Je hebt SharePoint nodig wanneer ...

Geschreven door op 12 augustus 2014

sharepoint-is-needed

In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming nood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise.

Je hebt SharePoint nodig wanneer...

1. De helft van je IT budget wordt besteed aan opslag voor iedereens email quota

Een groot deel van de emails bevatten bijlages die al snel heel wat opslagruimte in beslag nemen. Binnen SharePoint kunnen email conversaties opgeslagen worden zodat ze een rechtstreekse bron worden voor informatie. Door één exemplaar van een document te bewaren en daarnaar te verwijzen in je emails bespaar je je Exchange administrator heel wat kopzorgen.

2. De bedrijfscommunicatie in je inbox weinig nuttige informatie bevat

Niemand houdt van een inbox vol 'bedrijfsspam'. Heb je het gevoel dat je belangrijke mails daardoor mist?
Door gebruik te maken van de samenwerkingsmogelijkheden binnen SharePoint is het eenvoudig om de communicatie relevanter te maken voor de gebruiker. SharePoint biedt bijvoorbeeld mogelijkheden om bepaalde mensen, documenten en sites te volgen en een melding te ontvangen wanneer relevante informatie geplaatst wordt.

3. Elk teamlid beschikt over een andere versie van een document

SharePoint maakt het makkelijker dan ooit om alle medewerkers te laten samenwerken aan hetzelfde document, opgeslagen op 1 locatie. De laatste versie van Office maakt het zelfs real time samenwerking mogelijk, waarbij alle deelnemers meteen de aangebrachte wijzigingen aan een document te zien krijgen. Versiecontrole zorgt er vervolgens voor dat alle wijzigingen getraceerd worden.

4. Je dat ene document dat je nodig hebt voor je taak maar niet kan terugvinden

De zoekmotor binnen SharePoint is één van zijn grootste troeven en kan zelfs informatie halen uit een Office of PDF document. De uitgebreide 'tagging' mogelijkheden, metadata en filter opties maken het nog makkelijker om een document terug te vinden.

5. De gedachte aan BYOD je angst inboezemt

Mobiliteit is een belangrijk punt vandaag en veel bedrijven switchen dan ook naar een BYOD (Bring Your Own Device) beleid. Dat brengt uiteraard enkele uitdagingen met zich mee, waaronder de ondersteuning van de bedrijfssystemen voor de verschillende schermgroottes en types van deze apparaten.

SharePoint biedt hierop een antwoord door gebruik te maken van de laatste responsive design functionaliteiten en Office Online Services (vroeger Office Web Apps). Office Online Services biedt gebruikers de mogelijkheid om basis bewerkingen aan Office documenten te doen via de browser, in plaats van de software te moeten installeren op de tablet. Bovendien biedt Microsoft apps voor zowel iOS, Windows en Android, die gratis beschikbaar zijn in de desbetreffende app stores.

Ga verder naar deel 2 van deze serie blogposts "Je hebt SharePoint nodig wanneer...".

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.