Dit moet u weten vooraleer u start met Document Management in SharePoint

Geschreven door op 28 april 2014

Heel wat bedrijven zoeken naar oplossingen om hun documenten efficiënter te beheren, bijvoorbeeld door over te stappen van een serverlocatie naar SharePoint. Zo een migratie neemt heel wat tijd in beslag omdat alle informatie herzien en gestructureerd moet worden. Geen taak om onvoorbereid mee te starten dus. In deze post geven we 5 punten die u moet voorbereiden vooraleer u de overstap maakt naar SharePoint als Document Management Software.

Document management software

Het succes van een SharePoint migratie wordt vaak niet bepaald in de fase van de migratie op zich, maar wel in de periode ervoor en erna. Een gedegen voorbereiding zorgt ervoor dat de juiste informatie op de juiste plaats terechtkomt en op de meest efficiënte manier doorzocht kan worden.  Ondersteuning van de gebruikers voor en na de implementatie zorgt er op zijn beurt voor dat het platform optimaal gebruikt wordt.

 

Bent u van plan om SharePoint (of eender welk DMS) in te zetten voor uw documentenbeheer, bereid dan deze punten voor:

  1. Welke informatie is aanwezig?
    Breng in kaart welke informatie aanwezig is in de organisatie. Denk daarbij niet alleen aan documenten, maar ook aan afspraken, taken en verschillende formulieren. Net zoals een verhuis naar een nieuwe woning vaak gezien wordt als de kans om oude rommel aan de deur te zetten, is een migratie het perfecte moment om verouderde, incorrecte of ongebruikte gegevens verticaal te klasseren.
  2. Waar wilt u naartoe?
    Het is belangrijk om te weten wat u precies wilt bereiken. (Dit hangt nauw samen met het volgende punt 3).
    Wat zijn de doelstellingen voor het DMS project? Wanneer is de migratie geslaagd? Welk tijdsframe heeft u in gedachten? Welke medewerkers moeten gebruik maken van het platform?
    Een duidelijk antwoord op deze vragen zal de koers bepalen voor uw SharePoint project.
  3. Wat zijn de mogelijkheden binnen SharePoint?
    Eens u weet welke informatie aanwezig is, welke informatie voor gebruikers belangrijk is en wat u precies wil bereiken, kan u de mogelijkheden van Document Management binnen SharePoint bekijken. De SharePoint specialisten van Cogn-it kunnen u hierbij begeleiden.
    Wat zijn de bestaande functionaliteiten? Waar en hoe wordt de informatie opgeslagen? Zijn er bepaalde sjablonen die gebruikt kunnen worden? Kunnen er regels of workflows ingesteld worden?
  4. Welke functionaliteiten gaan we gebruiken?
    Wanneer u de mogelijkheden van SharePoint kent is het belangrijk om te bepalen welke functionaliteiten effectief gebruikt gaan worden. Vooral voor de eindgebruiker moet het systeem efficiënt en transparant blijven. Ga er niet van uit dat de eindgebruiker over dezelfde technische kennis beschikt als uzelf. Enkele belangrijke vragen:
    Wordt er gebruik gemaakt van sjablonen (content types)? Hoe zal de informatie opgedeeld worden in de verschillende lijsten of bibliotheken? Welke metadata dient de eindgebruiker aan te maken bij een nieuw document? Welke gebruikers mogen documenten toevoegen? Moet er voldaan worden aan een archiveringswet?
    De mogelijkheden binnen SharePoint zijn onbeperkt, test de verschillende mogelijkheden die voor u van toepassing zijn en kies de meest efficiënte oplossing voor uw organisatie.
  5. Hoe zal het platform gebruikt worden?
    De vele mogelijkheden van SharePoint maken het mogelijk om afstand te nemen van de gekende mappenstructuur die u wellicht gebruikt op uw server. Er zijn nog toepassingen voor mappen mogelijk, maar de zoekfunctionaliteit en metadata binnen SharePoint makenhet perfect mogelijk om uw bestanden beter doorzoekbaar te maken, zonder deze op te delen in mappen.
    Het gebruik van folders zit zodanig verweven in de gewoontes van uw medewerkers dat u zo'n wijziging heel duidelijk zal moeten communiceren. Zorg ervoor dat ze het voordeel van deze beslissingen inzien, zodat ze sneller deze nieuwe werkwijze hanteren en wellicht brengen ze zelf nog ideeën aan vanop de werkvloer.
    Stel duidelijke richtlijnen op zodat het platform consequent en consistent gebruikt wordt doorheen alle afdelingen.

Een vraag over document management in SharePoint? Contacteer ons! 

 

 

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.