Het traditioneel intranet werkt niet (meer).

Geschreven door op 06 augustus 2014

Het traditioneel intranet heeft enkele ernstige tekortkomingen. Heel wat organisaties die nog op deze verouderde methode werken beperken daardoor de innovatiekracht, lenigheid, groei, kortom, de mogelijkheden van de organisatie en zijn medewerkers. De oplossing en de adoptatie van die oplossing liggen gelukkig niet veraf, door het slim gebruik van tools die nu al bekend zijn bij de medewerkers.

Doordat traditionele intranetten gebouwd zijn rond éénrichtingscommunicatie bieden ze niet voldoende mogelijkheden om de samenwerking te verbeteren. Veelal publiceert 1 partij berichten of documenten maar deze worden verder niet ondersteund door het platform: notities, ideeën, koppelingen naar bijkomende informatie en dialoog tussen de medewerkers is niet mogelijk.

Het intranet van de nieuwe generatie

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om hun intranet "sociaal" te maken. De impact van social media is al gebleken in zowel de privé- als de bedrijfswereld en de implementatie ervan in het intranet verloopt vlot omdat gebruikers het medium reeds goed kennen.
De toegevoegde waarde van een sociaal intranet blijkt groot: onderzoek heeft uitgewezen dat organisaties met een sociaal intranet significant beter scoren dan organisaties met een traditioneel intranet:

  • Medewerkers zijn beter op de hoogte, zijn tevredener en voelen zich meer verbonden met hun collega's en de organisaties
  • Nieuwe medewerkers raken sneller ingewerkt door een efficiënte kennisdeling
  • De organisaties zijn leniger en de dienstverlening verbetert

De vrees van organisaties die vasthouden aan het traditionele intranet is vaak dat communicatie binnen het sociale intranet al snel dreigt te vervallen tot vrijblijvende cafépraat. Toch bewijst bovenstaand onderzoek het tegendeel; het sociaal intranet vervult een belangrijke informatieve en communicatieve functie die organisaties helpt slimmer en effectiever te organiseren.

Intranet: tweerichtingsverkeer

Organisaties houden graag de vinger aan de pols: hoe reageren medewerkers op gebeurtenissen binnen het bedrijf en de communicatie daarover? Hoe wordt omgegaan met de documenten die gepubliceerd worden op het intranet? Hoe vlot verloopt de kennisdeling over verschillende afdelingen heen?

modern intranetSocial media, bijvoorbeeld Yammer, biedt medewerkers de kans om te reageren en geeft hen daardoor een stem die zij voordien niet hadden. Op die manier kunnen ook zij hun kennis delen en kan interne communicatie opvangen welk sentiment leeft binnen de organisatie.
Door in een SharePoint intranet de traditionele nieuwsitems te vervangen door een Yammer nieuwsgroep is deze informatie zichtbaar voor alle betrokken medewerkers én kunnen zij een reactie achterlaten. Diezelfde mogelijkheid is er inmiddels ook op document-niveau zodat betrokken medewerkers bijvoorbeeld kunnen reageren op nieuwe procedures en richtlijnen.

Gericht communiceren

Om een sociaal intranet te laten slagen moet de communicatie enigszins gestuurd worden. Niet alle communicatie en documenten zijn voor iedereen bedoeld, daarom is het in Yammer mogelijk om verschillende doelgroepen te definiëren. Doelgerichte communicatie is daardoor mogelijk, wat zorgt voor een betere samenhang binnen de groep, en documenten zijn enkel zichtbaar voor de medewerkers die daarbij betrokken zijn.

Bent u ervan overtuigd dat een modern intranet uw organisatie vooruit kan helpen, neem dan zeker contact met ons op om de mogelijkheden van SharePoint en Yammer te bespreken.

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.