Deze factor bepaalt de slaagkansen van uw SharePoint implementatie

Geschreven door op 05 maart 2015

Een onderzoek van AIIM bij 422 IT- en business professionals heeft uitgewezen dat de meeste SharePoint implementaties tekortkomingen hebben. Waar ligt de oorzaak hiervan en hoe zorgt Cogn-IT ervoor dat uw SharePoint omgeving een succes wordt?

waarom sharepoint faaltHet onderzoek van AIIM toont dat heel wat SharePoint implementaties het gewenste doel niet bereiken. Van de 422 ondervraagde IT- en business professionals ervaart 63% tekortkomingen in de implementatie, 23% vindt dat het platform voldoende gebruikers heeft binnen de organisatie en slechts 11% vond de implementatie van SharePoint over de hele lijn een succes.

Als reden hiervoor wijzen de respondenten vaak het gebrek aan ondersteuning vanuit het senior management aan. Daaruit volgt dat de gebruikersadoptie niet optimaal is, een issue dat al sinds de start van SharePoint, inmiddels 14 jaar geleden, meegaat. SharePoint is uitgegroeid van een intranet platform tot een geavanceerde tool om documenten te beheren en samen te werken binnen organisaties. Om die geavanceerde mogelijkheden te benutten moeten er voldoende impulsen komen vanuit het management. Gebeurt dat niet, dan grijpen eindgebruikers nog te vaak naar eigen tools, met alle risico's vandien. Eindgebruikers missen vaak ook de nodige training om de voordelen van het platform te ontdekken en wegwijs te raken door de mogelijke scenario's.

Hoe maakt u uw SharePoint implementatie een succes?

Volgens de ondervraagde professionals moet het senior management het gebruik van SharePoint binnen de organisatie verplichten. SharePoint moet aangebracht worden als hét primaire Enterprise Content Management systeem en het gebruik van meerdere, eigen tools onder de medewerkers moet tegengegaan worden. Dat laatste gebeurt vandaag nog te vaak, en vaak erkent het management het probleem pas wanneer zich een complianceramp of ander businesstrauma voordoet.

Binnen de onderzochte organisaties ontbraken in de meeste gevallen de nodige policies en een bedrijfscultuur voor ECM. Gebruikers zelf zien geen aanleiding om SharePoint als Document Management systeem te gebruiken en anderen hierin te betrekken. Ze slagen er niet in documenten juist te classificeren of de juiste tags toe te voegen en ervaren te weinig bewegingsvrijheid binnen de omgeving.

Daarom helpt Cogn-IT een ECM strategie op te zetten waarin bijvoorbeeld voldoende budget is opgenomen voor de nodige gebruikerstraining en toekomstige optimalisaties van het systeem. We brengen de huidige pijnpunten rond SharePoint binnen uw organisatie in kaart en ga na welke processen u nog kan vereenvoudigen, bijvoorbeeld door uw SharePoint omgeving te koppelen met andere bedrijfssystemen. 

Als SharePoint integrator met jarenlange ervaring kan Cogn-IT u ondersteunen en adviseren doorheen dit proces, neem vrijblijvend contact met ons op.

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.