Papierloos werken; meer dan een droom?

Geschreven door op 04 december 2014

papierloos kantoorOndernemers buigen zich al jaar en dag over het dwingende probleem van een alsmaar toenemende administratie die steeds meer de core business hypothekeert. Vooral het opzetten en continu bijwerken van een papieren archief blijkt een administratieve, logistieke en niet in het minst financiële belasting die weinig meerwaarde biedt. Het papierloos kantoor lijkt de ultieme droom. Of niet?

Papierloos werken: enquête

Eerder dit jaar publiceerde Jobat cijfers van een enquête over papierloos werken, gevoerd door netwerkbedrijf Viadesk bij meer dan vierhonderd Belgische professionals. Daaruit blijkt dat de Belgische professional gemiddeld 17 pagina's per dag print. Slechts 4 op de 10 ondervraagden vindt een papierloos kantoor, waarbij tablets en andere technologieën het uitprinten van documenten nagenoeg overbodig maken, een realistisch vooruitzicht.

6 op de 10 ondervraagden zijn evenwel voorstander om met zo weinig mogelijk papier te werken, maar even vaak wordt geopperd dat papier makkelijker blijft om aantekening te maken of een takenoverzicht te bieden. 9 op de 10 ondervraagden vindt dat presentaties, rapporten en dossiers best digitaal worden verwerkt.

Voordelen van het papierloos kantoor

Papierloos werken verbetert de veiligheid van documenten en verhoogt de efficiëntie. Bent u nog niet overtuigd, dan zijn hier de 10 voornaamste voordelen van papierloos werken.

ROI

Meestal wordt gedacht dat papierloos werken meer zal kosten, met het oog op training, hardware en software, dan te blijven werken met papier. Er is effectief een investering vereist, maar de return van die investering is enorm. Voor verschillende organisaties betaalt deze overstap zich terug binnen enkele weken of maanden.

Minder arbeidsintensief

Papier is erg tijdrovend om mee te werken, organiseren en ophalen. Kantoormedewerkers besteden gemiddeld een uur per maand aan het zoeken en vervangen van bestanden. Als dit het geval is in uw organisatie, kan een overstap naar een digitale oplossing zich terugbetalen in een maand tijd.

Printkosten

De aankoop van papier, toners, inkt, de printer zelf en het onderhoud ervan; het vergt een aanzienklijk budget per jaar.

Fotokopie kosten

Digitale bestanden kunnen eenvoudig bewerkt, gekopieerd en verzonden worden. Verschillende medewerkers kunnen zo samen aan 1 bestand werken. Het alternatief op papier is het maken van verschillende kopieën van het document.

Verloren documenten

Net als papieren documenten kunnen ook digitale documenten verloren gaan. Alleen hebben medewerkers daar de nodige tools voorhanden om deze documenten alsnog snel terug te vinden of in het slechtste geval een backup terug te halen.

E-mail management

Een vaak gehoord argument om vast te houden aan papieren documenten is de bezorgdheid voor meer e-mails. Met een eenvoudige email management strategie voorkomt men echter dat medewerkers onnodig tijd verliezen met het organiseren, bekijken en verwijderen van e-mails.

Opslag kosten

Papieren documenten nemen heel wat ruimte in beslag, veel organisaties moeten daarvoor dan ook inboeten aan kantoorruimte om deze documenten te stockeren. Een papierloos kantoor reduceert die fysieke opslagruimte tot een enkele harde schijf of server, of deze data wordt opgeslagen in de cloud.

Betere klanten ondersteuning

Documenten opzoeken terwijl klanten wachten aan de telefoon is geen efficiënte manier van werken. Digitale documenten kunnen sneller gevonden worden door te zoeken op kernwoorden en andere metadata, waardoor klanten sneller geholpen kunnen worden.

Grotere documentenbeveiliging

Papieren documenten zijn niet zo veilig als vaak gedacht wordt; de sloten van de meeste archiefkasten bijvoorbeeld zijn makkelijk open te breken. Electronisch beveiligde bestanden vergen steeds een paswoord en houden precies bij wie, wat en wanneer een bestand gewijzigd werd.

Disaster recovery

Als uw organisatie belangrijke informatie op papier bewaart, dan kan waterschade of brand nefast zijn. Van uw electronische documenten kan makkelijk een back up bijgehouden worden, op locatie of in de cloud, waardoor u snel kan terug aan de slag kan wanneer zich zulke ramp voordoet.

Een papierloos kantoor mag dan een utopie zijn, het is duidelijk dat het digitaliseren van uw kritieke bedrijfsdata heel wat voordelen met zich meebrengt.

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.