5 standaard workflows in SharePoint 2013

Geschreven door op 08 oktober 2014

Workflows in SharePoint bieden een geweldige manier om tijd, moeite en kosten te besparen door bestaande bedrijfsprocessen te automatiseren. Heel wat bedrijfsnoden kunnen door SharePoint workflows opgevangen worden, bijvoorbeeld:

  • sharepoint workflowOndersteuningsvragen van klanten opvolgen
  • Aanmaken van accounts voor nieuwe werknemers
  • Budget en project goedkeuring
  • Verlofaanvragen
  • Beheer van het rekruteringsproces

Het zou moeilijk zijn om deze processen op te volgen wanneer ze zoals vroeger nog met en pen en papier beheerd zouden worden. SharePoint workflows hiervoor de geschikte oplossing.

Wat zijn de kant-en-klare workflows binnen SharePoint?

Hoewel elk bedrijf andere specifieke noden heeft, zijn er ook bedrijfsnoden die voor heel wat organisaties dezelfde zijn. Laat ons 5 out-of-the box SharePoint workflow templates bekijken.

Goedkeuringsproces workflow

Denk aan een document of list item dat goedgekeurd moet worden vooraleer het beschikbaar gemaakt wordt voor andere mensen binnen de organisatie. De 'approval workflow' helpt dit proces op een efficiënte manier te automatiseren. Bij het koppelen van de workflow aan een lijst kan bepaald worden welke personen hun toestemming moeten geven voor het publiceren van de content. Eens een list item toegevoegd wordt zal de workflow starten en zal goedkeuring gevraagd worden aan de betrokken personen. 
Men kan de status van de workflow tussentijds steeds monitoren.

Workflow voor het verzamelen van feedback 

Sommige inhoud wordt niet aangemaakt in 1 keer, of door 1 enkele persoon. In zulk scenario biedt de 'collect feedback workflow' ondersteuning om feedback en commentaar van verschillende personen binnen de organisatie te verzamelen.

Wanneer een document of list item aangemaakt wordt, zal SharePoint automatisch de workflow starten en taken toewijzen aan de betrokken personen. Elke persoon die de toegewezen taak opent om feedback te geven heeft 3 opties;

  • feedback doorsturen
  • een wijziging aanvragen
  • taak opnieuw toewijzen

Workflow voor het verzamelen van handtekeningen

Stel dat een voorstel opgemaakt werd voor de medewerkers met de bedoeling om hun handtekening te verzamelen en het document vervolgens aan het management te bezorgen. De 'collect signatures workflow' stuurt het document door de organisatie en biedt de mogelijkheid om het document al dan niet te ondertekenen.

Publishing approval workflow

Deze lijkt gelijkaardig aan het goedkeuringsproces, maar de 'publishing approval workflow' is gericht op het goedkeuren van wijzigingen aan de SharePoint site. Bijvoorbeeld in het geval dat een medewerker een nieuwspagina wenst toe te voegen aan de publieke site.

3-statussen workflow

De 'three-state workflow' biedt de mogelijkheid om vorderingen van een bedrijfsproces op te volgen. 3 statussen kunnen toegewezen worden:

  • Actief
  • Klaar voor review
  • Compleet

Deze template wordt binnen SharePoint voornamelijk gebruikt voor het opvolgen van actuele punten maar kan ook aangepast of gebruikt worden voor vele andere situaties.

U hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden

Workflows zijn erg nutting voor uw organisatie. IT teams hebben vaak de neiging om meteen naar maatwerk oplossingen te kijken, terwijl de out-of-the-box workflows vaak een eenvoudige, gepaste oplossing bieden. Kleine optimalisaties zijn altijd mogelijk.
Meer weten over workflows in SharePoint? Contacteer ons!

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.