Fi, 3G en zelfs 4G connectiviteit zijn alomtegenwoordig, niet verbonden zijn wordt stilaan een zeldzaamheid. Dit maakt het enorme succes voor 'cloud' technologieën zoals SharePoint mogelijk, door data centraal te bewaren en eender waar ter beschikking te hebben via mobiele toestellen.

Eén versie van de waarheid

Heel wat organisaties hebben de neiging om informatie her en der verspreid te bewaren. Op een server, cloud opslag, externe schijven en mailboxes om er maar enkele te noemen. Vaak heeft men de perceptie dat het gebruik van meer externe hardware zal zorgen voor nog minder vat op dat probleem. Niets is minder waar echter met SharePoint. Of u nu een document opent vanuit uw bureel, vanop het vliegtuig of elders onderweg - al uw wijzigingen zijn nadien zichtbaar, net als een log van alle nieuwe versies sinds de laatste keer dat u het bestand zag. Samenwerken met collega's is mogelijk zonder dat duplicaten zich opstapelen in verschillende mailboxen: u heeft toegang tot het ene, up to date document, overal, altijd en vanaf elk toestel.

Onbeperkte mogelijkheden

SharePoint is een geweldig platform dat ontzettend veel features biedt aan KMO-vriendelijke prijzen. Daarnaast zijn er heel wat plugins van externe partijen, die nog meer functionaliteiten kunnen bieden, ook op het vlak van mobiel werken.

Nintex workflows bieden gebruikers de kans om workflows te initiëren via mail: een gebruiker die zijn autorisatie moet geven voor een uitbetaling kan de aanvraag bijvoorbeeld eenvoudig weigeren of accepteren door 'approved' of 'rejected' als email antwoord te verzenden. Een andere handige plugin is Harmon.IE, die een koppeling biedt tussen Outlook en SharePoint, waardoor e-mail bijlagen automatisch in een SharePoint documentenbibliotheek bewaard kunnen worden. Dit neemt meteen het grootste probleem van de 'traditionele manier' van werken weg; het opstapelen van bestanden in verschillende mailboxen.

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.