Meerdere bestanden en metadata gelijktijdig uploaden naar SharePoint

Geschreven door op 22 april 2014

De migratie van grote hoeveelheden bestanden naar SharePoint heeft best wat voeten in de aarde. Cogn-IT ontwikkelde een tool om dit proces efficiënter te laten verlopen; de Bulk Uploader.

Cogn-IT is al jarenlang gespecialiseerd in het ontwikkelen van oplossingen op maat voor Office 365, SharePoint en Dynamics CRM.
Tijdens de vele migraties naar SharePoint werd reeds duidelijk dat de bestaande werkwijze binnen SharePoint om bestanden in bulk te importeren, vaak niet voldeed.

Een van de voornaamste beperkingen is het feit dat belangrijke metadata - ook wel data over data genoemd - verloren gaat bij de migratie. Deze metadata zoals auteur, type document en datum van aanmaken of laatste wijziging zijn cruciaal om grote documentenbibliotheken snel en efficiënt te kunnen doorzoeken. De data wordt bovendien gebruikt bij het indexeren en optimaliseren van de search.

Daarbovenop geven ze gebruikers een idee van de inhoud van een document, zonder dit te moeten openen of lezen en bieden ze de oplossing voor de weinig efficiënte folderstructuur die nog al te vaak gehanteerd wordt.

SharePoint bulk uploader

De bulk uploader van Cogn-IT maakt het mogelijk om met enkele muisklikken meerdere folders en subfolders naar SharePoint te migreren.

SharePoint bulk uploader

Folders manueel overzetten is een tijdrovende klus. Dankzij de Bulk Uploader kan een onbeperkt aantal folders en subfolders gemigreerd worden met enkele muisklikken. De tool biedt bovendien enkele belangrijke features:

  • Dankzij de 'Mass metadata update' moet metadata niet meer per bestand aangemaakt worden maar is het mogelijk om deze gelijktijdig toe te wijzen aan grote hoeveelheden bestanden. Dit kan handig zijn in verschillende scenario's:
    • Dezelfde metadata moet toegepast worden op meerdere bestanden binnen eenzelfde subfolder
    • Dezelfde metadata moet toegepast worden op bestanden met dezelfde naam of eigenschappen, komende uit verschillende subfolders
  • Voorkom conflicten: de Bulk Uploader biedt een controle op de vaakst voorkomende conflicten bij een migratie van bestanden. Eventuele conflicten worden geregistreerd voor de migratie, zodat de kans op corrupte of verloren data drastisch daalt.
  • Check uw SharePoint bestanden in en uit, tijdens de migratie. De standaard SharePoint functionaliteit laat toe om documenten vanuit een folder te uploaden, vervolgens metadata toe te voegen en dan pas kan men de bestanden in- en uit checken. Met de bulk uploader kan dit meteen, tijdens de migratie.
  • De migratie log geeft het resultaat weer van de uitgevoerde taken. Dit biedt een laatste controle op eventuele fouten tijdens te migratie.

Staat u voor de zware taak om grote hoeveelheden documenten, folders en subfolders te migreren naar SharePoint, overweeg dan zeker om een licentie aan te schaffen van de Bulk Uploader. U bespaart er gegarandeerd veel tijd mee.

U kan een gratis versie van de bulk uploader downloaden van office365experts.be.

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.

 
demo

SharePoint demo
  1. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  2. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  3. Telefoon*
  4. bedrijfsnaam*
    Gelieve uw bedrijsnaam in te vullen
  5. Functie*
  6. Gewenste demo*
    Invalid Input
  7. Bericht*
    Gelieve een boodschap in te vullen
  8. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen
  9. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Privacy beleid