SharePoint migratie: 10 expert tips voor een succesvolle migratie

Geschreven door op 13 maart 2015

Er komt heel wat kijken bij een SharePoint migratie. Zonder een duidelijk plan stijgt het risico op dataverlies of een slordige migratie aanzienlijk. In dit artikel delen we 10 expert tips die u op weg helpen naar een succesvolle SharePoint migratie.

1. Plan uw planning

 Zorg allereerst dat u voldoende tijd voorziet om de gehele migratie van start tot einde. De volgende tips zijn zaken die u in overweging dient te nemen in het planning proces voor een migratie naar SharePoint Online.

2. Ken uw data

Zorg dat u een goed beeld hebt van de data die zich momenteel op uw SharePoint on premise of andere bron bevindt alvorens u de verhuis naar SharePoint Online start. Bepaalde data (zoals discussion boards, blogs, wikis enzoverder) zal u niet kunnen verhuizen zonder gebruik te maken van een externe oplossing.

3. Bepaal welke data belangrijk is voor uw organisatie

Onderzoek uw data grondig en bepaal welke data u niet meer nodig heeft, zodat deze geen onnodige plaats inneemt op de SharePoint Online omgeving. Zorg ervoor dat er geen belangrijke data achterblijft, maar gebruik de migratie wel om uw data grondig op te kuisen.

4. Herstructureer uw data

Het is nu het perfecte moment om na te gaan hoe u uw data efficiënter kan structureren. Tenzij er een goede policy uitgeschreven is in uw onderneming, gebruikt elke medewerker wellicht een eigen (folder-) structuur om data te ordenen. Vaak is die data dan moeilijk terug te vinden voor andere medewerkers. SharePoint Online heeft geen nood aan een uitgebreide mappenstructuur. Werk daarentegen met metadata om de zoekfunctie ten volle te benutten zodat data doorheen uw organisatie makkelijk terug te vinden is.

5. Bepaal hoe u de SharePoint migratie gaat aanpakken

Zal u al uw data in één keer migreren? Of zal u eerder in fases migreren naar SharePoint Online? Maak een migratie planning op zodat u steeds weet wat de volgende stap is.

6. Denk aan uw budget

Bepaal hoeveel budget u wil toekennen aan deze migratie, hou daarbij rekening met gerelateerde uitgaven voor bijvoorbeeld SharePoint training of Managed IT diensten. Een grondige planning verkleind de kans op onverwachte kosten gaandeweg.

7. Is er training nodig?

Het succes van een SharePoint migratie valt of staat bij de adoptatie door de eindgebruikers. Uit een onderzoek naar niet-succesvolle SharePoint implementaties is gebleken dat het gebrek aan opleiding vaak aan de oorzaak ligt daarvan. Voorzie daarom voldoende impulsen vanuit het management en help de gebruikers op weg door een SharePoint training te voorzien.

8. Bepaal de rollen

Aan migratie moet behandeld worden zoals elk ander project binnen een organisatie. Bepaal de verschillende rollen en verantwoordelijkheden en leg de verwachtingen voor uw team vast.

9. Beheer

Als uw IT afdeling niet voldoende middelen of kennis heeft om SharePoint Online te beheren, overweeg dan een externe partner voor het IT beheer. Zorg dat u ook deze kost opneemt in uw budgetplanning!

10. Migratie partners

Ligt een SharePoint migratie binnen de kennis en kunde van uw IT departement? In veel gevallen is het veel eenvoudiger en kosten efficiënter wanneer u hiervoor ondersteuning vraagt van een externe partner.

Heeft u specifieke vragen over uw SharePoint migratie, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.