Je hebt SharePoint nodig wanneer ... deel 3

Geschreven door op 27 augustus 2014

sharepoint-is-needed

In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming nood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise. Lees ook deel 1 en deel 2 uit deze reeks blogposts.

Je hebt SharePoint nodig wanneer...

11. Je geen idee hebt welke taken aan jou toegekend zijn

Binnen SharePoint kunnen gebruikers taken aanmaken en deze toewijzen aan bepaalde personen, hetzij met basis takenlijsten of geautomatiseerd via workflows. Gebruik je persoonlijke 'task view' in My Site om te zien welke taken aan jou toegekend werden. Wil je nog meer controle, dan is er nog de Project Server (of Project Online) om je SharePoint omgeving uit te breiden tot een volledige project applicatie.

12. Goedkeuringsprocessen bestaan uit het versturen van documenten naar iedereen, waarna reacties manueel verzameld moeten worden

Het proces om documenten goed te keuren kan geautomatiseerd worden met de ingebouwde en aanpasbare workflows. Er zijn verschillende 'approval workflows' standaard beschibaar die eenvoudig op te zetten zijn voor een goedkeuringsproces van 1 tot 3 niveaus. Vul eenvoudigweg de namen in van de personen die per niveau hun goedkeuring moeten geven en je workflow, die de betrokken personen automatisch een notificatie stuurt, is klaar.
Het is ook mogelijk om een custom workflow proces op te zetten voor een lijst of document, met meer dan 100 workflows acties die beschikbaar zijn binnen SharePoint designer.

13. Belangrijke documenten op file shares staan en daardoor voor iedereen inzichtelijk zijn

Veiligheid is een kritieke factor voor elk systeem. SharePoint maakt het eenvoudig om informatie enkel te tonen aan mensen die deze informatie effectief mogen zien. De zoekmotor voert beveiligingschecks door zodat gebruikers die niet de nodige permissies hebben voor een document, dat document ook niet te zien krijgen in de zoekresultaten.

Wil je nog een stap verder gaan op het vlak van beveiliging, dan is er ook het 'document rights management'. Deze extra service kan documenten encrypteren en authenticatie vereisen bij het openen ervan. Door document rights management in te zetten voorkom je dat gevoelige informatie in de verkeerde handen terechtkomt.

14. Er telkens een nieuw excel bestand of access database aangemaakt wordt, wanneer bepaalde informatie geregistreerd moet worden

Het grote probleem met deze werkwijze is het feit dat niemand deze bestanden uiteindelijk terugvindt wanneer dat nodig blijkt. 'Custom lists' in SharePoint stellen gebruikers in staat om zelf informatie te registreren. De informatie in lijsten kan op verschillende manieren gefilterd worden zodat elke gebruiker deze op zijn manier kan doorzoeken. Het gebruik van REST calls en InfoPath formulieren biedt nog complexere functionaliteiten binnen SharePoint.

15. Je file share bestaat uit een onduidelijke folderstructuur van meer dan 5 niveaus diep

Het gebruik van folders binnen een file share of op de desktop was een goede manier om grote hoeveelheden documenten te structureren. Het probleem met folders is echter dat gebruikers die niet betrokken waren bij het opzetten van de structuur, maar moeilijk de juiste documenten terugvinden.

Binnen SharePoint kan medata gekoppeld worden aan documenten. Aan de hand van deze metadata kunnen ze vervolgens gegroepeerd en gefilterd worden. Op deze manier kan elke gebruiker zijn eigen view creëren en documenten structureren volgens zijn voorkeur, in plaats van 1 structuur op te dringen aan de gehele organisatie.

Herken je jezelf of je organisatie in 1 van de 15 redenen die we in deze serie blogposts beschreven? Dan biedt SharePoint geweldige mogelijkheden voor jouw organisatie. Start je gratis trial nu:

 

SharePoint demo
  1. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  2. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  3. Telefoon*
  4. bedrijfsnaam*
    Gelieve uw bedrijsnaam in te vullen
  5. Functie*
  6. Gewenste demo*
    Invalid Input
  7. Bericht*
    Gelieve een boodschap in te vullen
  8. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen
  9. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Privacy beleid

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.