11 tips om je CRM optimaal te laten gebruiken

Geschreven door op 10 december 2013

U kan nog zoveel tijd spenderen aan de implementatie van een CRM systeem, het succes ervan zal steeds afhangen van de manier waarop uw salesteam, marketingmedewerkers en klantendienst het systeem gaan gebruiken.

CRM tipsVoorkom dat uw software investering een mislukking wordt en neem deze 11 tips in acht om uw CRM pakket optimaal te laten gebruiken door alle betrokken medewerkers.

1. Laat gebruikers mee beslissen

Vraag tijdens het beslissingsproces naar de noden en wensen van uw gebruikers. Haal bijvoorbeeld niet zomaar alle bestaande workflows overhoop, tenzij dit een duidelijke meerwaarde betekent. Hou het systeem zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk zodat het ook voor nieuwe gebruikers makkelijk aan te leren is. 

2. Voorzie een grondige training

Wanneer u uw mensen gaat/laat trainen in het gebruik van uw CRM systeem, doet u er goed aan om in eerste instantie enkel in te gaan op de essentiële elementen. Meteen ingaan op de toeters en bellen van de software kan ervoor zorgen dat medewerkers door het bos de bomen niet meer zien. Naargelang het software pakket frequenter gebruikt wordt zullen medewerkers zelf deze functies verder ontdekken en deze kunnen ook in een vervolgtraining aangeleerd worden.

Meerdere trainingen voorzien over een langere termijn is een goed idee om ook bestaande gebruikers de kans te geven hun kennis op te frissen. Nieuwe features kunnen dan meegenomen worden in de verschillende trainingen.

3. Verkondig de voordelen van uw CRM

U kiest voor een CRM implementatie vanwege de voordelen die het voor uw organisatie biedt. Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de voordelen van het invoeren van informatie in het CRM. Door hen op deze voordelen te wijzen, in plaats van het gebruik gewoon te verplichten, zullen gebruikers makkelijker geneigd zijn om de software te gebruiken.

4. Wie zijn uw 'supergebruikers'?

Een of meerdere groepen zullen het systeem het vaakst gebruiken. U doet er goed aan om hen te betrekken bij het verdere traject. Hun betrokkenheid zal ertoe bijdragen dat zij evangelisten worden van het systeem en andere medewerkers hierin meedragen.

5. Eenvoudige formulieren

Sales medewerkers hebben het vaak druk. Beperk het aantal velden van formulieren zodat zij snel informatie over een lead kunnen invoeren.

6. Meer is niet beter

Een uitgebreid systeem met heel veel toeters en bellen is leuk, maar uw CRM systeem moet vooral op een zo eenvoudig mogelijke manier in uw behoeftes voorzien. Ongebruikte features zorgen daarbij alleen maar voor afleiding.

7. Voorzie een helpdesk

Antwoorden op eenvoudige supportvragen kunnen makkelijk ter beschikking gesteld worden van de medewerkers, zodat zij hiervoor geen beroep moeten doen op het support team. Documenteer vaak terugkerende vragen in een soort 'vaak gestelde vragen' omgeving.

8. Practice what you preach

Wanneer van medewerkers verwacht wordt dat zij alle informatie over hun leads bijhouden in het CRM moeten ook bedrijfs- en afdelingshoofden deze regel naleven. Het demotiveert medewerkers wanneer een CEO klanten mailt zonder daarvan aantekeningen in het CRM te plaatsen.

9. Beloon gebruikers

Salesmensen zijn competitieve mensen. Daarom is er de laatste jaren heel wat te doen rond 'gamification', er bestaan reeds volledige systemen waarbij badges, klassementen, beloningen en erkenningen geïmplementeerd worden.

"Gamification is the use of game design techniques, game thinking and game mechanics to enhance non-game contexts."

 10. Uw CRM altijd en overal beschikbaar

Tablets en smartphones bieden uw medewerkers de mogelijkheid om informatie over leads altijd en overal op te vragen en aan te vullen, mits uw CRM mobiel gebruikt ondersteunt. Daardoor kunnen zij sneller deals sluiten en is uw data altijd up to date.

11. Integratie met andere applicaties

Integratie met andere tools als een ERP systeem, Office en Outlook is onmisbaar. Heel wat bedrijven kiezen daarom voor Microsoft Dynamics CRM.

 

CONTACTEER ONS VRIJBLIJVEND!

Heeft u een vraag, aarzel niet ons te contacteren. Wij maken graag tijd voor u vrij.

 
demo

SharePoint demo
  1. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  2. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  3. Telefoon*
  4. bedrijfsnaam*
    Gelieve uw bedrijsnaam in te vullen
  5. Functie*
  6. Gewenste demo*
    Invalid Input
  7. Bericht*
    Gelieve een boodschap in te vullen
  8. Gelieve bovenstaande "recaptcha" correct in te vullen
  9. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Privacy beleid