Efficiënt zoeken in SharePoint: enkele tips

Written by op 20 August 2015
There is no translation available.

De kracht van SharePoint komt pas tot uiting wanneer de zoekmogelijkheden optimaal gebruikt worden. In deze blogpost geven we enkele tips mee om effiënter gebruik te maken van de zoekmotor in SharePoint.

Efficiënter gebruik maken van de SharePoint search; content publishers

Omdat alles start bij degene die de content publiceert, geven we ook voor hen enkele best practices mee.

  • Gebruik betekenisvolle bestandsnamen en titels voor documenten die toegevoegd worden in SharePoint; standaard zal SharePoint enkel de bestandsnaam tonen. Wil je meerdere woorden in de bestandsnaam combineren, gebruik dan een underscore _.
  • Voeg metadata toe aan documenten; het is een manier om extra informatie aan een document toe te voegen zonder het document zelf te wijzigen. Deze metadata (zoals aanmaak datum, auteur, type bestand) kan vervolgens gebruikt worden om documenten te sorteren, groeperen, filteren enzovoort. De metadata wordt ook door de zoekmotor gebruikt om de relevantie te bepalen en zo bepaalde bestanden hoger in de resultaten te tonen.
  • Plaats bestanden die relevant zijn voor heel wat mensen binnen de organisatie dicht bij de root (hoofdfolder) van de website. SharePoint houdt rekening met de 'URL diepte' van een bestand. Concreet betekent dit: hoe meer "/" in de URL, hoe minder waarde het bestand heeft.

Efficiënter gebruik maken van de SharePoint search; content searchers

Ook voor SharePoint gebruikers die op zoek zijn naar content zijn er tips om efficiënter te zoeken.

  • Geef aan wat je zoekt om het aantal resultaten te beperken. Gebruik de ingestelde zoekgroepen om enkel te zoeken binnen een bepaalde soort content.
    sharepoint zoeken
  • Gebruik de automatische suggesties die getoond worden terwijl je een zoekopdracht typt. Deze suggesties zijn gebaseerd op eerdere zoekopdrachten en resultaten waar je eerder op zocht en klikte.
    search suggestions
  • Ben je op zoek naar een recent gewijzigd bestand? Filter aan de linkerzijde onder 'modified date' de bestanden eruit die vandaag of maximaal een week geleden gewijzigd werden.
    modified date
  • Gebruik dubbele quotes voor woorden die samen gevonden moeten worden, zoals in "social media". Wanneer je zoekt op social media krijg je alle resultaten te zien waar social en media in voorkomen, ook als de woorden niet bij mekaar staan.
  • Gebruik OR (opgelet: hoofdletters!) om documenten te vinden die een of beide opgegeven woorden bevatten. 
    Een zoekopdracht op Katten OR honden zal alle documenten weergeven die de woorden katten, honden of beide bevatten.
  • Gebruik NOT (opgelet: hoofdletters!) om bepaalde resultaten uit te sluiten.
    Een zoekopdracht op Marketing budget NOT 2014 zal wel het bestand marketing budget 2015 tonen, maar niet het bestand marketing budget 2014.
  • Gebruik een wildcard (*) om op woorden te zoeken die beginnen of eindigen met bepaalde tekens. 
    Een zoekopdracht op Micro* zal bijvoorbeeld zowel Microsoft, microchip en microscoop als resultaat geven.
  • Zoek op bepaalde properties met het : teken.
    Een zoekopdracht op author:Pieter zal enkel documenten weergeven waarvan Pieter de auteur is. 
    Een zoekopdracht op title:Pieter zal enkel documenten weergeven waar Pieter in de titel staat.
    Een zoekopdracht op title:template filetype:xlsx zal enkel xlsx bestanden die het woord template in de titel bevatten als resultaat geven.
  • Via de advanced search in SharePoint kan je heel eenvoudig maar gedetailleerd zoeken met alle bovenstaande parameters.
    SharePoint advanced search

GET IN TOUCH!

Do not hesitate to contact us in case you have a question. We will gladly help you.