SharePoint, een goede keuze als Document Management Systeem voor uw onderneming?

Geschreven door op 17 maart 2017

Dag na dag groeit de hoeveelheid content binnen uw organisatie. E-mails, scans, documenten, video's, afbeeldingen, ... iedere werknemer gaat er anders mee om. Is uw organisatie erop voorzien om deze content overzichtelijk te beheren?

sharepoint logoBinnen groeiende organisaties komt het vaak voor dat documenten kwijt raken waardoor heel veel tijd verloren gaat door het opzoeken en reproduceren van deze content. Een goed opgezet Document Management Systeem kan deze problemen voorkomen door documenten op een logische manier te organiseren waardoor ze makkelijker worden teruggevonden. Daarbovenop helpt het het gebruik van documenten te optimaliseren en werkprocessen te verbeteren.

Er is steeds meer nood aan het digitaliseren van documenten, waardoor er inmiddels heel wat Document Management Systemen beschikbaar zijn, al dan niet betalend. Niet elk DMS zal echter voldoen aan de noden van uw organisatie, het is daarom belangrijk om een doordachte keuze te maken en u hierbij te laten ondersteunen. Cogn-IT is dan wel SharePoint integrator, maar dat wil niet zeggen dat wij er in elke situatie van uit gaan dat SharePoint de beste oplossing is voor uw organisatie.

Is SharePoint geschikt als Document Management Systeem voor uw organisatie?

SharePoint bevat heel wat onmisbare functionaliteiten van een goed DMS en biedt daarnaast heel wat integratie mogelijkheden voor bedrijfsspecifieke oplossingen. Als organisatie heeft u er alle baat bij dat de belangrijkste functionaliteiten standaard aanwezig zijn, alleen al om de integratiekost te beperken en om compabiliteitsproblemen na updates te vermijden.

Enkele standaard functionaliteiten binnen SharePoint:

  • Documenten aanmaken: ieder gewenst Office document kan worden aangemaakt en daarbij worden voorzien van gepersonaliseerde sjablonen, document types en metadata
  • Documenten opzoeken: naast slimme filter opties biedt de SharePoint search geavanceerde mogelijheden om documenten op te vragen. SharePoint enterprise biedt extra geavanceerde filters en een preview mogelijkheid
  • Rechtenbeheer: op elk niveau binnen SharePoint kunnen toegang en machtigingen worden beheerd. Er kunnen tevens goedkeuringsprocessen ingesteld worden zodat bepaalde documenttypes via vooraf bepaalde bedrijfsprocessen worden gecontroleerd vooraleer deze gepubliceerd worden
  • Workflows: naast de standaard basis workflows kunnen binnen SharePoint vrij eenvoudig specifieke workflows opgezet worden
  • Content routing: content routing processen kunnen ervoor zorgen dat documenten automatisch, op de juiste manier, door uw organisatie worden gestuwd
  • Policies en archief: standaard SharePoint policies bepalen hoe lang documenten binnen uw omgeving dienen te blijven alvorens ze gearchiveerd worden
  • Versiebeheer: Hou een overzicht over alle wijzigingen die ooit binnen een document zijn gebeurd zodat u kan terugschakelen indien nodig
  • Real time samenwerken: SharePoint integreert feilloos met andere Microsoft Office applicaties wat het mogelijk maakt om met meerdere mensen samen te werken binnen eenzelfde bestand.

Naast de uitgebreide basis functionaliteiten heeft SharePoint ook het voordeel dat het platform over de hele wereld gebruikt wordt. Daardoor bent u als organisatie niet afhankelijk van één bepaalde leverancier en zijn er vast referenties te vinden uit uw sector.

SharePoint is beschikbaar als cloud oplossing maar indien u bepaalde kritische data binnen de onderneming wil bewaren kan u eveneens kiezen voor een hybride of on premise installatie.

Heeft u specifieke vragen omtrent SharePoint en de integratie mogelijkheden binnen uw onderneming? Aarzel dan niet ons te contacteren via info@cogn-it.be of 02 669 05 80.

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.