Offline documenten naar SharePoint scannen

Geschreven door op 21 januari 2015

Zelfs in het digitale tijdperk van vandaag krijgen bedrijven nog steeds heel wat papieren documenten te verwerken die via post of fax toekomen. De belangrijkste documenten zoals facturen worden vervolgens gefilterd en digitaal gearchiveerd naar bijvoorbeeld een Windows map, centrale opslag of SharePoint omgeving, maar de werkwijze waarop dat gebeurt is vaak erg omslachtig en weinig productief. 

Wanneer we bedrijven vragen naar de reden waarom ze het scannen van deze documentenstroom niet verder automatiseren, is het antwoord vaak dat dit een grote investering vergt en erg tijdrovend is. Toch zijn er verschillende betaalbare maar productieve oplossingen die eenvoudig te installeren - en gebruiken - zijn. 

Documenten scannen naar SharePoint

Xerox biedt bijvoorbeeld zo een oplossing; Xerox ConnectKey SharePoint; een oplossing om de workflow van het scannen en opslaan van papieren documenten te vereenvoudigen. Concreet kunnen vanaf de multifunctionele printers documenten rechtstreeks naar de gewenste documentenbibliotheek of folder gestuurd worden. Eventuele metadata (in het geval van facturen zijn dit bijvoorbeeld het factuurnummer, klantnaam en dossiernunmmer) kan via de printer ingevoerd worden en vanaf de printer kan door de mappen gebladerd worden en kunnen bestandsnamen gewijzigd worden. De documenten worden dankzij tekstherkenning (OCR) opgeslagen als volledig doorzoekbare PDF bestanden zodat informatie snel en eenvoudig opgezocht kan worden.

scannen-naar-sharepointOok andere leveranciers als Fujitsu, Kyocera, Sharp en Ricoh bieden soortgelijke oplossingen om documenten te scannen naar SharePoint. Wilt u het digitaliseren van documenten ook vereenvoudigen? Neem dan contact op zodat we een gepaste oplossing kunnen bespreken.

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.