Hoeveel tijd zou u kopen mocht dat kunnen?

Geschreven door op 27 november 2014

Over de jaren heen groeien binnen organisaties verschillende werkstromen met bijbehorende processen. Vaak zijn die processen zo verankerd dat er nauwelijks gekeken wordt naar manieren om die processen efficiënter te laten verlopen. We bekijken enkele vaak voorkomende situaties binnen organisaties, die eenvoudig met SharePoint Workflows opgevangen kunnen worden.

Heel vaak worden werkzaamheden binnen organisaties ondersteund door formulieren. Medewerkers hanteren vaak echter hun eigen werkwijze en werken niet vanuit een centrale database gedachte, waardoor oorzaak en gevolg niet met mekaar verbonden zijn en de formulieren eigenlijk los staan van de werkzaamheden.

Enkele situaties die we vaak zien terugkomen:

  • Processen worden ondersteund door papieren formulieren
  • Werkwijze is individueel gericht; er zijn richlijnen, maar geen uniform resultaat
  • Processen bestaan uit handmatige handelingen
  • De voortgang van processen moet individueel opgevolgd worden
  • Verschillende medewerkers gebruiken verschillende systemen
  • De gebruikte systemen bepalen de uiteindelijke werkwijze

Het hoeft geen betoog dat zulke werkwijze vaak probleemsituaties veroorzaakt:

  • Informatie wordt overschreven
  • Formulieren gaan verloren of zijn moeilijk leesbaar of begrijpbaar
  • Formulieren stapelen zich op, er is geen FIFO
  • Archivering is kostbaar en tijdrovend
  • Er is weinig flexibiliteit
  • Wanneer er wat is blijven liggen, komt men daar pas veel later achter
  • De werkwijze zou beter kunnen, mocht het systeem dat toelaten

SharePoint Workflows kunnen een oplossing bieden voor heel wat bedrijfsprocessen. Zij bieden een antwoord op bovenstaande probleemsituaties en zorgen voor meer efficiëntie en tijdswinst. Enkele mogelijkheden van SharePoint Workflows:

sharepoint workflow

  • Elektronische formulieren opzetten
  • Automatiseren van acties en gegevensverwerking
  • Registreren en verwerken van gegevens
  • Visualisatie met Microsoft Visio
  • Taken sturen
  • Goedkeuringen en informatie status beheren
  • Tijdige signalisering

Het is mogelijk om complexe bedrijfsprocessen om te zetten maar SharePoint biedt verschillende standaard workflows die u meteen kan inzetten. Wilt u efficiënter werken, dan is dit de quick win voor uw organisatie:

  • Het systeem wordt aangepast aan uw bedrijfsprocessen, niet andersom
  • Taakgericht sturen
  • Inzicht in openstaande taken van u en uw medewerkers
  • Hogere productiviteit
  • Minder papierverspilling
  • Grotere flexibiliteit

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.