Verliest u vaak tijd aan bepaalde taken die inefficiënt verlopen? Dan bent u niet alleen! Bedrijven verliezen gemiddeld 20 tot 30 procent van hun jaarlijkse inkomsten als gevolg van inefficiëntie in hun werkprocessen. Lange tijd hielpen fysieke workflows teamleden bij het organiseren, standaardiseren en communiceren van elke stap van het proces om hun taken te voltooien. In feite gebruiken veel organisaties vandaag nog steeds dezelfde manuele processen door deze op papier en formulieren te documenteren. In hun digitale versie worden documenten dan weer heen-en-weer gemaild en bewaard op verschillende locaties. Daardoor weet niemand nog waar de bedrijfsdata nu precies staat en wat die ene correcte versie van een bestand is.
Is er een manier om zulk werk eenvoudiger, veiliger en effectiever te doen? Kan technologie die inefficiëntiekloof van 20-30% dichten? Wel, veelal biedt een digitaal workflowproces inderdaad een uitkomst.
Waarom uw workflows digitaliseren?
Voor bedrijven die al een systeem hebben om hun werk te voltooien, lijkt het overschakelen van bestaande processen naar een digitaal platform een tijdrovende en overweldigende overgang. Kleine bedrijven, waar taken worden uitgevoerd door een select, beperkt aantal mensen, kunnen ook moeite hebben om de voordelen te zien die nieuwe digitale systemen kunnen bieden. Maar als ze goed worden geïmplementeerd, wegen de positieve punten veel zwaarder dan eventuele negatieve.
Gedigitaliseerde workflows bieden allereerst een centrale locatie voor het opslaan van alle gegevens die nodig zijn om opdrachten uit te voeren, terwijl handmatige systemen voor deze informatie vaak afhankelijk zijn van papieren documenten, spreadsheets en e-mails. Het verzamelen en ordenen én doorzoeken van deze informatie geeft geen gedoe meer. Zodra deze informatie is opgeslagen in uw digitale workflow, hoeft u deze niet meer te kopiëren of te dupliceren om uw werk te voltooien, wat voorkomt dat er verschillende versies van 1 bepaald document ontstaan.
Verlopen veel van uw fysieke workflows nog op papier, dan betekent dat dat u investeert in opslagruimte voor documenten, wat ruimte opslokt in uw kantoor en waardoor u gevoelige documenten moet versnipperen om de veiligheid te garanderen. Omgekeerd helpen digitale workflowsystemen u om informatie efficiënter op te slaan, zodat ze doorzoekbaar en gemakkelijk te vinden zijn zonder de vertrouwelijke bedrijfsdocumentatie in gevaar te brengen. Dit is vooral waardevol voor de rekruterings- en human resources-teams van uw organisatie, die vrijwel dagelijks met gevoelige werknemersinformatie werken.
Misschien wel het grootste verschil tussen fysieke en digitale workflows is de mogelijkheid om te integreren en automatiseren met bepaalde online tools, zoals die er zijn voor bedrijfsprocesbeheer (BPM) en klantbeheer (CRM). Automatisering helpt de werkdruk van uw teams te verminderen door repetitieve of eentonige taken uit te voeren, waardoor iedereen tijdens zijn werkdag meer tijd heeft om problemen of projecten op hoog niveau aan te pakken. Workflowautomatisering vermindert vervolgens de hoeveelheid potentiële menselijke fouten, omdat uw teams niet langer handmatig herhaalde informatie hoeven in te vullen die nodig is om door te gaan in de workflow.
Verwachtingen voor digitale workflows
Gedigitaliseerde workflows kunnen de efficiëntie en productiviteit van uw bedrijf verhogen, maar het is belangrijk om te onthouden dat u uw digitale workflow behandelt als elk ander zakelijk hulpmiddel. Als het onjuist wordt gebruikt, kan het de prestaties meer belemmeren dan het helpt. Hieronder delen we een 4-stappenplan om u te helpen uw workflows correct te migreren naar digitale systemen.
Stap 1: Voer een workflow-audit uit van bestaande processen
De eerste stap van elke digitale transformatie voor uw organisatie zou moeten zijn om de handmatige systemen die u momenteel gebruikt te evalueren. Vervolgens kan bekeken worden hoe ze kunnen worden verbeterd. De kans is groot dat u niet over de middelen of de menselijke bandbreedte beschikt om een bedrijfsbrede migratie naar digitale workflows uit te voeren. Bovendien is het gemakkelijker om buy-in te krijgen van het hogere management nadat u eenmaal de effectiviteit van uw inspanningen heeft bewezen.
Een workflow-audit is de eerste stap in het digitale transformatieproces, omdat u hiermee kunt onderzoeken welke van uw workflows het meest inefficiënt zijn (en daarom het meest behoefte hebben aan een update). Een audit helpt u de zogenaamde ‘quick wins’ te identificeren; de optimalisaties die met de kleinste inspanning de grootste impact hebben. Workflowaudits helpen u ook te ontdekken hoe deze inefficiënte werksystemen kunnen worden verbeterd en op welke punten digitalisering de handmatige workflows in kwestie zou kunnen optimaliseren.
Om u te helpen bij uw audit, volgen hier enkele specifieke kenmerken van processen die het meest baat kunnen hebben bij een digitale migratie:
- De workflow vereist handmatige gegevensinvoer
- Het is een repetitief proces.
- De workflow heeft handtekeningen of goedkeuring nodig van meerdere afdelingen.
- Tijdens het proces moet informatie worden gedeeld en bijgewerkt door verschillende mensen.
- De workflow vraagt om assistentie van externe medewerkers.
- Het proces omvat handmatige berekeningen.
- Menselijke fouten zorgen geregeld voor fouten doorheen het proces.
- De workflow en de vele fasen zijn moeilijk te volgen, te repliceren of de voortgang ervan is moeilijk te rapporteren.
Stap 2: Begin met één workflow
Als u eenmaal heeft besloten welke workflows prioriteit dienen te krijgen, beperk u dan tot één workflow waarbij een digitalisering ervan de grootste impact kan creëren. Als u zelf niet rechtstreeks binnen dit proces of systeem heeft gewerkt, is het verstandig om de personen die bij elke taak horen te spreken. Zo komt u om erachter hoe uw team hun werk voltooit. Doorgaans zijn de beste workflows die u aanvankelijk kiest technisch niet complex.
Voordat u van start gaat verzamelt u gegevens over de hoeveelheid tijd en middelen, of invoer, die nodig zijn voor het voltooien van de taak. Zo kan u berekenen hoe de workflow de productiviteit beïnvloedt. Veel digitale workflows bevatten ingebouwde analysehulpmiddelen, die u kunt gebruiken om te vergelijken hoeveel efficiënter deze specifieke taak is geworden.
Deze stappen zorgen ervoor dat u een maximale impact behaalt met uw eerste stappen naar digitalisering én leggen de basis voor verdere optimalisaties omdat u nadien het effect kan aantonen aan zowel uw collega’s als het management.
Stap 3: Integreer communicatiemiddelen
Welke tools u gebruikt om uw workflows te digitaliseren hangt van verschillende factoren af. Denk daarbij aan de bestaande systemen binnen uw organisatie, mogelijke integraties en branchespecifieke noden en eisen.
Het koppelen van uw workflowbeheersoftware met een cloudgebaseerde tool voor een geïntegreerde communicatie is slechts één voorbeeld van hoe een suite van digitale tools processen kan stroomlijnen. Een vaak voorkomende oplossing is Unified communications. Daarbij worden verschillende communicatievormen als email, chat, voip en videoconferenties samengevoegd om communicatie vlotter te laten verlopen.
Ook chatkanalen zoals Slack en Teams, die bekend staan om hun vermogen om te integreren met een aantal andere zakelijke tools zijn populair. E-mails zijn tijdrovend en niet aan te raden voor gesprekken tussen meer dan twee personen. Met chats daarentegen kan elk teamlid dat betrokken is bij een proces samenwerken en elkaar snel up-to-date brengen, van het verzenden van bugmeldingen tot het delen van documenten en screenshots. Dit soort communicatiemiddelen zorgen ervoor dat u over de middelen en de routekaart beschikt die nodig zijn om uw toegewezen deel van het project te voltooien.
Stap 4: Optimaliseer, automatiseer en breid uit
Nu is het tijd voor het spannende deel: uw digitale processen sneller laten werken – en meer werk voor u laten doen – dan de huidige processen. Tijdens deze laatste stap is de kans groot dat u de stappen in uw workflow kunt vereenvoudigen of zelfs volledig elimineren terwijl u leert hoe u optimaal gebruik kunt maken van automatiseringstechnologie. U kunt het automatiseringsproces het beste beginnen met aspecten van uw workflow die het meest repetitief en repliceerbaar van aard zijn, aangezien deze in het begin minder technische vaardigheid vereisen.
Na de automatisering moet u onderzoeken hoe individuele verantwoordelijkheden zijn veranderd of verschoven. Zelfs nadat uw digitale workflow met succes is geïmplementeerd, wilt u misschien het succes ervan blijven volgen voor rapportage aan uw management team en nieuwe manieren vinden om het proces te verbeteren. Zodra u het proces van het digitaliseren van uw workflows begrijpt, zult u het veel gemakkelijker vinden om deze uit te breiden naar andere afdelingen en gebieden binnen uw organisatie.
Wilt u graag even van gedachten wisselen over de mogelijke oplossingen voor uw organisatie? Contacteer ons voor een brainstorm!
Wilt u tijd winnen door processen te digitaliseren? Plan een gesprek!
