Wat zijn SharePoint workflows

Geschreven door op 17 februari 2014

Elke organisatie heeft bepaalde gebruiksprocessen die in meer of mindere mate geautomatiseerd zijn. De efficiëntie en effectiviteit van deze processen draagt in grote mate mee aan het succes van de organisatie. Workflows binnen SharePoint zorgen voor de afhandeling van deze gestructureerde bedrijfsprocessen.

Workflow

SharePoint workflowHet nut en gebruik van workflows kunnen we best aantonen aan de hand van een voorbeeld.
Stel dat een bepaald team verantwoordelijk is voor het schrijven, reviseren en goedkeuren van contracten. Deze contracten worden bewaard in documentenbibliotheken op de teamsite.
Binnen SharePoint kan een workflow aangemaakt worden die automatisch een e-mail verstuurt naar de revisor, van zodra er een nieuw contract toegevoegd werd. Tegelijkertijd komt dit als taak in zijn takenlijst.
Wanneer de revisor zijn taak heeft volbracht en de status op goedgekeurd, danwel afgekeurd, heeft gezet, kunnen verdere acties worden geactiveerd.

Het grote voordeel van dergelijke workflows is dat de taken automatisch door de organisatie worden gestuwd. Het team hoeft zich niet bezig te houden met de coördinatie van taken, maar enkel met de uitvoering ervan. Bovendien worden menselijke fouten als foutieve of onvolledige input, onjuiste vervolgstappen en daaruit volgende vertragingen beperkt.
Zulke workflow is opgebouwd met regels en kan zonder programmatie geïntegreerd worden.

Een ander voordeel van workflow binnen SharePoint is dat medewerkers binnen 1 interface hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Overbodige applicaties kunnen uitgefaseerd worden (=kostenbesparing!) en gebruikers hebben steeds inzicht in de status van een proces. Zij zien precies in welke fase een workflow zich bevindt en wie verantwoordelijk is, of was, voor een bepaalde fase. Ook de geschiedenis van workflows worden vastgelegd zodat deze gegevens gebruikt kunnen worden voor auditing of wet-en regelgeving.

We onderscheiden System workflows voor processen die interactie tussen systemen bevatten en Human workflows, waarbij menselijke interactie van belang is. Aangezien SharePoint veelal draait om interactie met en tussen personen, schrijven we binnen de context van de Human workflow.

Nog een voorbeeld van workflow

Onkostendeclaraties zijn een andere vaak gebruikte toepassing van workflows. Declaraties die digitaal worden ingediend vergen een specifiek formulier waardoor steeds de juiste informatie aangeleverd wordt door de gebruiker. Nadat een formulier werd ingediend kan dit automatisch en eventueel afhankelijk van het type formulier, bedrag of andere eigenschappen, terecht bij de juiste medewerker of manager. Deze kan op zijn beurt de declaratie goedkeuren waardoor deze wordt doorgegeven aan de afdeling die de uitbetaling op zich neemt.

SharePoint Workflow Tools

Afhankelijk van hoe complex het te digitaliseren bedrijfsproces is, zijn er enkele tools beschikbaar voor het ontwikkelen van workflows.

  • De meest eenvoudige bedrijfsprocessen kunnen vanuit de browser aangemaakt worden. Er zijn een aantal van deze voorgedefinieerde workflows beschikbaar. We denken hierbij bijvoorbeeld aan een goedkeuringsproces.
  • Toepassingen die buiten de voorgedefinieerde workflows vallen kunnen vaak bereikt worden met SharePoint Designer zonder dat hiervoor aangepaste code moet geschreven worden. Met de workflowontwerper kunnen regels gemaakt worden waarmee acties en voorwaarden worden gekoppeld aan items in SharePoint lijsten en bibliotheken. Wijzigingen aan deze items hebben dan een actie in de workflow tot gevolg.
  • Complexe bedrijfsprocessen vergen vaak maatwerk. Heeft uw organisatie specifieke bedrijfsprocessen of is een koppeling met uw huidige infrastructuur vereist, dan kan u beroep doen op de SharePoint specialisten van Cogn-it.

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.