Handleiding: inleiding in documenten bibliotheken

Geschreven door op 07 mei 2015

Bestanden die je opslaat in SharePoint worden opgeslagen in documenten bibliotheken. Je SharePoint omgeving bevat wellicht al 1 of meerdere documenten bibliotheken, maar je kan er eenvoudig nieuwe aanmaken. Klik daarvoor op het instellingen icoon (dit ziet eruit als een radar) in de rechterbovenhoek van je scherm en selecteer ‘site contents’. 

add-an-app

Klik vervolgens op ‘Add an app’ en kies nadien voor ‘Document Library’. Als laatste stap kan je je documenten bibliotheek een naam geven, bijvoorbeeld ‘sales’ of ‘marketing’, afhankelijk van de bestanden die je er wil toevoegen.

Opgelet; vind je bovenstaande opties niet terug? Dan heb je wellicht niet de nodige rechten om zelf een documenten bibliotheek aan te maken. Vraag dit na bij je SharePoint administrator.

Nieuw bestand of folder aanmaken in de documenten bibliotheek

Om een nieuw bestand of folder aan te maken binnen een documenten bibliotheek klik je op ‘new’. Vervolgens kan je het type bestand selecteren dat je wil aanmaken. Verschillende types van documenten zoals een Word, Excel of PowerPoint bestand kunnen aangemaakt worden, of je kan een folder aanmaken om je te helpen bestanden binnen de documenten bibliotheek te ordenen.

create-new-file

Document template aanmaken

Het is zelfs mogelijk om standaard documenten templates in te stellen. Zo zijn nieuwe bestanden die aangemaakt worden binnen de documenten bibliotheek meteen gebaseerd op jouw voorgedefinieerde template, met bijvoorbeeld je bedrijfslogo en contactgegevens.

document-toevoegen

Documenten uploaden naar documenten bibliotheek

Wil je een bestaand document uploaden naar een documenten bibliotheek, klik dan op de ‘upload’ knop. Dit opent een nieuw scherm waar je kan browsen naar het gewenste document. Je kan echter ook gewoon een document van je computer verslepen naar de documenten bibliotheek.

Let wel op; je kan met deze methodes wel afzonderlijke bestanden uploaden, maar geen volledige folders die meerdere bestanden bevatten.

Er is nog een handige manier om met documenten bibliotheken te werken. Daarvoor heb je wel Internet Explorer nodig als web browser – met andere browsers werkt dit vooralsnog niet. Om een documenten bibliotheek te openen met Windows Explorer klik je bovenin je SharePoint site op het tabblad ‘Library’. De zogenaamde ribbon wordt nu zichtbaar, waarin je aan de rechterzijde kan kiezen voor ‘open with explorer’.

open-with-explorer

 

De documenten bibliotheek wordt vervolgens in de welgekende, traditionele Windows Explorer interface geopend. Binnen deze interface kan je werken zoals je dat altijd gewend bent geweest; dubbelklik op documenten om deze te bewerken, sleep bestanden heen en weer tussen folders of kopieer de bestanden binnen de bibliotheek of afzonderlijke folders.

Wanneer je voor het eerst start zijn alle bestanden binnen de SharePoint team site toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie. De nodige rechten kunnen echter toegekend worden. Zo is het mogelijk om verkoopcontracten enkel voor de sales afdeling beschikbaar te maken. Bestanden die in de OneDrive sectie staan, zijn enkel voor jou toegankelijk, hoewel ook dit aangepast kan worden naar jouw wensen.

Bekijk het volgende hoofdstuk in deze handleiding: SharePoint documenten bewerken 

Verder aan de slag met SharePoint? Download de beginners handleiding hier!

sharepoint handleiding

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.

 
demo

SharePoint demo
  1. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  2. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  3. Telefoon*
  4. bedrijfsnaam*
    Gelieve uw bedrijsnaam in te vullen
  5. Functie*
  6. Gewenste demo*
    Invalid Input
  7. Bericht*
    Gelieve een boodschap in te vullen
  8. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen
  9. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Privacy beleid