Handleiding: SharePoint documenten bewerken

Geschreven door op 13 mei 2015

Documenten bewerken met Microsoft Office

Documenten binnen SharePoint kan je bewerken met de gekende Microsoft Office applicaties op je computer. In dit voorbeeld maken we gebruik van Microsoft Word, maar het werkt precies hetzelfde voor andere applicaties als Excel en PowerPoint.

Bestanden openen vanuit de Office applicatie

Een eerste manier om een Word document binnen SharePoint te openen is via het ‘open’ menu in Microsoft Word. Open Microsoft Word op je computer, klik op het ‘file’ menu en vervolgens op ‘open’. Naast de traditionele mogelijkheid om bestanden te selecteren vanaf je computer zie je ook je SharePoint site als bron staan. 

open-a-sharepoint-doc

Aan de rechterzijde krijg je wellicht eerder geopende content te zien, maar klik voorlopig gewoon op de team site, die helemaal onderin getoond wordt. In het scherm dat nu opent kan je alle inhoud van je team site bekijken en het gewenste bestand selecteren.

Eens je het gewenste bestand geselecteerd hebt, klik je rechtsonder op ‘open’. Het document zal vervolgens openen in Word. Vergeet niet om regelmatig op save te klikken, je document wordt dan automatisch op SharePoint bijgewerkt.

Bestanden openen vanuit de Web browser

Een andere manier om een Word document vanuit SharePoint te bewerken is door gebruik te maken van je web browser. Open je webbrowser en surf naar je SharePoint site. In ons geval is het adres techneitsol.SharePoint.com, in jouw geval is dit de naam van jouw organisatie, gevolgd door .SharePoint.com.
Vul je Office 365 gebruikersnaam en paswoord in wanneer daarnaar gevraagd wordt. Navigeer naar de documenten bibliotheek en folder waarin je bestand opgeslagen is, en vink het betreffende document aan. Klik vervolgens bovenaan op de ‘edit’ knop.

Als alternatieve methode kan je ook de drie puntjes aanklikken naast de bestandsnaam en in het popup scherm, waar je een preview van het bestand krijgt te zien, kiezen voor ‘edit’.

open vanuit browser

Nieuw document opslaan in SharePoint

Om een nieuw document aan te maken met Word kan je grotendeels dezelfde stappen volgen. Begin met het aanmaken en bewerken van je document zoals je gewend bent: ga naar het file menu in Word en kies voor ‘new’.

Wanneer je klaar bent om het document op te slaan kan je dit rechtstreeks op SharePoint doen: klik op het ‘file’ menu en kies vervolgens voor ‘save’ of ‘save as’. Kies voor SharePoint en browse naar de folder binnen je team site waar je het document wil bewaren.

save-as

Geef je document een gepaste naam mee en klik op save. Je document wordt nu bewaard binnen je Microsoft Office 365 SharePoint team site in de geselecteerde documenten bibliotheek en folder.

Documenten bewerken met Microsoft Office Online

Als onderdeel van Office 365 heb je ook toegang tot de zogenaamde Office Online applicaties. Deze applicaties geven je toegang tot versies van onder andere Word en Excel, rechtstreeks in je web browser. Je hoeft de volledige Word en Excel applicatie daarvoor dus niet op je computer geïnstalleerd te hebben. Hoewel deze online versies niet alle functionaliteiten hebben van de volledige versies, voldoen ze voor de meeste standaard aanpassingen.

De Office Online applicaties zijn daarmee erg handig voor snelle bewerkingen, wanneer je iemand anders zijn computer gebruikt, of wanneer je een bestand met meerdere personen bewerkt. Om een document te bewerken met Word Online ga je naar de documenten bibliotheek waar het betreffende bestand staat. Open hiervoor je web browser en vul het adres van je SharePoint site in. Dit is doorgaans je bedrijfsnaam, gevolgd door .SharePoint.com. Log in met je Office 365 accountgegevens indien daarom gevraagd wordt.

Eens ingelogd, navigeer je naar het gewenste document. Wanneer je dit document aanklikt, opent het standaard in Word Online in alleen-lezen modus. Je kan het document dus wel bekijken, maar niet bewerken. Om het document toch te bewerken klik je in het menu bovenin op ‘edit document’ en kies vervolgens voor ‘edit in Word’ (wanneer je gebruik wil maken van de volledige versie van Word, geïnstalleerd op je computer), of kies in dit geval voor ‘edit in Word Online’.

word online

Word Online zal het document nu openen in een volledig bewerkbare modus. Je zal opmerken dat Word Online er precies uitziet als de volledige versie van Microsoft Word die je al eerder kende, zij het dan met een minder uitgebreid menu en opties. Terwijl je werkt in Word Online worden je wijzigingen automatisch opgeslagen. Ben je klaar met bewerken, klik dan op ‘file’ – ‘exit’ om terug te keren naar de documenten bibliotheek.

We hebben in dit voorbeeld gebruik gemaakt van Word Online, maar denk eraan dat er nog Online web applicaties zijn, bijvoorbeeld voor het bewerken van Excel bestanden.

Verder aan de slag met SharePoint? Download de beginners handleiding hier!

sharepoint handleiding

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.

 
demo

SharePoint demo
  1. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  2. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  3. Telefoon*
  4. bedrijfsnaam*
    Gelieve uw bedrijsnaam in te vullen
  5. Functie*
  6. Gewenste demo*
    Invalid Input
  7. Bericht*
    Gelieve een boodschap in te vullen
  8. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen
  9. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Privacy beleid