Intranetten bieden vandaag de dag veel meer mogelijkheden dan in het verleden. Waar ze vroeger vooral dienden als een verzamelplaats voor content of als kanaal voor interne communicatie, worden ze tegenwoordig steeds vaker ingezet op andere manieren. Bijvoorbeeld als middel om onderlinge samenwerking te versterken, of om processen verder te automatiseren.
De keuze voor een nieuw intranet wordt daarmee belangrijker dan ooit. Het gekozen product bepaalt namelijk de limieten van wat er kan worden gedaan met de vele mogelijkheden die er zijn.
Doordat het intranet meer taken krijgt komen veel ondernemers voor een dilemma te staan: welke van de vele intranetoplossingen, met sterk uiteenlopende features, en elk met hun eigen voor- en nadelen, moet ik kiezen voor mijn bedrijf?
Bedrijven zoeken dan ook naar een logische manier om erachter te komen in welke behoeften hun intranet moet voldoen. In dit artikel bieden we, aan de hand van de vijf belangrijkste mogelijke doeleinden van een intranet, handvaten om uw keuze te vergemakkelijken.
- Aanbieden van content
- Dienen als middel voor communicatie
- Stimuleren van onderlinge samenwerking
- Verbeteren of veranderen van de bedrijfscultuur
- Uitvoeren van taken
Â
Bij het maken van een keuze voor een nieuwe intranet-oplossing komen deze doeleinden goed van pas. Ze kunnen immers als gids dienen bij het maken van de juiste keuze. Hieronder schetsen we een aantal veelvoorkomende scenario’s.
De basis van ieder intranet bestaat uit het aanbieden van content en het voorzien in communicatiemogelijkheden. Een intranet dient immers als centrale plek om zowel lokale als bedrijfsbrede informatie te delen. Het kan bovendien worden gebruikt als intern communicatiekanaal om nieuws en ontwikkelingen over te brengen op alle medewerkers.
Vaak dient een intranet met deze doelstellingen ook een cultureel doel, zoals het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid en het versterken van het idee van ‘één team, één taak’ binnen een organisatie.
Scenario:Â content, communicatie en cultuur
Overweeg: een web content management systeem. U heeft de keuze tussen veel verschillende systemen, op alle denkbare prijsniveau’s. Een hoge mate van gebruiksgemak en zelfvoorziening is waar u naar op zoek bent.
De meeste moderne organisaties zien het nut in van sociale tools die de onderlinge samenwerking kunnen stimuleren. Bedrijven zoeken steeds vaker naar middelen om nieuwe manieren van werken te ondersteunen, bestaande denkkaders te doorbreken en innovatie naar een hoger niveau te tillen.
Hierbij past een gedeelde werkomgeving die gebruik maakt van veel verschillende technologieën en benaderingen. Voorbeelden hiervan zijn zaken zoals wikipages, blogs, het hebben van een gedeelde omgeving op teamniveau, het inzetten van een sociaal netwerk, de mogelijkheid tot real-time overleggen op afstand, en meer.
Afhankelijk van de specifieke opties waar u naar op zoek bent, zijn er verschillende producten die hiervoor geschikt kunnen zijn. U kunt kiezen voor een combinatie van losse tools, maar u kunt ook kiezen voor één uitgebreid, geïntegreerd platform.
Scenario:Â samenwerking en cultuur
Overweeg: het gebruik van specifieke tools met uiteenlopende mogelijkheden, of een ‘social intranet’. Deze stellen uw medewerkers in staat om beter samen te werken en onderling te socializen.
Als u als bedrijf écht een grote stap vooruit wilt zetten, kan u altijd proberen om alle doelstellingen te vatten in één, alomvattende intranet-oplossing.
In het begin kunt u ervoor kiezen om nieuwe tools kleinschalig in te zetten. Zo kunt u de mogelijkheden die er zijn eerst verkennen. Later kunt u dan overschakelen naar meer grootschalige oplossingen.
Scenario:Â een mix van alle vijf doelstellingen
Overweeg: ‘intranet in a box’ en ‘social intranet’ producten. Deze bieden een handige mix aan mogelijkheden. SharePoint op zich behoort hier ook tot de mogelijkheden.
Het intranet is niet langer alleen geschikt om informatie op te slaan en uit te lezen. In plaats daarvan wordt het moderne intranet vaak ingezet als een middel om zaken ook écht voor elkaar te krijgen. Denk hierbij aan het vervangen van papieren formulieren of het automatiseren (én efficiënter maken) van hele bedrijfsprocessen.Het intranet wordt hierdoor al snel een platform voor business system development.
Scenario:Â uitvoer werkzaamheden
Overweeg eens: een gebruiksvriendelijk platform, zoals Sharepoint, een portal product of een open-source oplossing.
