Business case Vlaamse Overheid: EWI

Geschreven door op 24 december 2013

ewi logoCogn-it werd, naar aanleiding van een eerdere succesvolle implementatie bij de Vlaamse overheid, gevraagd om ook voor de dienst Economie, Werk en Innovatie de mogelijkheden van het intranet uit te breiden.

De noden binnen de dienst Economie, Werk en Innovatie lagen grotendeels in lijn met die van de dienst Werk & Sociale economie. Meerdere bedrijfsprocessen moesten geautomatiseerd worden, met het oog op een snellere opvolging en rapportering. Daarnaast was er ook vraag naar een verbeterd informatie- en projectbeheer en mogelijkheden om de samenwerking te verbeteren.
Er was ook vraag naar een oplossing om vergaderingen vlotter in te plannen en te beheren.

De oplossingen werden - grotendeels met maatwerk - voorzien binnen het bestaande SharePoint 2010 platform.

Werkzaamheden

  • Voor het projectbeheer werd een sjabloon aangemaakt met documenten, contactpersonen en agenda taken. Een soort uitgebreide teamsite dus.
  • Om het Jaar Ondernemingsplan op te volgen werd de 'JOP' site ontwikkeld. Medewerkers kunnen eenvoudig de doelstellingen van hun departement inbrengen en per afdeling opvolgen. Data kan vervolgens worden afgeprint of geëxporteerd naar excel. Hiervoor werd onder andere gebruik gemaakt van custom Web parts en Open XML.
  • Om het behandelen van parlementaire vragen te automatiseren, werd gebruik gemaakt van SharePoint Workflows en AgilePoint. De nodige taken werden aangemaakt zodat het proces vlot de nodige stappen doorloopt: het toewijzen van een verantwoordelijke, het beantwoorden van de vraag, het goedkeuren van het antwoord.
    Een uitgebreide rapportering en e-mail meldingen zorgen ervoor dat iedereen op de hoogte blijft van de status van elke vraag.
  • Om regelmatig vergaderingen en vergaderruimtes in te plannen en per vergadering een lijst van agendapunten te kunnen weergeven werd hiervoor een sjabloon aangemaakt. Vergaderingen hoeven daardoor niet meer via mail gecoördineerd te worden, wat vaak omslachtig was en tot problemen leidde. Er werd hiervoor gebruik gemaakt van javascript, AJAX en de SharePoint web services.
  • Ten slotte werden ook de kennisbibliotheken uitgewerkt zodat alle informatie en kennis op een efficiënte manier centraal beheerd kan worden. Om deze data vlot doorzoekbaar te maken werden extra opties voorzien om zoekopdrachten te verfijnen.

Cogn-it verzorgde voor dit project de gehele implementatie tot branding en styling toe.

Bekijk alle Cogn-it business cases.

 

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.

 
demo

SharePoint demo
  1. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  2. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  3. Telefoon*
  4. bedrijfsnaam*
    Gelieve uw bedrijsnaam in te vullen
  5. Functie*
  6. Gewenste demo*
    Invalid Input
  7. Bericht*
    Gelieve een boodschap in te vullen
  8. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen
  9. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Privacy beleid